2.6.1.Отправка электронной почты

При наличии лицензии "Gold" или "Platinum" система «NetDocs 6.0.» и выше, может отправлять документы по электронной почте.

На рис.2.6.1.1. представлена форма для создания нового электронного письма в системе электронного документооборота

Рис.2.6.1.1. Форма для отправки письма, созданного в системе
электронного документооборота.

Назначение пиктограмм, расположенных в верхнем ряду формы «Новое письмо» представлено в

Таблица 2.6.1.1.

	Отправка письма (ем)
	Прикрепленные к письму документа системы документооборота
	Установление важности информации
	Выбор группы рассылки
	Отложенная отправка письма
	Передача в виде архива
	Передача документа с его атрибутами
	Передача информации с электронной визитной карточкой секретаря

Информация для электронной визитной карточки берётся из личных данных секретаря, зарегистрированных в системе документооборота администратором системы. Это информация, помимо фамилии, имени и отчества, должности и департамента работы, может содержать различные телефоны, а также расположения рабочего места секретаря.

Групповая рассылка писем осуществляется при последовательном нажатии пиктограмм "Групповая рассылка" и кнопку выбора в строке "Кому". В результате выполненных действий можно выбрать одну из крупп рассылки электронной почты.

Документ, присоединяемой к отправленному письму, должен быть предварительно размещен в системе документооборота.

Адреса получателя письма выбираются из таблицы регистрации внешних пользователей.

Остальные пиктограммы, представленные на форме "Новое письмо" выполняют операции редактирования создаваемого сообщения.

Для регистрации отправленного электронного письма в системе необходимо перенести его в одну из папок рабочих групп и заполнить форму, представленную на рис.2.6.1.2.

Рис.2.6.1.2. Форма регистрации отправленного письма в системе
документооборота

Документ в процессе передачи можно упаковать, как ZIP архив, в котором есть XML файл со всеми атрибутами. При получении письма системой «NetDocs 6.0.» эти параметры можно просмотреть и если необходимо, установить при регистрации документа в системе получателя. Если у получателя отсутствует «NetDocs 6.0.», то он может распаковать вложение любым архиватором, поддерживающим ZIP и посмотреть как сам документ, так и его свойства с помощью любой программы понимающей XML формат, например Internet Explorer, FireFox, Opera… (рис 2.6.1.3)

Рис 2.6.1.3. Атрибуты документа в окне Internet Explorer