Канцелярия

Основные понятия

Регистрируемый документ (или просто документ) – официальный документ, который подлежит регистрации в соответствии с установленными правилами. Может быть бумажным и/или электронным.

РКК (Регистрационно–контрольная карточка) – карточка на отдельный регистрируемый документ, которая содержит всю первичную информацию о документе и о его состоянии. Например, дату регистрации, регистрационный номер, тему и краткое содержание документа, способ доставки, местонахождение. Список РКК хранится в справочнике Регистрационно-контрольные карточки. Этот справочник имеет отдельное представление для каждого вида РКК.

Вид РКК – атрибут РКК, отражающий место составления  регистрируемого документа. В системе DIRECTUM существуют следующие виды РКК:

·         входящие – для документов, полученных из других организаций;

·         исходящие – для документов, направляемых в другие организации;

·         внутренние – для документов, составленных и используемых внутри организации.

Место регистрации – рабочее место или подразделение, где производится регистрация входящих, исходящих и/или внутренних документов. Место регистрации документов может быть одно для нескольких подразделений. По каждому месту регистрации создается отдельный список номенклатурных дел. Список мест регистрации хранится в справочнике Места регистрации.

Журнал регистрации – журнал регистрации входящих, исходящих и/или внутренних документов. Основное назначение: отражение факта поступления или отправки документов, учет документов, присвоение номеров документам. Список журналов хранится в справочнике Журналы регистрации.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Список номенклатур хранится в справочнике Номенклатура дел.

Поручение по РКК - часть работ по регистрируемому документу, передаваемая в соответствии с резолюцией руководителя на исполнение одному или нескольким сотрудникам.