1.5.3.1. "Жесткое" визирование документа  

"Жесткий" метод визирования состоит в том, что все визируют одну и туже версию документа. Такая методика может приводить к тому, что некоторые должностные лица могут визировать многократно разные версии одного и того же документа. Это может быть сопряжено с дополнительной нагрузкой, но гарантирует, что версия, которая была завизирована, и есть окончательная.

Рассмотрим "Жесткий" метод согласования документа.

Отправленный на визирование документ появляется у визирующего в папке «Входящие»→ «На подпись». Вид «дерева» основной программы «NetDocs 6.0.» с полученным для визирования документом, представлен на рис. 1.5.3.1.1.

Рис 1.5.3.1.1. Вид наименования документа, присланного на визирование.

На рис.1.5.3.1.1. в левой части панели представлены фамилия, имя и отчество участника документооборота, отправившего на визирование документ. В правой части панели представлена пиктограмма документа, его наименование, дата отправки на визирование и цель визирования.

Форма, представленная на  рис 1.5.3.1.1., позволяет:

После визирования документа он удаляется из информационного «дерева» визирующего.

Отчет о результатах визирования рассчитан на неограниченный размер визы. Форма просмотра виз на документе представлена на рис 1.5.3.1.2.

Рис. 1.5.31..2. Форма просмотра виз.

Распечатать результаты визирования можно нажатием пиктограммы с надписью «Отчет».

Рис.1.5.3.1.3. Просмотр документов, находящихся в очереди на визирование.

Отчёт о визировании документа представлен на  рис.1.5.3.1.4.

Рис. 1.5.3.1.4. История согласования документа.

Нажатие кнопки «Подписать» (Рис 1.5.3.1.1.) открывает форму для формирования резолюции, представленную на рис. 1.5.3.1.5.

Рис. 1.5.3.1.5. Форма для внесения резолюции.

Виза на документе может состоять из двух составных частей. Первая часть состоит из предписания (что нужно сделать).

Вторая часть состоит из списка предполагаемых исполнителей предписания. Предписание можно внести из шаблона предписаний. Для этого необходимо нажать кнопку . Форма шаблона введения предписаний представлена на рис 1.5.3.6.

Рис. 1.5.3.1.6. Форма шаблонов предписаний.

Форма шаблонов предписаний позволяет создавать каждому пользователю свои шаблоны для визирования документов. Кнопки «Добавить» и «Удалить» соответственно создают и удаляют новое предписание. Каждую визу, при желании, можно связать с автоматическим копированием завизированного документа в заранее определённую папку. Для этого необходимо установить маркер в ячейки «Автоматически принять», задать папку, в которую будет скопированы документы в поле «Папка». Можно указать цвет наименования копируемого документа в поле «Цвет». После выбора предписания, необходимо установить исполнителей. Для этого необходимо нажать кнопку «Исполнители».

Форма выбора исполнителей представлена на рис. 1.5.3.1.7.

Рис. 1.5.3.1.7. Форма выбора исполнителей предписания.

Исполнителями резолюции могут быть сотрудники из числа руководителей групп. Если предписание требует подготовку ответа, то таким ответом может быть только один документ или множество документов оформленный в виде архивного файла. Из резолюции или других документов должно быть ясно, кто конкретно готовит ответ в случае его необходимости. Сотрудники, выполняющие предписание, могут быть отфильтрованы по департаментам и отсортированы по фамилии, имени, отчеству, должности и департаменту. После нажатия кнопки «Ок»,  сгенерированное предписание и список исполнителей примет вид, указанный на рис. 1.5.3.1.7. Результирующее сообщение может быть отредактировано вручную и сохранено в шаблоне.

В случае если визирующий документ предполагает с ним работать в дальнейшем, или передать для обработки своим подчиненным, он должен перед визированием принять и поместить его в одной из доступных ему папок. Сделать это можно, нажав на кнопку «Принять».

В открывшемся диалоговом окне необходимо указать папку, в которую будет помещен документ. В копии документа будет записано наименование оригинала документа, фамилия и отчество владельца.

Документ можно визировать с наложением резолюции, отвергнуть с указанием причины или отложить его рассмотрение.

Отчет с визами документа можно распечатать и приложить к копии оригинала документа.

Администратор системы документооборота может вывести отчет о количестве не подписанных пользователями документов.

Для формирования отчета необходимо запустить программу Netreport и выбрать отчет "Не подписанные документы",  представленный на рис. 1.5.3.1.8.

Рис. 1.5.3.1.8. Форма вывода отчетов администратора системы.

При активации кнопки "Открыть отчет" будет сформирован отчет, представленный на рис. 1.5.3.1.9.

Рис.1.5.3.1.9. Отчет о сотрудниках, имеющих не завизированные документы.