Navigation:  4. Обязанности администратор системы > 4.2. Заполнение справочных таблиц. > 4.2.3. Заполнение справочной таблицы «Виды документов».

Администратор, руководствуясь регламентом организации, заполняет справочную таблицу «Виды документов». Примерами видов документов могут быть входные и выходные письма, договора, заказы, приказы по подразделениям, чертежи, и т.д. Внешний вид формы для заполнения таблицы «Виды документов» представлен на рис. 4.2.3.1.

 

Рис. 4.2.3.1. Форма ввода видов документов, присутствующих
в системе документооборота.

В нижней части формы имеется поле для быстрого поиска. Поиск уточняется после введения в поле данных каждого дополнительного символа. Внизу формы имеются кнопки управления, которые выполняют следующие функции:

1.         Добавить вид документа;

2.        Удалить вид документа;

3.        Сделать отчет о владельцах документов выделенного вида;

4.        Подтвердить результаты редактирования;

5.        Закрыть форму без подтверждения результатов редактирования.

Время хранения вида документа в системе электронного документооборота указывается в годах и заносится в правый столбец формы в виде целых чисел. Это поле не обязательное к заполнению. Дата ответа на документ указывается в днях (по необходимости). В столбце «Ответ», выделяются типы документов, которые могут быть ответом на внешний документ.