5. Передача документов в архив

Все документы, отправляемые в архив, должны иметь хотя бы одну визу.

Документы должны быть полностью подписаны!!!

Руководитель рабочей группы не может отправить документа в архив, если он сам является руководителем этого архива!!! В процессе передачи документов в архив отображается только папка верхнего уровня!!!

«NetDocs 6.0.» может проводить пользователь, подключенный хотя бы к одному архиву. Пользователю, подключенному к архиву, предоставляется возможность отправки документов папки в архив. В архив отправляется папка со всем содержимым. Для отправки в архив содержимого папки необходимо вызвать форму для работы с папкой и воспользоваться опцией «Передать в архив». Вид формы для отправки папки в архив представлен на рис.5.1.

Рис.5.1. Форма для отправки папки в архив.

Передача в архив производится с помощью «Мастера». Первая форма мастера передачи в архив представлена на рис.5.2.

Рис.5.2. Первая форма передачи папки в архив.

Второе окно мастера передачи документов в архив представлено на рис. 5.3.

Рис.5.3. Второе окно мастера передачи документов в архив

электронных документов.

В случае если среди передаваемых в архив документов имеются не подписанные, их нужно снабдить подписями.

Третья форма мастера представлена на рис. 5.4. и позволяет выбрать архивариуса (в случае если их больше одного) и внести комментарий к передаваемым материалам.

Рис.5.4. Форма выбора архивариуса для передачи данных.

У пользователей, подключенных к электронному архиву системы документооборота «NetDocs 6.0» в информационном «дереве» добавляется фрагмент, позволяющий наблюдать процесс отправки документов. Указанный фрагмент «дерева» представлен на рис.5.5.

Рис.5.5 Информация о документах, отправленных

в электронный архив.

В информационном «дереве» отражено три состояния, в котором могут пребывать отправленные документы:

Назначение пиктограмм, представленных в верхней части правой панели представлено в        табл.5.1.

При возникновении вопросов по работе с системой документооборота следует обращаться к администратору.

Документы, принятые в архив, отражаются в основной форме так, как это указано на рис.5.6.

Рис.5.6. Вид документов пользователя, принятых в архив.

Документация, которую «Архивариус» не принимает в архив, отображается так, как это представлено на рис. 5.7.

Рис.5.7. Вид документации, которую не приняли в архив.

При отказе в принятии документов в архив «Архивариус» «Ответ». После устранения указанной причины можно повторить отправку документов в архив.