Настройка параметров работы с файлом, включенным в карточку документа

Параметры работы с файлом, включенным в карточку документа, определяют возможности дальнейшей работы с ним, а также включают некоторую справочную информацию. К этим параметрам относятся:

• права на редактирование, блокировку, удаление связанного файла;
• способ нумерации новых версий файла: автоматический, ручной или же новые версии не нумеруются и сохраняется последняя из них;
• необходимость комментария при сохранении;
• возможность приведения в соответствие значений полей карточки (как основных, так и пользовательских) и свойств включенного в нее файла;
• адрес локальной копии файла;
• дата изменения и размер.

Для изменения параметров работы с файлом, включенным в карточку документа, выполните следующие действия:

1. Откройте карточку, содержащую файл, и перейдите на вкладку Документы и ссылки.
2. Выделите нужный файл в списке файлов, связанных с карточкой, щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Свойства.

Рис. 6.4. Настройка свойств файла

3. Настройте доступ к файлу, установив необходимые флажки: Разрешено изменение, Разрешена блокировка, Разрешено удаление.
4. Нажмите кнопку с многоточием и выберите в открывшемся окне тип поддержки версий файла (Нет, Автоматическое создание версий, Ручное создание версий).
5. Установите флажок Необходим комментарий при сохранении, для того чтобы в момент сохранения файла на экране появлялось диалоговое окно для ввода комментариев (по содержанию файла, процессу исполнения и произведенным изменениям).
6. При установленном флажке Запретить изменение текущей версии в окне, отображающем весь список версий файла (рис. 6.5), опция Сделать текущей контекстного меню версии становится не доступной.

Примечание

Отметим, что аналогичный флажок присутствует в справочнике типов в диалоге создания нового вида карточки документа. Если флажок в справочнике типов установлен, то он автоматически выставляется в свойствах всех файлов, прилагаемых к вновь создаваемым документам данного типа, и не может быть снят в окне свойств файла.

7. Флажки группы Синхронизация полей карточки и свойств файла позволяют приводить в соответствие значения полей карточки, отображаемых на вкладке Основная, и свойств включенного в него файла, задавая направление синхронизации: Из карточки в файл, Из файла в карточку или в обе стороны. Процесс осуществляется между полями карточки документа и свойствами присоединенного к ней файла, имеющими одинаковые названия, причем передача значений из карточки в файл происходит при открытии файла, а из файла в карточку — при сохранении карточки.
8. Флажки следующей группы — Синхронизация свойств карточки и свойств файла — позволяют синхронизировать значения пользовательских полей (свойств) карточки, отображаемых на вкладке Свойства, и свойств включенного в нее файла; синхронизация производится аналогично предыдущему случаю.

Примечание

При синхронизации свойств типа Строка в свойство файла передается значение длиной не более чем 255 символов (данное ограничение обусловлено особенностями приложения Word).
При синхронизации свойств типа Дата, Дата и Время, Время в свойство файла передается значение типа Дата.
Передача свойства любого типа с атрибутом Коллекция производится только из карточки документа в прикрепленный к ней файл.
Синхронизация свойства типа Картинка со свойствами файла не производится.

9. Установите флажок Открывать файл при открытии карточки, для того чтобы при открытии карточки документа кроме нее открывался и настраиваемый файл (данная настройка приоритетна перед аналогичной настройкой вида документа в справочнике типов, используемой по умолчанию).
10. Поля Локальная копия, Дата изменения и Размер доступны только для просмотра. Если файл открыт для редактирования, в поле Локальная копия отображается адрес локальной копии файла, создаваемого карточкой документа для временного хранения изменений в файле (аналогично временным файлам Microsoft Word).
11. Чтобы сохранить изменения и закрыть окно, нажмите кнопку OK, для закрытия окна без сохранения изменений нажмите кнопку Отмена.

Примечание

При синхронизации полей карточки документа, отображаемых на вкладке Свойства со свойствами включеннного в нее файла, значения дочерних свойств изменены не будут.

Для синхронизации пользовательских полей (свойств) карточки документа, расположенных на вкладке Свойства со свойствами включенного в нее файла необходимо, чтобы они имели одинаковые названия. Значения полей и свойств с различающимися названиями не синхронизируются, а сами поля не добавляются ни в карточку, ни в файл. При этом при передаче значений сложных свойств (например, сотрудник, контрагент, состояние) необходимо учитывать следующее:

• в совпадающие по названию свойства передается идентификатор значения;
• передача отображаемого значения свойства производится только из карточки документа в файл; свойства для хранения отображаемых значений создаются в файле автоматически после его открытия из карточки документа (перед названием свойства файла, хранящего отображаемое значение, появляется символ #, что приводит к преобразованию содержащегося в свойстве карточки значения в строку и передаче этой строки в файл в качестве значения свойства).

Для синхронизации полей карточки документа, расположенных на вкладке Основная, и свойств включенного в нее файла необходимо, чтобы названия свойств файла соответствовали указанным в документе «Описание полей стандартных карточек» в столбце «Псевдоним», при этом перед названием поля следует поставить символ, указывающий направление синхронизации свойств: $ — двусторонний обмен, @ — из карточки в файл. Для полей, содержащих ссылочные значения, необходимо учитывать следующие дополнительные условия:

• передача отображаемых значений ссылочных полей производится только из карточки документа в файл;
• свойство файла должно иметь название, приведенное в документе «Описание полей стандартных карточек»;
• для передачи в свойство файла идентификатора значения поля, допускающего ввод только одного значения, перед его названием следует поставить символ $;
• символ @ перед названием свойства файла приведет к преобразованию содержащегося в поле карточки значения (если поле допускает ввод только одного значения) в строку и передаче этой строки в файл в качестве значения свойства.

В таблице 6.1 приведены названия, которые следует давать свойствам файла для синхронизации их значений с полями вкладки карточек документов Основная, допускающими ввод нескольких значений (если поле содержит несколько значений, они будут разделены точкой с запятой).

Таблица 6.1. Названия свойств файла для синхронизации с полями вкладки Основная карточки документа, допускающими ввод нескольких значений