ОСНОВНЫЕ ТИПЫ КАРТОЧЕК ПРИЛОЖЕНИЯ «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»
Объекты, для организации регистрации, учета и обработки которых предназначена система DocsVision (документы, файлы, процессы и т. д.), описываются в ней при помощи специализированных сложных элементов — карточек. Карточка представляет собой определенным образом систематизированное описание реального объекта или процесса.
В приложение «Делопроизводство» входит несколько типов стандартных карточек, предназначенных для различных целей и отличающихся по назначению, функциональности, содержанию панели инструментов и т. д.; подробное рассмотрение каждого вида карточек приводится далее в соответствующих главах. В то же время некоторые принципы работы с любыми карточками аналогичны: это относится к созданию карточек, работе с шаблонами, выводу информации карточек на печать и отправке ее по электронной почте. Выполнение над карточками всех указанных действий подробно описывается в настоящем «Руководстве пользователя», в разделе «Платформа».
В приложении «Делопроизводство» предусмотрены следующие типы карточек (рядом с названием типа помещена его иконка в Навигаторе):
Входящий
документ — для работы с документом с типом потока
«входящий».
Исходящий
документ — для работы с документом с типом потока
«исходящий».
Внутренний
документ — для работы с документом, который имеет хождение
внутри организации, например, внутренним распоряжением.
Архивный
документ — для регистрации документа, хранящегося в
архиве.- Универсальный
документ — для работы с документом, который можно отнести
к любому из вышеперечисленных типов.
Карточка
файла — создается для хранения и использования файла в
системе DocsVision.
Задача —
предназначена для формирования пакетов связанных заданий.
Отчет — для
создания сотрудниками типизированных отчетов об исполнении
заданий.
Сообщение —
позволяет хранить какое-либо сообщение и ссылку на карточку
документа, в связи с которой было создано сообщение. Карточка
сообщения может создаваться:-
- системой DocsVision автоматически в процессе исполнения задач и согласований;
- самим пользователем для хранения в системе сообщения, которое может служить для различных целей.
Бизнес-календарь — позволяет составить рабочий график
организации или ее отдельных сотрудников. Ведение бизнес-календарей
позволяет рассчитывать, например, сроки выполнения заданий.
Согласование —
позволяет автоматизировать некоторые этапы согласования
документов.
Как уже было сказано, карточка представляет собой систематизированное описание реального объекта (документа, файла или любого другого). Для описания каждой отдельной характеристики этого объекта предназначены поля — элементы карточки. Таким образом, карточка представляет собой упорядоченный набор полей, каждое из которых содержит описание какой-либо характеристики описываемого объекта: автора и исполнителя (исполнителей) документа, номер документа, состояние документа (в работе, архивный) и др.; в общем случае, не все поля карточки являются обязательными для заполнения. Поля карточки, относящиеся к какому-либо одному признаку документа, группируются в секции (например, это может быть секция Регистрация, включающая в себя тему, номер документа, дату его регистрации, зарегистрировавшее лицо и др.), которые, в свою очередь, располагаются на соответствующих вкладках.
Существует несколько способов отображения на экране информации, содержащейся в карточках:
- в виде формы — окна, отображающего название карточки, а также названия и содержание всех ее полей;
- в виде представления — строки таблицы, названия столбцов которой соответствует названиям избранных полей карточки, а значения ячеек — информации, содержащейся в соответствующих полях карточки.
При создании папки по умолчанию ее содержимое отображается в виде дайджеста — системного представления, содержащего только самые основные сведения: тип карточки (внутренний документ, задание бизнес-процесса, карточка файла), краткое описание (дайджест), дата ее создания и дата последнего изменения.
Дайджест карточки представляет собой ее краткое описание и включает:
- для карточки документа — тему и номер документа;
- для карточки файла — название файла;
- для карточки задания бизнес-процесса — название задания и его состояние.
Если предполагается создание большого количества документов, содержащих одинаковые данные и/или прикрепленные файлы, с помощью команды контекстного меню Конвертировать в шаблон из уже имеющейся карточки (за исключением карточки отчета) можно создать шаблон карточки документа. Карточка документа, созданного по шаблону, будет содержать все данные, занесенные в шаблон, а также копию прикрепленного файла (если он есть в шаблоне).
Во время редактирования карточки одним из пользователей она блокируется, и остальным пользователям доступна только для просмотра (режим «только чтение»).
См. также |
Сканирование штрих-кодов
Справочник нумераторов
Работа с карточками