Отправка документов по электронной почте

Отправка документов по электронной почте осуществляется:

В процессе работы с РК документа.

С помощью функции Отправка документов.

Чтобы пользователь смог отправить документ по электронной почте, должны выполняться следующие условия:

Пользователю должно быть предоставлено право отправки документов по электронной почте в текущей картотеке.
Для внешнего адресата, которому направляется документ по электронной почте, в справочнике Список организаций (Граждане) должен быть указан его электронный адрес в поле E-mail).
При установленном параметре Учитывать вид отправки у адресата значение поля Вид отправки должно быть «E-mail» или «пусто».
При отправке РК пользователь может отправить только те прикрепленные файлы, на которые у него есть право просмотра в текущей картотеке.
Если отравляемые документы требуется защищать с помощью ЭЦП (электронной цифровой подписи) и/или шифрования, на рабочем месте пользователя должно быть установлено программное обеспечение крипто-провайдера, программное обеспечение опции «ЭЦП и шифрование» и пользователь должен быть наделен правом работы с этой опцией.

Внимание. Опция «ЭЦП и шифрование» является дополнительной, не входящей в стандартный комплект поставки системы «ДЕЛО», и закупается отдельно.

Кроме того, в хранилище сертификатов должен храниться и быть сопоставлен с данным пользователем сертификат его ключа. Сертификат пользователя не должен находиться в списке отозванных сертификатов.

Пользователю предоставлена возможность использовать разные сертификаты и ключи. При вызове процедуры подписания почтового сообщения выводится окно, в котором отображается имя текущего сертификата по умолчанию (либо надпись «Сертификат не выбран») и кнопки «Сертификат», «Продолжить» и «Выбор сертификата». В случае если сертификат не выбран, кнопки «Продолжить» и «Сертификат» не активны, возможен только выбор сертификата.

Кнопка «Сертификат» служит для вызова окна со сведениями о текущем сертификате.

При нажатии кнопки «Выбор сертификата» появляется окно «Выбор сертификата» со списком сертификатов, из которых пользователь должен выбрать нужный. Более подробно о технологии выбора сертификата рассказано в гл. «Заверение файлов РК и РКПД с помощью ЭЦП» раздела «Прикрепление файлов к регистрационным карточкам. Сканирование» настоящего руководства.

При нажатии кнопки «Продолжить» файл будет подписан ЭЦП.

Замечание. При определенных настройках криптопровайдера и ключевого носителя, перед формированием ЭЦП может появиться окно запроса на ввод пароля и вставку ключевого носителя.

Для того чтобы пользователи системы могли шифровать корреспонденцию, отсылаемую внешним адресатам, системный технолог должен заранее получить сертификаты открытых ключей от этих адресатов и средствами модуля «Справочники» установить соответствие между этими адресатами и полученными от них сертификатами.

Подробное описание опции «ЭЦП и шифрование» и настройки справочников системы для работы с этой опцией приведено в документе «Опция «ЭЦП и шифрование»».

Внимание. Отправка документа по электронной почте возможна только в режиме просмотра РК.

По электронной почте можно отправить:

РК, запись о которой находится в списке документов, зарегистрированных сегодня;
РК, запись о которой хранится в какой-либо папке кабинета;
РК, запись о которой отобрана в результате поиска;
РК, запись о которой хранится в личной папке пользователя;
Одновременно несколько РК из окна Неотправленные документы функции Отправка документов;
РК, списанную в дело (при работе с функцией Опись дел);

Отправка РК и прикрепленных к ней документов по электронной почте в режиме работы с РК:

Выделите в соответствующем списке записей об РК нужную строку.
Выберите из меню Управление команду Просмотреть РК или щелкните кнопку на панели инструментов. Откроется окно выбранной РК в режиме просмотра.

Внимание. В список адресатов (дополнительный раздел РК Адресаты) должен входить хотя бы один адресат, для которого в справочнике Список организаций (или Граждане) указан электронный адрес. И хотя бы у одного адресата, для которого указан электронный адрес, не должна быть отмечена отправка документа. В противном случае при выборе команды отправки по e-mail появится предупреждающее сообщение.

Выберите в меню Действия команду Подготовить E-mail.

