Управление электронными документами

 

Работа с электронными документами

 

Порядок изменения состояния документа

Под изменением состояния документа подразумевается изменение следующих данных:

·         вида, типа карточки или стадии жизненного цикла документа;

·         состояния и какой-либо версии документа;

·         примечания к какой-либо версии.

Для того чтобы изменить вид, тип карточки или стадию жизненного цикла документа, сделайте следующее:

1.      Откройте окно «Состояние электронного документа»:

 

2.      Измените значения полей *Вид электронного документа, *Тип карточки или *Стадия жизненного цикла.

Поле *Стадия жизненного цикла доступно для изменения, если для вида документа настроена возможность ручного изменения стадии жизненного цикла. Возможность ручного изменения настраивает администратор системы в справочнике Виды электронных документов.

3.      Выберите пункт меню Файл/Сохранить.

В результате будут изменены вид, тип карточки или стадия жизненного цикла.

Для того чтобы изменить состояние версии документа, сделайте следующее:

1.      Откройте окно «Состояние электронного документа».

2.      Выделите версию в таблице версий и выберите один из следующих пунктов меню:

·         Версия/В разработке для перевода в состояние «В разработке»;

·         Версия/Действующая для перевода в состояние «Действующая»;

·         Версия/Устаревшая для перевода в состояние «Устаревшая».

В результате будет изменено состояние версии документа. При изменении состояния меняется внешний вид версии в таблице версий.

Для того чтобы изменить примечание к версии документа, сделайте следующее:

1.      Откройте окно «Состояние электронного документа».

2.      Выделите версию в таблице версий и выберите пункт меню Версия/Изменить примечание. Станет доступным для изменения поле Примечание.

3.      Измените значение поля Примечание и нажмите клавишу <Enter>.

В результате будет изменено примечание к версии.

 

 

См. также:

·         Общие сведения;

·         Условия доступности функции изменения состояния документа;

·         Просмотр схемы жизненного цикла.