Пользователь, который введен в Систему с ролью сотрудника отдела контроля, по умолчанию оперирует теми же набором обязательных и опциональных папок, что и пользователь в роли сотрудника канцелярии. Особенность работы сотрудника отдела контроля состоит в том, что он не может создавать новые документы в папках «Исходящие», «Входящие», «Обращения граждан» и «Документы организации» («Документы подразделения»), так как по умолчанию сотрудник с данной ролью не входит в группу «Регистраторы». У сотрудника отдела контроля также отсутствуют папки «Поступили из других подразделений» и «Отчеты».

Но, данный пользователь дополнительно видит папку «Контроль документов». Пользователю с любой ролью в Системе, Администратор Системы может дать возможность исполнять функции сотрудника отдела контроля, добавив его в соответствующую опциональную группу. В этом случае у этого пользователя дополнительно к его обязательным папкам добавиться иерархия папок, представленная на рисунке ниже.

Рис. 27 — Папки сотрудника отдела контроля

Назначение папок следующее:

Табл. 4 — Назначение папок иерархии «Контроль документов»

Имя папки

Тип папки

Назначение

Контроль документов

Обычная

Для документов, которые были отмечены как «контрольные»

| На контроль

Обычная

Для документов, которые были направлены на контроль и по которым нужно принять решение о постановке их на контроль

| Сняты с контроля/Выполненные

Обычная

Для контрольных документов, которые были сняты с контроля или закрыты

На сегодня

Виртуальная

Для контрольных документов, в которых плановая дата выполнения совпадает с текущей

Просроченные

Виртуальная

Для контрольных документов, в которых плановая дата выполнения меньше чем текущая

Срок приближается

Виртуальная

Для контрольных документов, в которых к плановой дате выполнения осталось меньше недели