СПРАВОЧНИКИ

Справочники содержат относительно постоянную информацию, имеющую отношение к документообороту и делопроизводству организации или каким-либо другим аспектам, так или иначе связанным с этой стороной ее жизнедеятельности. Во избежание ошибок при занесении подобной информации в поля карточек, для упрощения заполнения карточек, а также в целях облегчения их поиска многие поля могут заполняться только теми данными, которые хранятся в справочниках.

В приложении DocsVision «Делопроизводство» определены следующие виды справочников:

• справочник сотрудников, описывающий структуру организации и содержащий все основные сведения о ее сотрудниках, включая фамилию, имя, отчество, таблицу склонения полного имени по падежам, должность, подразделение и руководителя (для указания которого используется, в свою очередь, справочник сотрудников) и т. д.;
• справочник контрагентов, аналогичный справочнику сотрудников, но содержащий сведения о сторонних организациях, являющихся партнерами (клиентами, поставщиками, рекламодателями и т. д.) компании, и их сотрудниках (контактных лицах);
• справочник типов, в котором определены основные типы документов, используемых в организации, а также возможных состояний документа после регистрации;
• справочник категорий, содержащий дерево возможных категорий документов, позволяющее группировать документы любым удобным образом в соответствии с каким-либо общим признаком (тема, автор, не обработанные документы; документы, на которые ожидается ответ от контрагента и т. д.);
• справочник нумераторов, на основе данных которого регистрируемому документу присваивается уникальный номер в соответствии с принятой в организации системой нумерации;
• универсальный справочник, в котором можно создавать записи для описания объектов любого типа, не включенных в другие справочники;
• справочник ссылок, содержащий возможные типы ссылок, определяющих возможные виды связи между документами;
• справочник номенклатуры дел, описывающий дерево номеров физических архивных папок и дел, в которых хранятся бумажные экземпляры документов;
• вспомогательные справочники, в которых указываются некоторые дополнительные настройки, связанные с делопроизводством.
• • карточка настроек делопроизводства, предназначенная для описания параметров шифрования и подписания файлов, указаний по заполнению и отображению некоторых полей настроек сканирования по умолчанию, а также указания некоторых дополнительных настроек, связанных с делопроизводством.
  • карточка сканирования штрих-кодов, предоставляющая пользователям функции сканирования и распознавания штрих-кодов и текстов бумажных документов.