|
|
|
"Мягкое" согласование документов состоит в том, что официальный документ не всегда совпадает с теми версиями документа которые согласовывали участники процесса согласования. В этом варианте за качество разработанного документа отвечает автор документа и руководитель организации.
Рассмотрим согласования договора с бухгалтером и юристом. На рис 1.5.3.2.1. показано как свои требования к договору формулирует бухгалтер.
Рис.1.5.3.2.1. Формулировка требований к договору бухгалтером.
Автор документа корректирует договор согласно требованиям бухгалтера, редактирует запрос и повторно направляет документ на визирования документ.
На рис. 1.5.3.2.2. представлена форма требований изменения начальной версии проекта договора.
Рис. 1.5.3.2.2. Вид требований к проекту договора.
Отредактированный проект договора и запрос на визирование, автор повторно отправляет на визирования. Форма отредактированного запроса представлена на рис. 1.5.3.2.3.
Рис.1.5.3.2.3. Вид отредактированного запроса на визирование.
После ознакомления с новой версией проекта договора бухгалтер визирует документ. Форма визирования документа, представлена на рис.1.5.3.2.4.
Рис. 1.5.3.2.4. Форма визирования документа
Визирующий докумнент, может ознакомиться с историей согласования документа, которая сохраняет все запросы и ответы с указанием времени внесения. Пиктограмма, позволяющая просмотреть отчет об истории согласования, представлен на рис.1.5.3.5.
Рис.1.5.3.2.5. Пиктограмма для вывода отчета об
истории
согласовании документа
Требование к проекту договора второго визирующего, представлены на рис.1.5.3..6.
Рис. 1.5.3.2.6. Требования к проекту договора
После корректирования проекта договора и запроса на визирования, документ вновь отправляется на визирование.
От корректированный договор получает визу юриста. У автора проекта договора имеется виза юриста, а также история согласования документа, представленная на рис.1.5.3.2.7.
Рис. 1.5.3.2.7. Результат согласования договора в системе электронного документооборота.
Отчет об истории согласовании документа представлен на рис. 1.5.3.2.8. Красным цветом выделены требования к проекту документа.
Синим цветом выделено согласие с очередной версией документа.
Рис.1.5.3.2.8. История согласования документа.
В распоряжении автора проекта документа остаются три версии договора. Помимо рабочей версии, можно просмотреть две предыдущие версии договора. Количество сохраненных версий документов может достигать 10. Версии документов сохраняются только для тех документов, которые разрабатываются в личном пространстве. После переноса документа в рабочие группы или его удаления, все версии документа удаляются из системы документооборота. На рис.1.5.3.2.9. представлена форма для просмотра рабочих версий документа.
Рис. 1.5.3.2.9. Форма просмотра рабочих версий документа.
Для документов, находящихся в "рабочих группах", закладка "История" содержит фамилию имя и отчество последних 10 участников системы электронного документооборота, которые просматривали документ. На основе этих данных можно судить об актуальности документа в системе.
Схема "мягкого" согласования документа представлена в Приложении А.2.