Navigation:  4. Обязанности администратор системы > 4.5. Создание шаблонов визирования типовых документов

Администратор системы заполняет таблицу шаблонов визирования типовых документов (последовательность визирования типовых документов организации).

Визировать документы могут только руководители рабочих групп.

При удалении руководителя рабочей группы, его имя удаляется из шаблонов пользовательских и шаблонов администратора. В случае если сотрудник руководит одной или несколькими рабочими группами и все его группу передают другому руководителю, то его фамилия в пользовательских и административных шаблонах заменяется на фамилию вновь назначенного руководителя группы.

Для вызова формы ввода шаблонов необходимо в программе «Администратор» выбрать меню «Управление» и «Шаблоны». Форма введения шаблонов представлена на рис. 4.5.1

Рис. 4.5.1 Форма ввода шаблонов для визирования типовыхдокументов.

 

В левом нижнем углу расположены кнопки добавления и удаления наименования шаблонов визирования, а в правом – добавление и удаления лиц, визирующих документ. Порядок следования документа в организации соответствует порядку визирования документа. Необходимо заполнить наименование шаблонов, список визирующих документ лиц и указать содержание визы. Все поля формы обязательны для заполнения. В форме могут быть отредактированы следующие поля: «Шаблон», «Описание», «Что делать?». Результаты редактирования шаблона могут быть сохранены нажатием кнопки «Закрыть» (сохранение с закрытием формы), или нажатием кнопки "Подтвердить редактирование".

Форма добавления сотрудников в список визирующих из числа руководителей групп представлена на рис. 4.5.2.

Рис. 4.5.2. Форма добавления сотрудников список визирующих.

 

В организациях с большим количеством сотрудников можно воспользоваться «Фильтром», позволяющем разделить сотрудников по департаментам. Выбрать всех сотрудников принадлежащих к одному департаменту можно нажатием кнопки с тремя точками в правом углу поля «Департамент». Если количество сотрудников в списке невелико, то их выбор можно упростить сортировкой по следующим полям:

Отсортировать данные можно, установив «мышку» на заголовок соответствующего столбца и нажав левую клавишу.

Администратор может и должен быть руководителем и участником рабочих групп. Через свою рабочую группу администратор должен доводить до сведения заинтересованных лиц данные, отражающие эффективность работы системы документооборота и степень загруженности участников документооборота.