Построение иерархии связанных карточек

Средства приложения «Делопроизводство» позволяют связывать документы ссылками сразу при их создании: например, при получении ответа на запрос его можно зарегистрировать, создав карточку прямо из карточки запроса. Для установления связи между документами при создании карточки можно добавить ссылку на создаваемую карточку документа, а также указать параметры создания нового документа. Из карточки входящего документа можно создать карточки исходящего и внутреннего документа; из карточки внутреннего документа — карточки внутреннего и исходящего документов; из карточки исходящего документа — карточки входящего и внутреннего документов. В дальнейшем будем называть карточку, из которой создается новый документ, родительской, а создаваемую связанную карточку — дочерней.

Для создания связанной карточки документа выполните следующие действия:

1. Откройте карточку документа.
2. Для вызова окна Создание <тип карточки> документа (рис. 4.11) нажмите на панели инструментов карточки кнопку Создать исходящий документ , Создать внутренний документ или Создать входящий документ в зависимости от типа создаваемого документа.

Рис. 4.11. Окно Создание <> документа

3. Чтобы включить создаваемый документ в число ссылок родительского документа, установите переключатель Добавить ссылку на создаваемый документ; установка переключателя Добавить только обратную ссылку приведет к появлению в создаваемом документе ссылки на родительский документ; в обоих случаях необходимо задать тип ссылки, выбрав его из раскрывающегося списка поля Тип ссылки. При установке переключателя в положение Не добавлять ссылку ссылки не будут добавляться ни в один из документов.
4. Чтобы новая карточка относилась к тем же категориям документов, что и родительский документ, установите флажок Копировать категории.
5. В поле Вид документа при желании выберите вид создаваемого документа.
6. Для дублирования в новой карточке свойств родительской карточки установите флажок Копировать свойства.
7. В секции Перенос файлов определите тип переноса файлов из родительской карточки документа в создаваемую карточку документа, выбрав одну из доступных опций:

• Копировать файлы в создаваемый документ: все файлы, имеющиеся в родительской карточке документа, будут скопированы в создаваемую карточку документа;
• Создать ссылки на карточки файлов: в новой карточке документа будут созданы ссылки на карточки файлов родительского документа (если в родительский документ файлы были добавлены с помощью карточек файлов);
• Не переносить файлы: к создаваемому документу не будут прикрепляться файлы и включаться ссылки на карточки файлов родительского документа.

8. В раскрывающемся окне поля Разместить ярлык в папке выберите папку для размещения ярлыка на создаваемую карточку документа.

При создании связанной карточки часть ее полей автоматически заполняется системой сведениями из родительской карточки, однако значения этих полей можно измененить. Передаваемые сведения зависят от типов родительской и дочерней карточек:

• при создании карточки внутреннего документа из карточки входящего, в поле Автор передается дайджест сотрудника, указанного в поле Получатели родительской карточки (если это поле содержит несколько фамилий, передаются данные сотрудника, выделенного жирным шрифтом);
• при создании карточки исходящего документа из карточки входящего передаются:
• • в поле Отправитель — дайджест сотрудника, указанного в поле Получатели (если это поле содержит несколько фамилий, передаются данные сотрудника, выделенного жирным шрифтом)
  • в поле Получатели — данные лица, указанного в поле Отправитель родительской карточки (фамилия и инициалы; название организации; телефон; адрес); передача адреса производится по следующим правилам:
  • • если в справочнике контрагентов указан адрес подразделения, то в описываемое поле будет перенесен именно он; если этот адрес не указан, переносится адрес организации; при отсутствии в справочнике названных адресов будет перенесен личный адрес контактного лица;
    • если у организации контрагента заданы фактический (поле Адрес) и юридический или почтовый адреса, то перенесен будет фактический адрес;
  • в поле Номер исходящего передается номер родительского входящего документа, но, если в справочнике типов в описании поля Не копировать входящий номер установлен флажок Значение по умолчанию, поле будет оставлено пустым и может быть заполнено пользователем вручную (например, в него может быть введен номер, под которым исходящее письмо было зарегистрировано у контрагента);
• при создании карточки исходящего документа из карточки внутреннего, в поле Отправитель передается дайджест сотрудника, указанного в поле Автор родительской карточки;
• при создании карточки внутреннего документа из карточки внутреннего, оба документа будут иметь одного автора, указанного в одноименном поле;
• при создании карточки входящего документа из карточки исходящего, в поле Отправитель передается фамилия и инициалы сотрудника, указанного в поле Получатели (если это поле содержит несколько фамилий, передаются данные сотрудника, указанного первым), а в поле Номер исходящего — номер, указанный в одноименном поле родительской карточки;
• при создании карточки внутреннего документа из карточки исходящего, в поле Автор передается фамилия и инициалы сотрудника, указанного в поле Отправитель родительской карточки.

Просмотреть иерархию сввязанных документов можно при помощи следующих действий:

1. Откройте карточку документа.
2. Для вызова диалогового окна Дерево документов (см. рис. 4.12) нажмите на панели инструментов карточки кнопку Дерево документов .

Рис. 4.12. Окно Дерево документов

Поскольку один и тот же элемент может входить в различные цепочки, иерархию документов можно перестроить. Для этого нажмите кнопку поля Родительская карточка и выберите в открывшемся окне другую родительскую карточку как начало цепочки: иерархия документов будет перестроена.

См. также

  Ссылки между карточками