Управление электронными документами

 

Работа с электронными документами

 

Порядок восстановления документа

При каждом входе в систему на компьютере пользователя автоматически проверяется наличие локальных копий. Если обнаружена локальная копия хотя бы одного документа, то открывается окно «Восстановление документов»:

В основной части окна отображается информация обо всех найденных локальных копиях: имя файла, номер версии документа, время изменения локальной копии, время изменения текста в хранилище данных и т.п.

Если при входе в систему открылось окно «Восстановление документов», то для каждой локальной копии сделайте следующее:

1.      Выделите локальную копию.

2.      Проверьте актуальность текста локальной копии. Для этого используйте следующие возможности:

·         прочитайте рекомендации во встроенной подсказке;

Если рекомендуется удалить локальную копию, значит, текст в хранилище данных изменялся после того, как была создана локальная копия.

Если рекомендуется восстановить документ из локальной копии, значит,  текст в хранилище не изменялся после того, как была создана локальная копия.

·         откройте и посмотрите текст локальной копии. Для этого выберите пункт меню Файл/Открыть копию. Откроется текст локальной копии в приложении-редакторе;

3.      Если текст локальной копии более актуальный, чем текст документа в хранилище данных, то восстановите документ из локальной копии. Для этого:

·         выберите пункт меню Файл/Восстановить. Откроется окно «Подтверждение»:

·         нажмите на кнопку ОК.

В результате содержимое локальной копии будет перенесено в базу данных системы DIRECTUM. Локальная копия будет удалена.

4.      Если текст документа в хранилище данных более актуальный, чем текст локальной копии, то удалите локальную копию документа. Для этого:

·         выберите пункт меню Файл/Удалить копию. Откроется окно «Подтверждение»:

·         нажмите на кнопку ОК.

В результате локальная копия будет удалена и ее нельзя будет восстановить.

5.      Если нет уверенности в том, какой текст более актуальный, то сохраните локальную копию на диск. Для этого:

·         выберите пункт меню Файл/Сохранить копию. Откроется стандартный диалог сохранения файла в операционной системе Windows;

·         сохраните файл с локальной копией в какое-либо место на диске, например, в папку «Мои документы».

В этом случае после входа в систему можно будет посмотреть историю изменений документа и сравнить текст локальной копии с текстом документа в хранилище данных. Если текст локальной копии окажется более актуальным, то его можно будет импортировать в систему.

После того, как будут обработаны все локальные копии, закройте окно «Восстановление документа». Для этого выберите пункт меню Файл/Выход. Откроется проводник системы.

 

 

См. также:

·         Общие сведения;

·         Актуальность локальной копии;

·         Условия доступности функции восстановления документа.