|
|
|
В переписке между департаментами одной организации часто возникает потребность послать сообщение и получить на него ответ в заранее установленные сроки. Как правило, такие сообщения проходят через большое количество участников документооборота. Поэтому, отправитель такого сообщения должен иметь возможность контролировать этапы обработки своего сообщения. Подготовить документ, требующий ответ в установленный срок может любой руководитель группы. Для подготовки такого документа необязательно знать, кто конкретно будет готовить ответ на него. Постановка документа на контроль требует присвоение ему соответствующего вида. Форма редактирования атрибутов документов, где можно заменить его вид, представлена на рис.1.5.6.1.
Рис. 1.5.6.1. Форма редактирования атрибутов документов.
Для постановки документа на контроль необходимо нажатием кнопки с тремя точками, находящейся в правом углу поля «Вид документа» и установить вид документа, требующий ответа. Форма выбора вида документа представлена на рис. 1.5.6.2.
Рис. 1.5.6.2. Форма выбора вида документа.
В нашем случае выбран вид «Письмо», который имеет трехлетний срок хранения в системе и требует ответа на него максимум 28 дней, начиная момента установления типа. После установки вида документа предлагает подтвердить или изменить предельную дату подготовки ответа и автоматически дописывает в описание документа фамилию имя и отчество того, которому необходимо ответить. Для подтверждения даты ответа выводится форма, представленная на рис 1.5.6.3.
Рис. 1.5.6.3. Форма постановки
документа на контроль.
Владелец, ставящего на контроль документа, может сократить требования к подготовке ответа по сравнению со сроками, установленными в системе. Дополнительные виды документов и сроки ответов на них могут, заносится администратором системы.
Документы,
на которые необходимо подготовить и отослать ответ и сами ответы на
документы отмечаются пиктограммами. Внешний вид пиктограмм и статус
документов, которыми они обозначаются, представлены в 
табл.
1.5.6.1.
|
|
Представленные в таблице 1.5.6.1. пиктограммы, позволяют участникам документооборота контролировать состояние, имеющихся в их распоряжении документов и следить за своевременной и качественной подготовкой ответов на всех этапах работы.