2.5.1. Прием электронной почты. |
Top Previous Next |
В системе «NetDocs 6.0.» для лицензий "Gold" и "Platinum" есть возможность принимать почтовые сообщения с автоматической регистрацией информации о приеме. Принятое письмо приобретает все свойства электронного документа системы документооборота. Приём писем осуществляется пользователем с правами по протоколам POP3, IMAPI4. В системе отсутствуют ограничения на количество используемых почтовых серверов. Почтовые серверы регистрируются администратором системы для пользователей с правами «Секретаря». Письмо регистрируется в системе в проприетарном формате «.MSZ», специально разработанном для хранения писем как единого целого, а также информации о принимаемых и отправляемых писем. В системе предусмотрена групповая рассылка электронных писем внешним пользователям. Форма представления информации об электронной почте показана на рис 2.5.1.1.
Рис. 2.5.1.1. Информация о почтовых серверах.
Назначение пиктограмм в закладке "Почта"
Система выдаст форму для считывания писем в систему документооборота, которая представлена на рис. 2.5.1.2.
Рис.2.5.1.2.Форма для получения писем с почтового сервера по протоколу POP3.
Получение писем по протоколу IMAPI4, представлено на рис. 2.5.1.3.
Рис.2.5.1.3. Форма получения писем по протоколу IMAPI4.
Письма, поступающие с почтового сервера, автоматически разделяются на две группы. В первую группу попадают письма, авторы которых зарегистрированные секретарем системы, как внешние пользователи. Эти письма отображаются в закладке "Известные". Вторая группа писем отображается в закладке "Новые". Авторы этих писем не зарегистрированы в системе документооборота. Для добавления неизвестного корреспондента в систему документооборота необходимо нажать на пиктограмму "Добавит в известные" и Заполнить форму "Изменить", представленную на рис. 2.5.1.4.
Рис. 2.5.1.4. Форма добавления нового
корреспондента в
Принимая решение о необходимости создания нового внешнего контакта, необходимо ознакомиться с содержимым присланного письма. Сделать это можно, нажав на пиктограмму с надписью "Содержимое". Пример просмотра содержимого полученного письма от незарегистрированного ранее внешнего контрагента представлен на рис.2.5.1.5.
Рис.2.5.1.5. Порма с содержимым присланного письма. Назначение пиктограмм формы "Клиент"
Письма, которые находятся в папках, расположенных в фрагменте дерева «Почта», доступны для просмотра только пользователю, на которого зарегистрированы указанные почтовые серверы. Для регистрации полученных и отправленных писем в системе документооборота и предоставления прав доступа на просмотр другим сотрудникам, необходимо переместить письма в одну из папок рабочих групп и заполнить регистрационную форму, представленную на рис.2.5.1. Секретарь может присвоить статус поступившей корреспонденции с помощью флага. Форма представления флага представлена на рис.2.5.1.6.
Рис. 2.5.1.6. Форма присвоения статуса
письму Полученные письма могут быть отсортированы по флагу, дате отправки или отправителю. Форма выбора порядка представления электронных писем представлена на рис2.5.1.7.
Рис.2.5.1.7. Форма выбора порядка представления электронных писем.
В системе имеется возможность выделить вся переписку с выбранным адресатом. Для этого необходимо установить курсор на письмо конкретного адресата и выбрать меню "Показать переписку". Форма представления переписки на рис.2.5.1.8.
Рис.2.5.1.8. Форма представления переписки с конкретным адресатом.
В форме содержится тема письма, дата отправки или получения. Направление стрелки в пиктограмме и её цвет, указывают на отправление или получения письме (красная стрелка, направленная вверх - отправленное письмо, .зеленая стрелочка, направленная вниз - полученное письмо). Письмо, которое секретарь забирает с почтового сервера располагается в общем информационном пространстве системы документооборота, и только после перенесения письма в одну из своих папок, оно попадает и информационное пространство, выделенное секретарю. |