Эту же команду можно запустить и из окна множественного реквизита Адресаты. Для этого щелкните на названии реквизита Адресаты в окне РК. Откроется окно Адресаты. Выделите в нем записи адресатов, которым требуется отправить сообщение, и щелкните на кнопке (Подготовить e-mail) или нажмите клавишу F12.

При определенных настройках электронной почты и файла Office.ini может открыться окно выбора конфигурации, соответствующее настройкам, которые были выполнены при установке программы электронной почты:

В поле Имя конфигурации установите выбором из раскрывающегося списка требуемое имя и щелкните на кнопке ОК.

Если соответствующих настроек нет, то окно выбора конфигурации не открывается.

Откроется окно Сообщение, служащее для установки значений реквизитов отправки электронного сообщения.

Окно содержит следующие закладки:

Сообщение - на ней можно просмотреть и отредактировать реквизиты отправляемого сообщения. Открыта по умолчанию;
Параметры – на ней можно просмотреть и отредактировать параметры отправки сообщений;
Поручения – на ней можно просмотреть список поручений РК и отметить те из них, которые должны быть отправлены вместе с РК. Закладка не отображается, если у РК нет поручений;
Файлы адресатов – предназначена для формирования списков отправляемых файлов по каждому адресату. Неактивна, если у РК нет прикрепленных файлов.

Просмотрите и, если требуется, отредактируйте информацию на закладках.

ЗАКЛАДКА «СООБЩЕНИЕ»

На закладке Сообщение находятся следующие реквизиты:

Кому – список адресатов, которым будет произведена рассылка. По умолчанию в поле копируются значения из дополнительного раздела РК Адресаты. Под наименованием поля в скобках указано количество адресатов. Адресатами могут быть граждане, организации, а также представители организаций. При этом будут использоваться электронные адреса, хранящиеся в справочниках Список организаций и Граждане. В случае, если при настройке параметров организации был установлен флажок Использовать для всех представителей организации (см. Руководство технолога), то для всех представителей данной организации будет использоваться один электронный адрес – указанный в поле E-mail.

Внимание. Если в параметрах отправки установлен флажок Учитывать вид отправки, то отправка по E-mail будет возможна только для адресатов, у которых значение вида отправки «E-mail» или «Пусто» и для данного адресата существует указанный в справочнике E-mail. Если флажок Учитывать вид отправки не установлен, отправка по E-mail будет возможна для адресатов, у которых указан E-mail, не зависимо от того, какой вид отправки для них установлен. В окне Сообщение в поле Кому будут выведены только те адресаты, для которых указан E-mail.

Чтобы удалить адресата из списка, выделите его наименование и нажмите клавишу Del или щелкните кнопку , расположенную справа от поля.

Для того чтобы просмотреть информацию об адресате, дважды щелкните на наименовании этого адресата в поле Кому или выделите адресата и щелкните кнопку . Откроется окно Свойства адресата:

В окне кроме прочей информации указан формат отправки документов данному адресату. Этот формат задается системным технологом.

При необходимости измените электронный адрес организации на адрес представителя организации. Для изменения адреса в окне Свойства адресата в поле E-mail выбором из раскрывающегося списка установите нужный адрес. Если адресатом является гражданин, поле E-mail будет неактивным.

Тема – тема сообщения. По умолчанию содержит регистрационный номер отсылаемой РК, дату регистрации и наименование группы документов, к которой был отнесен документ. Значения, установленные в поле могут быть отредактированы.
Поле для ввода сопроводительного текста – расположено под полем Тема.
Доп. информация – дополнительная информация, касающаяся отправки документа (например, «Без досылки бум. экз.», «Взамен разосланного», «Повторно (по тех. причинам)»). Нужное значение выбирается после нажатия клавиши Insert из справочника Стандартные тексты или вводится вручную.

После отправки РК по электронной почте значение данного поля автоматически заносится в поле Прим. дополнительного раздела Адресаты отправленной РК, а при регистрации этой РК в системе «ДЕЛО» адресата – в поле Прим. раздела Корреспонденты (если в системе «ДЕЛО» адресата были сделаны соответствующие настройки параметров приема сообщений).

