Карточка архивного документа

Карточка архивного документа предназначена для регистрации документов, не требующих дальнейшей обработки. Карточки архивных документов организуются в архив документов, который, так же как и бумажный, должен храниться в течение определенного периода времени. В соответствии с функциями архивного документа, его карточка обеспечивает следующие возможности:

Рис. 4.8. Вкладка Основная карточки архивного документа

Вкладка карточки Основная архивного документа включает три секции:

В секции Регистрация должны быть заполнены поля, необходимые для регистрации документа. По умолчанию даты регистрации и отправки документа, а также имя пользователя, зарегистрировавшего документ, соответствуют текущей дате и имени пользователя, однако эти значения могут быть изменены.

Примечание

Архивному документу присваивается номер в соответствии с теми же принципами, что и входящему документу, с той только разницей, что в качестве нумератора подразделения выступает нумератор подразделения владельца документа (занесен в поле Принадлежность документа).

В поле Содержание желательно указать краткое содержание архивного документа, а в поле Реквизит — особые сведения о документе, не отраженные в других полях карточки документа. Флажок Конфиденциально устанавливается в случае наличия у документа соответствующего грифа.

Внимание

Пользователь может проверить правильность написания текста, введенного в поля Тема и Содержание, установив курсор в нужное поле и нажав кнопку <F7> или сочетание клавиш <Alt+F7>. Проверка производится средствами MS Word в соответствии с правилами языка, установленного в окне Язык и региональные стандарты панели управления (Пуск > Панель управления > Язык и региональные стандарты); при обнаружении ошибки на экране появляется окно Правописание с предлагаемыми вариантами исправления.

Третья секция вкладки Основная карточки архивного документа — Хранение — содержит сведения относительно хранения документа:

Совет

При одновременной регистрации нескольких архивных документов вместо кнопки Сохранить воспользуйтесь кнопкой Сохранить и cоздать на панели инструментов карточки.
При этом зарегистрированный документ будет сохранен и закрыт, а на экране появится чистая карточка архивного документа того же вида, что и зарегистрированная (если была нажата кнопка со стрелкой и выбрана опция Сохранить и создать с тем же видом) или карточка архивного документа документа без указания вида (если была нажата сама кнопка или из списка кнопки со стрелкой выбрана опция Сохранить и создать).

Если предполагается сканирование (и, возможно, распознавание) бумажного документа с последующим присоединением полученной электронной версии к карточке документа, на его первой странице следует напечатать штрих-код; для этого вставьте лист(ы) бумажной версии документа в принтер и нажмите кнопку Печатать штрих-код документа .

См. также
  Справочник типов