Navigation:  4. Обязанности администратор системы > 4.4. Создание роли «Секретаря».

Администратор системы назначает руководителя группы, отвечающего за внешние контакты организации и выполняющего обязанности секретаря. Секретарь регистрирует входящую и исходящую корреспонденция в системе документооборота и традиционных журналах регистрации корреспонденции, присваивает идентификационные номера корреспонденции. Он заполняет данные о внешних контактах и вносит информацию в справочные таблицы, которые доступны только секретарю. В справочные таблицы заносится информация о сторонних организациях, авторах и адресах внешних корреспондентов, видах доставки корреспонденции и грузов. Для заполнения информации о внешних контактах организации секретарь использует раздел меню «Внешние документы» в программе «Администратор». Внешний вид меню представлен на рис. 4.4.1.

Рис. 4.4.1 Меню для ввода данных о сторонних контактах
организации и формах их поддержания.

Секретарь системы должен быть участником тех рабочих групп, руководителям которых он должен передавать входную корреспонденцию. В случае если руководитель группы хочет ограничить доступ секретаря к рабочим документам группы, он может организовать отдельную рабочую группу для входных документов, где будет участником только секретарь. Секретарь должен руководить рабочей группой, участники которой имеют право отсылать корреспонденцию от имени организации.