КАРТОЧКИ

Карточка — элемент системы DocsVision, предназначенный для упорядоченного хранения сведений о внешних объектах и процессах, информация о которых является предметом учета, хранения и обработки. В этом смысле карточка является одним из ключевых элементов системы. Имея, в общем случае, достаточно сложную структуру, каждая карточка является некоторой учетной единицей, позволяя регистрировать одну единицу хранения (например, документ). Карточки создаются пользователем при регистрации документа (или другого объекта, например, файла); чтобы избежать путаницы и беспорядка, желательно сразу создавать карточку в папке, предназначенной для хранения соответствующих документов — определенного типа, относящихся к конкретному подразделению или же в личной папке пользователя.

В общем случае карточка содержит несколько именованных вкладок, каждая из которых несет в себе специфическую информацию о документе или другом объекте, для описания которого создавалась карточка. Каждая вкладка состоит из одной или более секций, в свою очередь представляющих собой набор информационных полей. Не все поля карточек обязательны для заполнения.

Поля карточки

Для дальнейшего описания полей карточки введем понятие справочника: справочники — это каталоги различного назначения, содержащие сгруппированную по определенным критериям информацию; существующие в системе DocsVision справочники и работа с ними подробно описаны в разделе «Делопроизводство» данного руководства, там же описаны и упоминаемые поля карточек.

Поля карточки можно классифицировать двумя способами:

  1. Классификация по способу создания. При таком способе классификации все поля делятся на две группы:
  1. Классификация по способу хранения данных; при этом выделяются следующие группы:

Примечание

Если на компьютере установлено приложение «Управление процессами», то поле ссылочного типа может ссылаться на объект шлюза (шлюз — программный компонент, предназначенный для обеспечения взаимодействия приложения «Управление процессами» с внешними системами; шлюзы и работа с ними подробно описаны в разделе «Управление процессами» данного руководства).

Значение ссылочного поля физически не хранится в карточке и может быть выбрано только с помощью кнопок или , расположенных рядом с таким полем. Изменения, произведенные в справочнике (например, изменение фамилии сотрудника в справочнике сотрудников), передаются в ссылочные поля карточки, зарегистрированной до изменения. Примером ссылочных полей являются Зарегистрировал или Вид документа карточек документов. Если поле ссылается на удаленный элемент справочника, то оно содержит надпись <Значение недоступно>.

К полям с фиксированным значением всегда относятся поля, хранящие значения типов целое число, дробное число, да/нет, дата/время, строка, перечисление. Даже если значение такого поля выбирается из справочника (например, номер, выданный нумератором), оно хранятся как зафиксированное. Значение полей второй группы, как правило, вводится вручную (поле Реквизит карточек документов), но может быть передано из справочника (поле Телефон диалогового окна Получатели карточки исходящего документа). В последнем случае переданное из справочника значение преобразуется в значение одного из перечисленных типов (в данном случае в целое). Изменения, произведенные в справочниках, не передаются в поля с фиксированным значением.

В дополнение к вышеперечисленным, существуют поля, значения которых в зависимости от способа ввода могут быть как ссылочными, так и фиксированными; рядом с ними, как и рядом с полями первой группы, обычно располагаются кнопки или . Для хранения значений полей этой группы в карточке заведены два поля: одно для хранения ссылки, второе — для хранения фиксированного значения; в зависимости от способа ввода значения (из справочника или вручную) заполняется одно из них. Примером такого поля является поле Получатель диалогового окна Получатели карточки исходящего документа, которое может выступать как в качестве ссылочного (если значение выбрано из справочника контрагентов), так и в качестве поля с фиксированным значением (если значение было введено в поле вручную и не синхронизировано со справочником).

Таким образом, при изменении в справочнике некоторого элемента, будут изменены все ссылающиеся на него значения в карточках, а поля, имеющие фиксированное значение, останутся неизменными.

Подобным поведением обусловлен в частности тот факт, что после удаления информации из справочника некоторые отрывочные сведения из нее иногда остаются в карточках. Например, при удаление некоторой организации из справочника контрагентов, в ссылающихся на нее поле Организация и свойстве типа подразделение контрагента карточки документа появится надпись <Значение недоступно>, но поля, содержащие подробные сведения о контрагенте (телефон, адрес, e-mail), сохранят свои значения.

Файлы, прикрепленные к карточке

Для хранения совместно с регистрационной карточкой документа больших объемов сопутствующей информации к некоторым типам карточек могут прикрепляться файлы, причем в зависимости от планируемого вида дальнейшей обработки как карточки, так и прикрепленных к ней файлов карточка может содержать копию оригинального документа, сам оригинальный документ или ссылку на файл.

После создания карточки можно облегчить доступ к ней при помощи ярлыка карточки (аналогичного ярлыкам файлов и программ в Windows): двойной щелчок по ярлыку приводит к открытию карточки. Пользователь может создать ярлык карточки в любой папке, к которой ему разрешен доступ. Левый нижний угол иконки ярлыка отмечен значком стрелки , в отличие от иконки карточки .

При создании множества однотипных документов, содержащих большое количество полей с одинаковой информацией, можно пользоваться шаблонами документов, в которые допускается конвертировать любой уже существующий документ.

Примечание

Единовременно редактировать карточку может только один пользователь DocsVision: открытая им карточка блокируется и доступна остальным пользователям только для чтения.
Кроме того, из контекстного меню открытой карточки исчезает команда Файл.