Управление электронными документами

 

Настройка основных справочников для работы с модулем Управление электронными документами

 

Форматы номеров электронных документов

Справочник предназначен для задания правил формирования номеров электронных документов.

*Тип карточки эл. документов. Определяет тип карточки, для которого задается формат номеров.

 

Доп. разрез нумерации. Дополнительный параметр, по которому будет вестись сквозная нумерация, например «Организация», «Подразделение», «Вид эл. документа» и т.д. При нажатии на кнопку  будет выдан список всех полей типа «Справочник» для указанного выше типа карточки.

*Кол-во цифр в номере – определяет количество знаков порядкового номера. Например, если в поле указать 3, то порядковый номер будет присваиваться в формате 001, 002, … 023, … 999. Значение в поле должно быть целым числом от 1 до 9. При вводе других чисел происходит автоматическая замена на ближайшее допустимое число.

*Заполнять номер и дату – поле-признак, принимающий значения «Да»/«Нет». Определяет автоматическое заполнение/незаполнение полей № документа и Дата документа в указанном типе карточки электронного документа.

В табличной части указываются элементы номера.

При нажатии на кнопку  в поле *Элемент номера выводится список возможных элементов. Содержимое списка зависит от выбранного типа карточки. В него включаются порядковый номер, год и все поля карточки с типом «Справочник». Например, для типа карточки «Приказы кадровые» список будет таким:

В качестве элемента номера можно выбрать любой из представленных в окне «Выбор элементов номер» или ввести вручную любой символ, например «/» или «-».

Пример значения – пример номера, в который подставляются первые попавшиеся значения перечисленных в таблице элементов номера. Поле не доступно для редактирования.

Кнопка Очередные номера предназначена для установки очередного порядкового номера.

Если в поле Доп. разрез нумерации дополнительный разрез не указан, то при нажатии на кнопку Очередные номера будет запрашиваться только один очередной номер. При нажатии на кнопку открывается окно, для установки очередного номера:

Если указан дополнительный разрез нумерации и в выбранном справочнике количество записей меньше 20, то откроется окно для установки очередного порядкового номера для каждого значения дополнительного разреза, т.е. для каждой записи справочника:

Если указан дополнительный разрез нумерации и в выбранном справочнике количество записей больше 20, то при нажатии на кнопку будет предложен выбор записи справочника:

После выбора записи справочника откроется окно запроса очередного номера для него:

 

Кнопка Список записей предназначена для просмотра списка записей в справочнике, который указан в поле Доп. разрез нумерации. При нажатии на кнопку открывается указанный справочник.

См. также:

·         Форматы номеров записей справочников;

·         Шаблоны электронных документов;

·         Порядок создания документа из файла;

·         Порядок создания документа из шаблона;

·         Карточка документов;

·         Типы значений полей.