1.5.5. Рассылка документов для ознакомления под подпись.

Руководитель группы может ознакомить участников своих рабочих групп с документом под подпись и резолюцию. Для перехода к форме для ознакомления документов необходимо установить курсор на документ, с которым необходимо ознакомить участников группы (групп). После появления формы «Документ», необходимо перейти на закладку «Ознакомить группу». Необходимо указать в поле Группы, какие именно группы вы хотите ознакомить. Сделать это можно, используя кнопки «+» и «-», которые позволяют добавить или удалить наименования рабочих групп в список рассылки.

Вид формы для ознакомления группы с документом под расписку, представлен на рис. 1.5.5.1.

Рис. 1.5.5.1 Вид формы для рассылки  документов под подпись.

Рассылающий документ на ознакомление, может предоставить возможность копирования документа с имеющимися визами, как  нескольким, так и всем сотрудникам.

Изменение или перемещение документа сопровождается сбросом списка сотрудников и результатов ознакомления.

Список личной рассылки формируется из списков участников групп пользователя, рассылающего документ. В процессе рассылки можно разрешить скопировать документ со всеми имеющимися атрибутами.

Форма выбора участников рассылки личной рассылки представлена на рис. 1.5.5.2

.

Рис.1.5.5.2.Форма выбора участников личной рассылки.

Установка маркера в правой части формы позволит соответствующему участнику скопировать документ в своё информационное пространство.

В случае необходимость рассылки разных сообщений для разных сотрудников, список формируется в несколько этапов.

На стороне адресата рассылки документы личной рассылки отражаются так, как это представлено на рис. 1.5.5.3.

Рис. 1.5.5.3.Форма представления

документов личной рассылки

Документы, копирование которых разрешено, отображаются жирным шрифтом. Для открытия документа необходимо установить курсор на его наименование и произвести двойной щелчок левой клавишей «мыши».

Пиктограмма

обеспечивает ввод ответного сообщения автору рассылки, а

- копирование документа.

Результаты ознакомления можно просмотреть, нажав на кнопку вывода отчета. Вид отчет представлен на рис.1.5.5.4.

Рис.1.5.5.4. Вид отчета об ознакомлении группы с документом.

К участнику рабочей группы, которого должны ознакомить с документом данные попадают в раздел «информационного дерева» «Входящие», «На  ознакомление». В «дереве» появляется фамилия, имя и отчество, того, кто осуществляет рассылку документа. После активации пиктограммы присланного для ознакомления документа выводится форма, представленная на рис.1.5.5.5.

Рис. 1.5.5.5. Форма для ознакомления с документом.

Представленная выше форма позволяет просмотреть присланный документ. После просмотра документа необходимо изложить своё мнение в поле, которое вызывается нажатием кнопки «Мнение». Часто встречающиеся резолюции можно сохранить в виде шаблонов. В дальнейшем, сохраненные резолюции можно извлекать из шаблонов и сэкономить на этом немного времени. Документ, с которым ознакомились, удаляется из информационного «дерева» и правого поля основной программы.

Просмотреть результаты работы с разосланными для ознакомления документами в рабочие группы можно из основной программы, активировав фрагмент дерева, представленный на рис 1.5.5.6.

Рис.1.5.5.6. Просмотр результатов ознакомления с документом.

В правой части панели представлены документы, отправленные на ознакомление последними.

В верхнем левом углу формы можно установить произвольное количеств документов, отправленных на ознакомление (максимальное значение 150). После изменения количества отображаемых в "дереве" документов, его необходимо подтвердить с помощью кнопки  "Применить".

Схема рассылки документов на ознакомления с уведомлением о просмотре

представлено в приложении  А.1.

Вид отчёта о персональной рассылке представлен на рис.1.5.5.7.

Рис.1.5.5.7. Отчет о результатах ознакомления с документом.

В отчёте с права от фамилии участников отражена следующая информация:

       Назначение пиктограмм в закладке "На ознакомление".

Для получения отчета необходимо запустить программу Netreport.

В форме, представленной на рис.1.5.5.8., выбрать отчет "Показать пользователей, игнорирующих ознакомление"

Рис. 1.5.5.8. Форма публикации отчетов руководителя группы.

Внешний вид полученного отчета, представлен на рис.1.5.5.9.

Рис. 1.5.5.9. Вид отчета о пользователях, не ознакомившихся с документами.

Список пользователей системы документооборота представлен в порядке убывания не просмотренных документов, находящихся в их распоряжении.