Обмен документами по электронной почте

Обмен документами по электронной почте заметно повышает эффективность делопроизводства на предприятиях, связанных совместной производственной или управленческой деятельностью.

После того, как документ зарегистрирован в системе «ДЕЛО», его электронная копия и реквизиты РК (кто исполнил документ, кто подписал, кому документ направлен и т.д.) могут быть отправлены внешнему адресату (сторонней организации или гражданину) по электронной почте. Если система «ДЕЛО» установлена и там, то поступивший документ регистрируется в автоматизированном режиме – многие из реквизитов РК устанавливаются на основе данных, полученных вместе с электронным документом (в зависимости от установленных отправителем Параметров отправки). Таким образом, резко сокращается время прохождения документа.

Кроме того, в почтовом ящике системы «ДЕЛО» могут оказаться и документы, посланные каким-либо внешним отправителем стандартным способом с помощью программ электронной почты. Регистрация системой таких документов выполняется в общем потоке и мало чем отличается от обработки бумажных документов.

По окончании регистрации документа, поступившего по электронной почте, по адресу внешнего адресата может быть отослано уведомление о регистрации (если установлен соответствующий параметр в Параметрах приема), содержащее присвоенный документу регистрационный номер и дату регистрации. Тем самым исключается возможность утери документа.

Внимание. Чтобы система «ДЕЛО» поддерживала возможность приема-передачи электронных документов по электронной почте, на пользовательских компьютерах, с которых осуществляется прием-передача документов, должна быть установлена программа электронной почты Microsoft Outlook и обеспечен выход в «Интернет».

В различных версиях Microsoft Outlook при вызове команды Эл. почта и при отправке РК по электронной почте могут появляться дополнительные сообщения. Это может быть связано с политиками безопасности, установленными в версиях программы Microsoft Outlook.