Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов. То есть если пользователь введен в Систему с ролью «Сотрудник канцелярии», он сможет создавать входящие письма.

Для создания нового документа «Входящее письмо» выполните следующие действия:

n   Выберите папку «Входящие».

n   нажмите  (Создать) на панели инструментов, в результате появится карточка нового документа «Входящее письмо»:

Рис. 98 — Карточка документа «Входящее письмо»

n   Заполните обязательные поля «Корреспондент», «Индекс документа», «Дата создания» в соответствии с оригиналом входящего письма. Если Вы введете данные в поле «на №», Система попытается найти документ «Исходящее письмо», которое было зарегистрировано под этим номером. Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке «Связанные документы».

n   Сохраните изменения.

Если входящее письмо пришло к Вам в электронном виде, Система позволяет создать новый документ «Входящее письмо» с помощью простого перетаскивания электронного письма из папки «Входящие» в папку «На регистрацию». Система автоматически создаст новое входящее письмо. Текст письма присоединится к созданному документу в виде вложенного текстового файла.

Если Ваша Система позволяет обрабатывать письма НБУ (опция для банков), электронные письма от НБУ конвертируются в документы вида «Входящее письмо» по определенным правилам, далее они автоматически попадают в папку «На регистрацию».

Если входящая электронная почта содержит вложенный XML-файл, который был создан во время отправки исходящего письма другим сервером FossDoc, то в новом входящем письме автоматически будет заполнено поле «Корреспондент», «Дата поступления», а также возможно и некоторые другие поля, которое были заполнены в оригинальном исходящем письме. Зайдите в папку «На регистрацию» и откройте новое письмо, поступившее в нее. Для регистрации нажмите кнопку  (сохранить изменения). При этом будет автоматически заполнено поле «Индекс поступления» (если настроена автонумерация документов в подразделении).