Карточка входящего документа

Карточка входящего документа предназначена, как и следует ожидать, для регистрации входящих документов. Поскольку внутри организации входящий документ может являться объектом исполнения и контроля, форма входящего документа обеспечивает для него:

• регистрацию;
• хранение;
• наблюдение за исполнением;
• контроль;
• поиск.

Рис. 4.1. Вкладка Основная карточки входящего документа

Вкладка Основная окна формы карточки входящего документа включает три секции:

• Регистрация;
• Содержание;
• Хранение.

Секция Регистрация предназначена для сведений, относящихся к регистрации как бумажной, так и электронной версии документов. По умолчанию дата регистрации, дата получения документа и имя пользователя, зарегистрировавшего документ, соответствуют дате и времени создания карточки, а также имени пользователя, создавшего карточку; однако эти сведения доступны для изменения.

Поле Входящий от доступно для изменения, только если в окне Настройки карточек, открывающемся при нажатии кнопки Карточки справочника Настройки делопроизводства, не установлен флажок Запретить изменение даты регистрации в карточках. При установленном флажке поле, содержащее дату регистрации, становится недоступным для изменения в карточках документов всех типов.

Совет

Переход между полями карточки осуществляется в прямом направлении нажатием клавиши <Tab>, в обратном направлении — нажатием сочетания клавиш <Shift + Tab>.

Рядом с полями, данные в которых должны соответствовать записям в справочниках (например, получатель, зарегистрировал, исполнитель и т. д.), расположены кнопки , нажатие на которые приводит к открытию нужного справочника в режиме «выбор элемента». Кроме того, предусмотрена возможность ввода данных в эти поля без открытия справочника: для этого в наберите в поле первые несколько букв, по которым следует искать данные в справочнике, и нажмите комбинацию клавиш <Ctrl + K>. В результате описанных действий на экране отобразится список доступных элементов справочника, начинающихся с указанной комбинации букв. Выберите из списка нужный элемент и нажмите клавишу <Enter>.

Поле Тема должно содержать краткое и понятное описание документа, которое (вместе с номером карточки) будет отображаться в дайджесте.

Внимание

Пользователь может проверить правильность написания текста, введенного в поле Тема или в описываемое далее поле Содержание, установив курсор в нужное поле и нажав кнопку <F7> или сочетание клавиш <Alt+F7>. Проверка производится средствами MS Word в соответствии с правилами языка, установленного в окне Язык и региональные стандарты панели управления (Пуск > Панель управления > Язык и региональные стандарты); при обнаружении ошибки на экране появляется окно Правописание с предлагаемыми вариантами исправления.

Вид документа выбирается в диалоговом окне Выбор вида документа, раскрывающемся при нажатии кнопки (если для входящих документов в Справочнике типов определен вид документа по умолчанию, то это поле заполняется автоматически при открытии карточки, которая, конечно, соответствует описанию в справочнике типов, однако значение этого поля можно изменить). Следует отметить, что при выборе вида входящего документа некоторые поля вкладки Основная (а также какие-либо вкладки полностью) могут оказаться скрытыми, в зависимости от описания карточки выбранного вида в справочнике типов. При нажатой кнопке в этом поле отображается расположение выбранного вида документа в дереве справочника типов.

Поле Получатели может принимать несколько значений одновременно. Чтобы указать получателей документа, нажмите кнопку со стрелкой рядом с полем Получатели и в открывшемся диалоговом окне Выбор сотрудника укажите сотрудника (сотрудников) организации одним из следующих способов:

• введите в поле Быстрый поиск первые несколько букв фамилии получателя документа и нажмите сочетание клавиш <Ctrl + K> или кнопку со стрелкой , расположенную рядом с этим полем, а затем выберите из предложенного списка нужного сотрудника и нажмите кнопку ;
• нажмите кнопку , в открывшемся окне (рис. 4.2) выделите запись о сотруднике, которому предназначается документ, и дважды щелкните по ней левой кнопкой мыши или нажмите на панели инструментов кнопку Выбрать .

Флажок напротив фамилии одного из сотрудников приводит к его выделению в карточке документа жирным шрифтом, а также — если номера входящих документов (или документов регистрируемой разновидности) выбираются в соответствии с полем Получатели, — выбору номера документа из диапазона номеров, зарезервированных для отмеченного сотрудника.

Порядок следования фамилий сотрудников в карточке документа совпадает с порядком их перечисления в окне Выбор сотрудника, и только фамилия сотрудника, отмеченного флажком, ставится первой.

Кнопка позволяет удалить ошибочно указанного получателя из списка, а кнопки со стрелками и  — изменить порядок следования получателей.

Рис. 4.2. Справочник сотрудников в режиме «выбор элемента»

Примечание

Если в справочнике отсутствуют данные, необходимые для регистрации документа, обратитесь за помощью к администратору системы.

