Справочник нумераторов

Нумератором будем называть электронный журнал, предназначенный для учета выдаваемых документам номеров. Справочник нумераторов (рис. 3.5.1) является средством, обеспечивающим возможность автоматического присвоения карточкам документов регистрационных номеров, которые выбираются из соответствующих нумераторов согласно определенным правилам. Присваиваемые номера могут содержать помимо числа, представляющего собой порядковый номер документа, значимые суффиксы и префиксы в соответствии с установленными правилами, что облегчает идентификацию документов в отношении их принадлежности к отделам, подразделениям или отдельным сотрудникам.

Рис. 3.5.1. Справочник нумераторов

Вычисляемые справочником нумераторов номера документов отображаются в качестве значений в полях: Входящий номер (карточка входящего документа), Исходящий номер (карточка исходящего документа), Номер документа (карточка внутреннего документа).

Как правило, выдача номеров документам производится по одному из следующих критериев: в соответствии с видами документов или в зависимости от подразделения, в котором они создаются. Соответственно следует строить и работу справочника нумераторов. Нумераторы разделяются на две категории:

• Нумераторы видов, присваивающие документу номер в зависимости от его вида; можно создать отдельные нумераторы для всех документов одного типа или некоторых видов однотипных документов, например, отдельный нумератор для внутренних документов вида Пояснительная записка, при этом всем внутренним пояснительным запискам будут присваиваться номера только из этого нумератора;
• Нумераторы подразделений, присваивающие документу номер в зависимости от подразделения нумерации. Подразделением нумерации назовем структурную единицу организации, по принадлежности к которому одного из сотрудников, указанных в полях регистрационной карточки документа, зависит выбор нумератора для присвоения документу номера, причем:
• • входящему документу номер присваивается в соответствии с нумератором подразделения получателя;
  • исходящему документу номер присваивается в соответствии с нумератором подразделения отправителя;
  • внутреннему документу номер присваивается в соответствии с нумератором подразделения автора.

Подобное разделение нумераторов достаточно условно: в нумераторе, предназначенном для определенного типа (вида) документов могут указываться дополнительные аффиксы для присвоения документам в соответствии с подразделением нумерации, и наоборот, в нумераторе подразделения — аффиксы для формирования номеров документов в соответствии с их видами.

Панель инструментов справочника нумераторов содержит четыре кнопки: стандартные кнопки Создать, Изменить, Удалить, а также кнопку Настройки нумератора , обеспечивающую непосредственный доступ к настройкам правил выбора аффиксов.

При создании пользователем карточки документа система DocsVision самостоятельно выбирает для выдачи документу номера подходящий нумератор из числа имеющихся.