Управление совещаниями

 

Описание справочника Совещания

 

Общие положения справочника Совещания

Справочник содержит всю информацию о совещаниях. Одна запись справочника соответствует одному совещанию. С каждой записью справочника можно связать электронные документы, и сформировать задачи. Таким образом, накапливается вся информация в едином хранилище. Эта способность позволяет осуществлять быстрый доступ к документам и задачам совещания непосредственно из карточки. В справочнике также существует возможность автоматической генерации таких документов как повестка и протокол совещания.

Права доступа к справочнику могут быть гибко настроены администратором. Это позволяет ограничить число сотрудников, имеющих доступ к данным справочника.

Карточка совещания состоит из трех закладок:

·         Совещание – на этой закладке заполняется общая информация по совещанию, такая как: тема, продолжительность, дата, председатель, повестка и т.д.;

·         Участники – на этой закладке указываются сотрудники, принимающие участие в совещании;

·         Протокол – на этой закладке фиксируются решения, принятые на совещании, а также работник, который будет осуществлять контроль исполнения решений.

На каждой закладке имеются кнопки: Задачи и Эл. документы.

Кнопка Задачи предназначена для открытия списка задач, в которых данное совещание является вложением.

Работа с данным списком задач подобна работе из окна результатов поиска задач. В нем можно осуществлять те же действия что и в проводнике системы.

Кнопка Эл. документы предназначена для открытия списка всех электронных документов связанных с этим совещанием.

Работа с данным списком электронных документов подобна работе в окне связанных документов. В нем можно осуществлять те же действия, что и в проводнике системы, в т.ч. создавать новые документы, которые автоматически будут связанны с текущим совещанием.

 

 

См. также:

·         Закладка «Участники»;

·         Закладка «Протокол»;

·         Работа с карточками.

 

 

Закладка «Совещание»

На этой закладке заполняются общие данные и повестка по совещанию. Закладка выглядит следующим образом:

*Тема. Тема предстоящего совещания. Поле обязательно к заполнению.

*Дата и время. Планируемая дата и время проведения совещания. Поле обязательно к заполнению.

*Продолжительность. Планируемая длительность совещания по времени в часах. Поле не обязательно к заполнению.

*Место проведения. Планируемое место проведения совещания, например, кабинет директора или комната совещаний и т.п. Поле не обязательно к заполнению.

*Проект. Проект, по которому проводится совещание. Выбирается из справочника Проекты. Поле не обязательно к заполнению.

*Председатель. Сотрудник, исполняющий роль председателя совещания. Выбирается из справочника Работники. Поле не обязательно к заполнению.

*Секретарь. Сотрудник, исполняющий роль секретаря совещания. Выбирается из справочника Работники. Поле не обязательно к заполнению.

*Состояние. Текущее состояние совещания. Поле не доступно для редактирования. Его значение изменяется автоматически в процессе работы с совещанием.

Поле Состояние может принимать следующие значения:

·         Инициализация;

·         Согласование;

·         Утверждено;

·         Проведено;

·         Исполнение;

·         Закрыто.

В табличной части Повестка, указывается повестка предстоящего совещания. Табличная часть содержит поля:

*№. Номер строки повестки. Заполняется автоматически при ее добавлении. Можно изменять значение этого поля вручную. При заполнении повестки это поле обязательно для заполнения.

*Текст вопроса. Краткое содержание вопроса повестки совещания. При заполнении повестки это поле обязательно для заполнения.

*Выступающий. Сотрудник, который будет делать доклад по этому вопросу на совещании. Выбирается из справочника Работники.

Помимо стандартных закладка имеет кнопки:

·         Повестка;

·         Задачи;

·         Эл. документы.

По кнопке Повестка автоматически формируется текст повестки с использованием шаблона и данных, указанных в карточке совещания. При необходимости ее можно распечатать.

 

Работа кнопок Задачи, Эл. документы описаны в разделе «Общие положения справочника Совещания».

 

 

 

См. также:

·         Работа с карточками.