Внимание. Если хотя бы один из реквизитов сообщения (гриф, группа документов, прикрепленный файл, параметры самого сообщения) требует использования ЭЦП и/или шифрования, то отсылаемое сообщение должно быть подписано ЭЦП и/или зашифровано.

Обязательность (необязательность) защиты отправляемого сообщения ЭЦП или шифрованием может быть привязана к определенному внешнему адресату.

Секция Прикрепленные файлы – перечень прикрепленных к РК файлов, подлежащих отправке.

Прикрепленные файлы могут иметь гриф доступа, отличный от грифа РК. Для просмотра справочной информации о прикрепленном файле щелкните правой кнопкой мыши на значке этого файла или выделите его и щелкните кнопку слева от поля. Откроется окно свойств файла.

Если гриф доступа файла не входит в список доступных пользователю грифов, то файл не будет прикреплен к сообщению.

Для просмотра прикрепленного файла – дважды щелкните на его значке или выделите его и щелкните кнопку . Файл откроется в окне связанного приложения.

Чтобы прикрепить дополнительный файл – щелкните кнопку . Откроется стандартное окно выбора файлов. Выберите нужный файл и щелкните кнопку Открыть. Значок выбранного файла отобразится в секции Прикрепленные файлы.

Для удаления файла из списка прикрепленных – выделите его и щелкните кнопку или нажмите клавишу Del.

Отправитель – организация, от имени которой отправляется сообщение. Если в параметрах пользователя на закладке «Эл. почта»-«Параметры отправки» задано наименование списка организаций-отправителей, то в поле Отправитель окна Сообщение можно выбрать организацию из этого списка. Выбранная организация будет указана в паспорте РК в качестве отправителя. Если поле Отправитель не заполнено, сообщение будет отправлено от имени текущей организации. Если в поле Отправитель выбран список, не содержащий элементов, сообщение также будет отправлено от имени текущей организации.

Если в параметрах пользователя на закладке «Эл. почта»-«Параметры отправки» не задано наименование списка организаций-отправителей, то в поле Отправитель окна Сообщение будет задана текущая организация без возможности изменения значения.

ЗАКЛАДКА «ПАРАМЕТРЫ»

Можно изменить перечень реквизитов РК, передаваемых по электронной почте внешнему адресату. Для этого перейдите на закладку Параметры, щелкнув на ее названии. Откроется окно установки параметров отправки сообщения. Отредактируйте параметры отправки сообщения.

Внимание. Если у вас нет прав на использование ЭЦП и/или шифрования, то при установленных флажках Электронная подпись и Шифрование система выведет на экран соответствующие предупреждения.

Снимите названные флажки или обратитесь к системному технологу.

ЗАКЛАДКА «ПОРУЧЕНИЯ»

В случае если РК имеет поручения, на закладке Поручения следует обозначить флажками, какие именно поручения отсылаемого документа должны быть отосланы вместе с ним.

ЗАКЛАДКА «ФАЙЛЫ АДРЕСАТОВ»

Для формирования списков отправляемых файлов для каждого адресата перейдите на закладку Файлы адресатов.

На закладке Файлы адресатов находится таблица, строки которой соответствуют адресатам, а столбцы – отправляемым файлам.

Замечание. Если у нескольких адресатов один электронный адрес, все они будут объединены в одну запись.

В заголовках столбцов находятся иконки и наименования файлов. Для просмотра файла следует выполнить двойной щелчок на его иконке.

В строке каждого адресата отметьте флажками файлы, которые должны быть ему отправлены (по умолчанию отмечены все файлы).

Таблицу файлов адресатов можно распечатать. Для этого щелкните на кнопке справа от таблицы. Будет сформирован документ Excel, содержащий таблицу. Распечатайте документ, используя средства приложения.

Выберите в меню Файл команду Отправить или щелкните кнопку на панели инструментов. Сформированное сообщение будет отправлено указанным адресатам, а окно Сообщение закроется.

Внимание. Если у нескольких адресатов один электронный адрес, но для них системным технологом задан разный формат отправки документов, появится системное сообщение. В окне сообщения установкой переключателя укажите формат отправки текущего документа адресатам с одинаковым электронным адресом.

