Реально в Системе документ хранится в одном экземпляре и не перемещается между пользователями. Наблюдаемое «перемещение» документов из папки в папку заключается в том, что к пользователю попадают ссылки на документ. Эти ссылки содержатся в поручениях.

Рассмотрим это на примере. Пользователь А желает, чтобы с документом «Входящее письмо» ознакомился Пользователь Б. Открыв документ, он создает поручение на ознакомление, исполнителем которого указывает Пользователя Б и отправляет поручение Пользователю Б. Данное поручение попадает к Пользователю Б и, если он его откроет, то увидит соответствующий документ «Входящее письмо» с прикрепленным к нему поручением.

Подробнее об организации движения документов читайте в разделе Маршруты документов. Работа с поручениями.