В поле Входящий номер вносится явным образом (для этого пользователь должен обладать достаточными правами) или получается из нумератора (этот способ предпочтительней с точки зрения единообразия номеров) номер документа, принципы получения которого опишем подробно.

Обычно для выдачи номера используется нумератор подразделения (для входящего документа — нумератор подразделения получателя) или нумератор для вида документа; в случаях, когда могут быть использованы оба эти нумератора, то действующий определяется в поле Нумератор по умолчанию справочника настроек делопроизводства. Если в справочнике типов определен собственный сценарий генерации номера для пользовательского вида документа, то в любом случае номер документу будет выделен по сценарию.

На присвоение или изменение номера документа могут повлиять следующие настройки, сделанные в справочниках:

• в справочнике типов при настройке полей карточки:
• • установленный при настройке поля Номер зафиксирован флажок Значение по умолчанию фиксирует выданный из нумератора по виду документа номер и в дальнейшем делает невозможным его изменение;
  • установленный при настройке поля Полный номер документа флажок Только для чтения делает невозможным в документах настраиваемого вида ввод номера вручную;
• в справочнике настроек делопроизводства:
• • флажок Автоматически фиксировать номер после выдачи автоматически закрепляет (фиксирует) за документом присвоенный номер без возможности дальнейшего изменения (например, при смене получателя или типа документа);
  • установка флажка Выдавать номер только при сохранении документа задерживает присвоение документу номера согласно действующему нумератору вплоть до нажатия на панели инструментов карточки кнопки Сохранить или закрытия карточки с сохранением данных.

Таким образом, при наличии в действующем нумераторе свободных доступных номеров, после заполнения необходимых для выдачи номера полей (в зависимости от используемого нумератора это могут быть поля Получатели или Вид документа) в поле Входящий номер автоматически появятся номер, префикс и суффикс документа. После сохранения карточки документа этот номер будет заблокирован, и его невозможно будет присвоить никакому другому входящему документу. Если флажок Выдавать номер только при сохранении документа установлен, то номер будет выдан при сохранении карточки или может быть получен нажатием кнопки Выделить номер, расположенной рядом с полем.

Примечание

Если номер документа не зафиксирован, то он будет изменяться при изменении значения влияющего на него поля; при этом в соответствии с настройками действующего нумератора могут изменяться префиксы и суффиксы.
Если номер документа зафиксирован, то:

• при доступном для редактирования поле Входящий номер изменение значения влияющего на номер поля не изменяет сам номер, но может изменить его префиксы и суффиксы в соответствии с настроенным нумератором.
• при не доступном для редактирования поле Входящий номер при создании документа или его сохранении номер будет выдан, но для того, чтобы в полном номере учитывались настроенные префиксы и суффиксы видов документов, подразделений, дел и папок, необходимо в настройках делопроизводства установить флажок Выдавать номер только после сохранения. При этом важно перед сохранением документа заполнить все поля, необходимые нумератору для формирования полного номера, так как после сохранения документа номер уже будет нельзя изменить.

Чтобы присвоить документу другой номер (если только он не зафиксирован), удалите Входящий номер нажатием кнопки , а затем нажмите кнопку Выделить номер для присвоения документу другого номера из соответствующего нумератора. Кроме того, номер документа можно ввести вручную. Чтобы закрепить за документом номер без возможности дальнейшего изменения (например, при смене получателя или типа документа), нажмите кнопку Не изменять номер .

Поле Исполнители, как и поле Получатели, может содержать несколько значений одновременно, которые выбираются из справочника сотрудников аналогичным образом (см. выше).

Чтобы изменить дату и время в полях Зарегистрирован и Входящий от, воспользуйтесь клавиатурой или щелкните по стрелке с раскрывающимся списком в этом поле и установите дату с помощью календаря.

В поле Зарегистрировал по умолчанию указывается сотрудник, регистрирующий документ, однако значение этого поля можно изменить, выбрав другого сотрудника из справочника сотрудников.

В раскрывающемся списке поля Состояние можно указать текущую стадию работы с документом, выбираемую из справочника типов.

Во вторую секцию вкладки Основная — Содержание — вносятся регистрационные данные документа в организации, из которой он поступил:

1. Исходящий номер, который был присвоен ему отправителем (контрагентом) при отправке из сторонней организации.
2. В поле От указывается дата регистрации документа в издавшей его организации, которая по умолчанию совпадает с датой создания карточки. Чтобы изменить эту дату, установите в поле флажок, и оно станет доступным для редактирования. Дату регистрации документа можно также установить с помощью календаря, открывающегося при нажатии на стрелку в этом же поле.
3. В поле Отправитель указывается имя отправителя документа, которое выбирается из справочника контрагентов или вводится вручную. Для вызова диалогового окна выбора отправителя (рис. 4.3) нажмите расположенную справа от этого поля кнопку с многоточием .

