1.4. Выдача заданий на разработку документа участнику рабочей группы

Руководитель группы может давать задания участникам рабочей группы на разработку документов и, определив его наименования, устанавливать сроки выполнения. Перед выдачей задания можно ознакомиться с текущей загрузкой участников рабочей группы. Для этого необходимо щелкнуть кнопкой мыши по строке в дереве «Участники группы» рис. 1.4.1.

Рис. 1.4.1 Форма текущей загрузки участников рабочей группы.

В строке «Документов» указано количество документов, находящихся в работе у сотрудника в данный момент. Это число документов состоит из всех работ, которые ему назначены, без учёта времени их выполнения. Загруженность сотрудника в данное конкретное время можно просмотреть в табличной или графической форме. На рис.1.4.1. представлена табличная форма начала и окончания работ сотрудника.

Графическое представление этой информации можно просмотреть, перейдя на закладку «График»

Рис.1.4.2. Графическое представление работ, числящихся за сотрудником.

Вертикальной красной линией отображена текущая дата. Работу числятся за исполнителем до тех пор, пока они не будут приняты заказчиком.

В строке «Участник» указано в скольких рабочих группах он принимает участие. Участник рабочей группы может выполнять задания, полученные от различных руководителей групп. Ориентируясь на информацию о загруженности сотрудника в данный момент, можно повысить вероятность своевременного выполнения, им полученного задания. Назначение кнопок представлено в         таблице 1.4.1.

Для назначения нового задания необходимо активировать фрагмент «дерева» «Для обработки», представленный на рис 1.4.2.

Рис.1.4.3. Панель работы с выданными заданиями.

В верхней части панели выводится наименование группы, количество участников группы с учетом руководителя, количество групповых документов и их суммарный объём. Срок, отведенный на выполнение работы, определяются в днях, но могут задаваться и в часах и минутах рис. 1.4.2.

        Назначение кнопок на панели управления заданиями

Удаление сотрудников возможно только, если время работы ещё не началось, или уже закончилось.

Форма заполнения данных для нового задания представлена на рис.1.4.4.

Рис. 1.4.4 Форма определения работы и сроков её выполнения.

Сроки выполнения работ устанавливаются в сутках, но можно отредактировать дату исполнения работы с точностью до минут. Зарегистрировав работу в системе, необходимо назначить исполнителя.

Для выполнения зарегистрированной работы необходимо назначить исполнителей. Для этого необходимо воспользоваться пиктограммой «Добавить исполнителя». Форма назначения исполнителя на выполнения работы представлена на рис. 1.4.5.

Рис. 1.4.5 Форма назначения исполнителя задания.

В форме имеются поля планового начала и окончания работы.

Вид формы задания на компьютере исполнителя представлен на рис. 1.4.6. Для получения на экране формы «Входящее задание» «Входящие», «Для обработки», система выдаст фамилию, имя и отчество заказчика работы. После активации заказчика работы, система выдаёт задания в правой верхней части экрана. Для получения формы «Входящее задание» необходимо установить курсор на конкретном задании и щелкнуть два раза левой кнопкой «мыши». Форма содержит наименование задания, дату планового начала и окончания работы, количество дней, оставшихся для выполнения работы. Результатом выполненной работы служит итоговый рабочий документ, который необходимо подключить к заданию. Документ для подключения должен находиться в личных папках пользователя. Рекомендуется в начале выполнения работы итоговый документ поместить в «Личные документы».

Рис. 1.4.6. Форма получения задания исполнителем.

Для подключения разработанного итогового документа необходимо нажать с помощью кнопки «мыши» на пиктограмму кнопку «Подключить». Чтобы подключить итоговый документа, находящийся в «Рабочие» документах, необходимо выделить его с помощью «мыши» и нажать кнопку «ОК» «Отключить». Эта кнопка позволяет отключить итоговый документ от задания. При отключении итогового задания протокол работы над предыдущим заданием уничтожается. Форма для подключения итогового документа представлена на рис. 1.4.7.

Рис. 1.4.7 Форма подключения итогового документа к заданию.

После подключения документа необходимо нажать кнопку «Я сделал» и сопроводить итоговый документ комментарием.