Замечание. Если в Настройках пользователя на закладке Эл. почта на подзакладке Параметры отправки установлен флажок Электронная подпись, то при щелчке на кнопке откроется окно выбора сертификата. Нужно будет подписать сообщение ЭЦП по технологии, описанной в гл. «Заверение файлов РК и РКПД с помощью ЭЦП».

Если установлена отметка о наличии ЭЦП, то при щелчке на кнопке откроется окно, содержащее информацию о типе и номере требуемого ключевого носителя и предназначенное для ввода пароля доступа к ключу.

Вставьте ключевой носитель со своим персональным закрытым ключом в считывающее устройство, введите пароль и щелкните на кнопке ОК.

Замечание. Если сообщение отсылается в адрес нескольких адресатов, окно ключевого носителя будет формироваться несколько раз – для каждого из них.

По окончании отправки сформируется список с сообщениями о результате отправки. Если перед отправкой параметры отправки были изменены, то после щелчка на кнопке Закрыть откроется окно запроса на подтверждение сохранения измененных параметров.

Если в графе Отправлено проставлен знак «минус», в графе Доп. информация указывается причина, по которой отправка данному адресату не была выполнена. При возникновении ошибок обратитесь к системному технологу.

Если требуется выйти из режима без отправки сообщения, выберите из меню Файл команду Закрыть или щелкните кнопку на панели инструментов. Произойдет возврат к окну основного раздела РК.

Внимание. Если вы уверены, что отправляемая РК содержит правильные адреса электронной почты и устанавливаемые по умолчанию параметры отправки не нуждаются в редактировании, а также нет необходимости вводить текст сообщения и заполнять поле Доп. информация, то, находясь в окне РК, выберите из меню Управление команду Отправить E-mail. Сообщение будет отправлено автоматически без открытия окна Сообщение.

Внимание. Если в Настройках пользователя на закладке Эл. почта на подзакладке Параметры отправки установлен флажок Скрыть операцию «Отправить E-mail», команда Отправить E-mail будет отсутствовать в меню. Отправить E-mail можно будет только с помощью команды «Подготовить E-mail».

Если при попытке отправки будут обнаружены ошибки, то после появления окна с информацией об ошибке произойдет переход к окну Сообщение об отправке, в котором с графе Отправлено будет стоять прочерк, а в графе Доп. информация будет указана причина, почему сообщение не отправлено. После щелчка на кнопке Закрыть произойдет возврат к окну просмотра РК.

При отправке РК по электронной почте к сформированному сообщению автоматически прикрепляется служебный файл, содержащий значения реквизитов отправляемой РК. В настоящее время система «ДЕЛО» поддерживает формирование двух типов файлов: 1) со старым паспортом РК, использовавшимся в предыдущих версиях системы; 2) с новым паспортом РК, на основе межкорпоративного стандарта, разработанного «Гильдией Управляющих Документацией». В первом случае формируется файл с зарезервированным именем regcard.txt, во втором – Паспорт РК (passport.xml). Файл Паспорт РК (passport.xml) формируется и прикрепляется в обязательном порядке, файл regcard.txt – в зависимости от установленных параметров.

Кроме того, система «ДЕЛО» поддерживает отправку документов в формате DOCX. При этом паспорт РК и прикрепленные к РК файлы «упаковываются» в документ pack.docx, в котором паспорт РК имеет более удобное для пользователя представление.

Внимание. При работе на ОС Windows 2000 отправка документов в формате DOCX невозможна.

Формат отправки документов задается системным технологом в модуле «Справочники» в справочниках Список организаций и Граждане. Формат задается отдельно для каждой организации, для каждого представителя организации, для каждого гражданина.

Состав реквизитов отправляемой РК соответствует установкам, произведенным пользователем или технологом.

В зависимости от настроек (флажок Сообщить о доставке этого сообщения), после отправки сообщения отправитель может получить уведомление о доставке сообщения адресату.

Уведомление о доставке формируется и передается автоматически.

Кроме того, в зависимости от настроек (флажок Требуется уведомление о регистрации), после отправки сообщения отправитель может получить уведомление о регистрации сообщения в системе «ДЕЛО» адресата.