Управление электронными документами

 

Работа с электронными документами

 

Скрытые версии

При создании версии и позднее, в окне состояния документа, для версии можно установить признак «Скрытая». Если такой признак установлен, то версия является скрытой.

Скрытые версии, в отличие от других версий документа, доступны только пользователям, имеющим права на изменение документа.

Если пользователю назначены права только на просмотр, то скрытые версии он не увидит, и не сможет выполнить с ними никаких действий.

Если у документа все версии являются скрытыми, то пользователь, имеющий права только на просмотр, будет видеть ссылку на документ, но открыть текст для просмотра не сможет. При попытке открытия будет появляться информационное сообщение:

Скрытые версии удобно использовать в следующих ситуациях:

1.      Документ имеет большое количество версий, часть которых уже не актуальны, но нужны для истории. Если для неактуальных версий установить признак «Скрытая», то пользователям, имеющим права только на просмотр, будут доступны только актуальные версии.

2.      При необходимости скрыть неподписанную версию, которая находится в разработке.

3.      При необходимости скрыть версию к документу с конфиденциальной информацией.

 

 

См. также:

·         Общие сведения;

·         Состояние версий;

·         Порядок создания версии;

·         Порядок удаления версии документа;

·         Условия доступности функций создания и удаления версий;

·         Особенности работы с документами, имеющими несколько версий.