Рис. 4.3. Окно Выбор отправителя

• Для выполнения автоматического поиска отправителя из числа представленных в справочнике выберите из выпадающего списка поля Категория поиска соответствующую категорию (Организации/подразделения или Сотрудники) и введите в поле Строка поиска первые буквы, по которым следует осуществлять поиск; нажмите кнопку Искать. Из отобранного списка, появившегося в области Результаты поиска, выберите организацию или сотрудника сторонней организации, отправившего документ, и дважды щелкните мышью по соответствующей строке. Основную информацию об организации/подразделении и сотруднике можно просмотреть при помощи соответствующих команд контекстного меню.
• После выбора организации (или ее сотрудника) остальные поля документа (название организации, название подразделения, адрес электронной почты и телефон) будут автоматически заполнены данными, содержащимися в Справочнике контрагентов, однако могут быть изменены пользователем.

4. Заполнение поля Контактное лицо осуществляется аналогично полю Отправитель (см. выше).

Совет

Поле Контактное лицо превалирует над полем Отправитель, следовательно выбор значений для автоматического заполнения полей Телефон, Электронная почта, Подразделение сначала производится из данных, относящихся к Контактному лицу, а при их отсутствии — из данных, относящихся к Отправителю.

Для добавления в карточку дополнительных сведений или комментариев к документу заполните поле комментария (большое поле справа в секции Содержание, см. рис. 4.1). Чтобы отредактировать содержание документа в отдельном окне, дважды щелкните левой кнопкой мыши по этому полю.

Выберите в поле Контролер из справочника сотрудников лицо, которое будет осуществлять общий контроль карточки; при необходимости установите Дату контроля.

Заполните поле Реквизит, если требуется указать какие-либо особые сведения о документе, не отраженные в других полях карточки документа.

При наличии на документе грифа (Конфиденциально, Секретно и др.), а также в других случаях, предусмотренных внутриорганизационным регламентом, установите флажок Конфиденциально.

Третья секция вкладки Основная карточки входящего документа — Хранение — содержит сведения относительно хранения документа, по которому заведена карточка. В эту часть заносятся данные о количестве листов в документе, типе доставки документа и папке (деле), в которые подшит документ:

1. Для бумажного документа в поле Количество листов введите количество листов документа. Если у документа есть приложения, укажите в поле В приложении количество листов приложения.
2. Выберите из раскрывающегося списка Тип доставки способ, с помощью которого документ был доставлен в организацию. Типы доставки документов перечисляются в справочнике типов администратором.
3. Папку, в которую подшит бумажный вариант документа, можно указать в поле Подшит в папку. Для этого нажмите кнопку с многоточием , расположенную рядом с этим полем. В открывшемся диалоговом окне Выбор папки (рис. 4.4) выберите нужную папку двойным щелчком или щелкните по ней левой кнопкой мыши и нажмите кнопку Выбрать ; при этом поле Подшит в дело будет заполнено автоматически. В случае ошибочного ввода или при перемещении бумажного документа в другую папку для удаления значения из поля Подшит в папку нажмите кнопку с крестом , расположенную рядом с ним. После этого при необходимости укажите другую папку, в которую документ будет подшиваться (или уже подшит).

Рис. 4.4. Справочник номенклатуры дел в режиме «выбор элемента»

4. Если поле Подшит в папку (см. предыдущий пункт) не заполнено, укажите, в какое дело подшит бумажный документ. Для вызова диалогового окна Выбор дела нажмите кнопку с многоточием рядом с полем Подшит в дело. Выберите в этом окне двойным щелчком или щелкните по ней левой кнопкой мыши и нажмите кнопку Выбрать .
5. Чтобы сохранить изменения в карточке входящего документа нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов.

При необходимости в карточку документа могут быть добавлены источники информации, связанные с данным документом: файлы и ссылки на другие карточки, задания по исполнению документа и др. Подробнее об этом см. в следующем разделе.

Примечание

Если изменения, внесенныые в карточку документа, не были сохранены, при закрытии карточки появится соответствующее предупреждение. В этот момент карточку можно сохранить, не сохранить или продолжить ее редактирование.

Совет

При одновременной регистрации нескольких входящих документов вместо кнопки Сохранить воспользуйтесь кнопкой Сохранить и cоздать на панели инструментов карточки входящего документа.
При этом зарегистрированный документ будет сохранен и закрыт, а на экране появится чистая карточка входящего документа того же вида, что и зарегистрированная (если была нажата кнопка со стрелкой и выбрана опция Сохранить и создать с тем же видом) или карточка входящего документа документа без указания вида (если была нажата сама кнопка или из списка кнопки со стрелкой выбрана опция Сохранить и создать).

Если предполагается сканирование (и, возможно, распознавание) бумажной версии входящего документа с последующим присоединением электронной версии к карточке документа, на бумажном документе следует напечатать штрих-код; для этого вставьте первый лист бумажной версии документа в принтер и нажмите на панели инструментов карточки кнопку Печатать штрих-код документа .