Управление электронными документами

 

Работа с электронными документами

 

Карточка документов

В системе DIRECTUM предусмотрено несколько типов карточек документов. Тип карточки документа определяется на этапе создания документа и может быть изменен в окне состояния документа.

В настоящем разделе описана общая структура карточек документов и те поля и кнопки, которые есть практически во всех карточках. Для определенности взята карточка типа «Документы произвольной формы»:

Заголовок карточки. В заголовке отображается название типа карточки документа.

Строка состояния. В строке состояния отображаются ИД документа и режим работы с карточкой – «Добавление», «Просмотр», «Изменение».

 

Поля

Состав полей соответствует составу реквизитов документа. Слева от названия тех полей, которые обязательны для заполнения, стоит «*». Пока не заполнены обязательные поля, карточку нельзя сохранить. Поля, недоступные для изменения, затенены.

*Вид эл. документа. Вид электронного документа из справочника Виды электронных документов. Задается при создании документа. Может быть изменен в окне состояния документа.

*Наименование. Наименование документа. Строка (255).

№ документа, Дата документа. Номер и дата документа. Могут заполняться вручную или автоматически (см. раздел «Автоматическая нумерация документов»).

Примечание. Примечание к документу. Строка (255).

*Приложение. Приложение-редактор документа из справочника Приложения-редакторы документов. Задается при создании документа. Может быть изменено при импорте документа из файла. Если у документа несколько версий, то в поле отображается приложение-редактор одной из следующих версий:

·         если у документа есть одна или несколько действующих версий, то последней измененной действующей версии;

·         если у документа только устаревшие версии и версии «В разработке», то версии «В разработке».

*Автор. Автор документа из справочника Пользователи. Заполняется автоматически при создании документа.

*Дата создания, Дата посл. изм. Дата создания и дата последнего изменения документа. Заполняются автоматически соответственно при создании и изменении документа. Формат ДД.ММ.ГГГГ ЧЧ:ММ:СС.

 

Кнопки

Кнопки используются для выполнения различных действий с документом. Кнопки могут быть доступны в любом режиме работы с карточкой, только в режиме просмотра или недоступны совсем, например, если у пользователя нет прав на действие, связанное с  кнопкой. Недоступные кнопки затеняются.

Права доступа – кнопка предназначена для настройки прав доступа к документу и для шифрования документа. При нажатии на кнопку открывается окно «Настройка прав доступа к документу…» (см. разделы «Настройка прав доступа к документам» и «Шифрование документов»).

РКК – кнопка предназначена для создания и просмотра регистрационно-контрольных карточек (РКК) из модуля «Канцелярия». Если ранее по документу не была создана РКК, то при нажатии на эту кнопку создается новая РКК. Иначе открывается ранее созданная РКК.

Подписи – кнопка предназначена для формирования RTF-отчета «Список ЭЦП электронного документа». В отчет выводится вся информация о подписях документа (см. раздел «Подписание документов ЭЦП»). Если у документа несколько версий, то при нажатии на кнопку запрашивается версия.

Штрих-код – кнопка предназначена для формирования RTF-отчета со штрих-кодом документа. Присутствует в карточке только в том случае, если у организации есть клиентская лицензия Быстрая идентификация документов (см. главу «Быстрая идентификация документов в системе DIRECTUM», раздел «Общие сведения о маркировке документов штрих-кодами»).

 

 

 

См. также:

·         История работы с документами.