Navigation:  4. Обязанности администратор системы > 4.2. Заполнение справочных таблиц. > 4.2.5 Введение информации о пользователях.

Администратор заполняет данные о пользователях системы, заносит должности и департаменты, в которых они трудятся из справочных таблиц, выделяет квоты для личных документов, хранящихся на сервере. Пароль пользователя должен быть не меньше восьми символов и содержать буквы и цифры. Если поле «Установить квоту» не отмечено, то место на диске для личных документов у такого пользователя неограниченно. Данные о должности и департаменте пользователя необязательны к заполнению (для полей с обязательным заполнением в наименовании полей использован жирный шрифт). Форма ввода информации о пользователях представлена на рис. 4.2.5.1

 

Рис. 4.2.5.1 Форма, которая используется для ввода
пользователей в систему документооборота.

Администратор системы должен назначить одного или нескольких пользователей «Секретарем». Для этого необходимо установить маркер в колонку «Секретарь» в строке соответствующего пользователя системы (как на Рис. 4.2.5.1.). В дальнейшем секретарь должен быть руководителем, как минимум одной из рабочих групп, например «Канцелярия». Администратор системы при желании, может сочетать роль «Администратора» и «Секретаря» в одном лице. В последней строке указан объём дисковой памяти, занимаемый рабочими документами пользователя. Временное отсутствие сотрудника (отпуск, командировка) отмечается «Администратором» или самим сотрудником. Сделать это можно занесением маркера в поле «Пользователь временно отсутствует». После чего пиктограмма в списке выбора сотрудников будет иметь вид .

Колонка для назначения прав «Архивариуса» доступна в том случае, если имеется, хотя бы одна лицензия на использования модуля «NetArhiv».

На закладке «Дополнительно» администратор может поместить дополнительную информацию о пользователе. Такой информацией может быть фотография, контактные телефоны, особенности работы и место нахождения в организации и т.д. Дополнительная информация доступна участникам рабочих групп, в которых данный пользователь является руководителем. Вид закладки «Дополнительно», представлен на рис. 4.2.5.2.

Рис. 4.2.5.2. Дополнительная информация об участнике документооборота.

 

Форма, представленная на рис. 4.2.5.2., позволяет сделать пакетный ввод фотографий сотрудников. Для этого все фотографии сотрудников должны находиться в одной папке и иметь наименования файлов, в которых содержатся фотографии, соответствующие входным именам сотрудников для системы документооборота.

Из шаблона можно вводить текстовую информацию о сотруднике с последующим дополнением редактированием «вручную». Ввод информации подтверждается нажатием  кнопки «Ок». Шаблоны для формирования дополнительной информации о пользователях устанавливаются администратором выбором меню «Службы» > «Параметры системы»> «Дополнительно».

Фотографии участников документооборота загружаются в систему в формате BMP. Размер фотографий 6*4.

 

В системе документооборота имеется возможность конкретному пользователю назначить вычислительные машины, с которых он может входить в систему. Количество таких машин может быть любое. В случае если машины для входа в систему не указаны, то входить можно с любой машины подключенной к системе документооборота. Для этого необходимо перейти на закладку «Разрешенные компьютеры». Внешний вид формы представлен на рис. 4.2.5.3.

Рис. 4.2.5.3. Форма назначения пользователю

компьютеров для работы.

 

Добавить и удалить компьютеры из списка можно с помощью кнопок «+» и «-», которые расположены вертикально в правой части формы.

Для проведения регламентных работ администратор базы данных может ограничить времени доступа пользователей к документам (рабочее время). Другая причина ограничения времени доступа к системе документооборота может состоять в перегруженности сервера базы данных.  Форма, позволяющая задать интервалы работы для каждого сотрудника, представлена на рис. 4.2.5.4.

Рис. 4.2.5.4. Форма задания интервалов рабочего времени сотрудников
в системе электронного документооборота.

На рис. 4.2.5.4. представлена форма с интервалом рабочего времени в течение, которого сотрудник имеет доступ к документообороту. Интервалы времени работы могут редактироваться администратором системы. В случае отсутствия интервалов работы, пользователь может подключаться к системе документооборота в любое время.

В системе «NetDocs 6.0.» имеется возможность заменить руководителя рабочих групп. Такая потребность возникает при увольнении сотрудника или его длительного отсутствия. Форма, позволяющая проводить операции с группами, представлена на рис. 4.2.5.5.

Рис. 4.2.5.5. Форма для работы с группами.

Представленная выше форма позволяет проводить операции с группами, находящимися в подчинении конкретного участника документооборота.

Замена одного руководителя групп на другого, сопровождается его заменой во всех шаблонах на визирования документов. Не завизированные документы на момент замены руководителя рабочих групп передается новому руководителю.