|
|
|
Отправка документов за пределы системы документооборота проводится «Секретарем» системы. Для отправки документа необходимо открыть форму «Документ» и на закладке «Информация», открыв выпадающее меню, выбрать «Уход документа». Форма для отправки документов представлена на рис. 2.6.1.
Рис. 2.6.1.Форма отправки документов за пределы системы
документооборота.
Выпадающее меню, представленное на рис. 2.6.1. позволяет просмотреть отчеты о приходе или отправке документа, дерево связанных документов (Для внешних документов требующих ответа), присоединить ответ к письму и отправить документ за пределы организации. Документы, посылаемые за пределы организации и не являющимися ответами на письма, требуют внесения реквизитов адресата. Форма заполнения данных адресатов представлена на рис. 2.6.2.
Рис. 2.6.2. Форма заполнения
данных об адресате.
Если данные о необходимом адресате отсутствуют в справочной таблице, то их необходимо внести через программу «Администратор». Отправка корреспонденции через систему позволяет вести учет отправки электронных документов. Отправленные документы лучше всего разместить в отдельную папку (для простоты поиска). Дату и реквизиты адресата, которому отправлен документ, можно просмотреть в отчете, активизировал его из падающего меню.