|
|
|
Папки с документами в системе документооборота являются виртуальными, (все документы хранятся внутри файла базы данных). Документы, хранящиеся в виртуальной папке, можно выгрузить в виде отдельных файлов в указанную папку рис. 1.6.3.1.
Рис.1.6.3.1. Форма экспорта документов из
системы документооборота.
В форме нужно указать путь, куда будут записаны файлы из виртуальной папки системы документооборота в реальную папку на диске. Необходимо также указать наименование файла, представленного в формате XML, для вывода реквизитов экспортируемых документов.
Пример файла описания реквизитов документа.
|
|
Система документооборота выводит в указанную папку два файл описания реквизитов документов. Первый файл имеет наименование «имя.out.xml», второй - «имя.out.sig». Один из указанных файлов содержит реквизиты документов и цифровые подписи выводимых документов. Другой файл содержит цифровую подпись файла реквизитов. Наличие двух указанных файлов предотвращает возможность редактирования самих документов и их реквизитов вне предела системы документооборота. Документы и все их реквизиты можно вернуть из архива в базу данных с помощью операции импорта.
Можно провести и обратную операцию. Электронные документы, хранящиеся в виде отдельных файлов, можно загрузить в виртуальную папку системы документооборота.
В версии программы "Platinum" существует возможность ввода документов с сохранением структуры каталогов. Ограничение на глубину вложенных папок соответствует требованием, предъявляемым к операционной системе Windows XP. Длина пути к каталогу не должна превышать 256 символов.
Пакетный ввод документов в «NetDocs 6.0.» осуществляется последовательным выбором команд «Работа с папкой» → «Импорт каталогов с документами». После выбора каталога, который необходимо ввести в систему документооборота, будет выведена форма, представленная на Рис.1.6.3.2.
Рис.1.6.3.2. Форма задания параметров пакетного
ввода документов.
«Проверить тип перед вставкой» проверяет и вносит соответствующую запись в протокол об успешной вставки документа в систему. В случае если тип вводимого документа не прописан в системе, его вставка будет проигнорирована.
Опция «Рекурсивный обход» доступна в версии «Platinum» и позволяет ввести в систему документооборота данные, расположенные в сложной структуре каталогов операционной системы.
«Пере генерировать код» позволяет автоматически присваивать регистрационный код вводимому документу.
Формат описания данных при пакетном вводе - выводе представлен в Приложении Б.