Установка умолчательных и обязательных значений реквизитов РК и РКПД 

В справочнике Группы документов для каждой группы можно задать:

• рекомендуемые значения отдельных реквизитов, которые при регистрации документа будут по умолчанию устанавливаться в полях РК (РКПД, если документы данной группы могут быть зарегистрированы как проекты документов);
• перечень реквизитов РК (РКПД), требующих обязательного заполнения;
• обязательные значения некоторых реквизитов РК, которые, если их не указал пользователь, автоматически будут устанавливаться в полях РК при ее записи в БД системы в процессе регистрации документа (и при редактировании РК в режиме «зарегистрированные сегодня»). Обязательные      значения реквизитов устанавливаются только для РК документов.

При установке умолчательных значений реквизитов РК (РКПД) используются элементы справочников Грифы доступа, Виды доставки, Номенклатура дел и Подразделения. Поэтому, прежде чем приступать к вводу умолчательных значений реквизитов, требуется заполнить соответствующие справочники.

При установке умолчательных значений некоторых множественных реквизитов используются технологические списки. Например, при установке значения в поле Отметка о передаче следует указать название технологического списка, относящегося к типу Подразделения (должностные лица). На основании этого списка в РК документов данной группы будет заполняться Журнал передачи документа (в графу Держатель ЖПД автоматически будут записаны все должностные лица (подразделения), входящие в выбранный список).

Установка умолчательных и обязательных значений реквизитов РК

Порядок действий:

• В справочнике Группы документов найдите и отметьте с помощью указателя  название группы, для которой требуется задать умолчательные значения реквизитов.
• Выберите из меню Управление команду Заполнение реквизитов РК или щелкните кнопку  на панели инструментов. Откроется соответствующее окно.
  
  Окно содержит 3 закладки: По умолчанию, Обязательные и При записи. Чтобы открыть нужную закладку, щелкните мышью на ее наименовании.
• В полях закладки По умолчанию задайте рекомендуемые значения реквизитов, которые будут устанавливаться по умолчанию при регистрации РК данной группы документов. Определите правила, по которым будет происходить распределение копий и оригиналов документа при его передаче внутренним адресатам и пересылке внешним адресатам. При необходимости, данные значения реквизитов могут быть изменены.

В поле Файлы из списка выбирается файл, который будет автоматически прикрепляться к каждой РК данной группы документов. Список файлов состоит из тех файлов, которые загружены в БД системы в функции Ведение шаблонов с присвоением им категории Файлы документов. Операция загрузки файлов описана в разделе «Настройка системы» в п. «Файлы документов».

• Перейдите на закладку Обязательные и отметьте флажками те реквизиты, которые являются обязательными для заполнения. 
  
  При записи РК в БД (при сохранении РК) система будет проводить проверку указанных реквизитов и в случае отсутствия их значений, требовать их заполнения.
• Откройте закладку При записи и установите обязательные значения реквизитов и правила распределения РК по картотекам и кабинетам системы.  
  
  При записи РК в БД будет проводиться проверка реквизитов на наличие у них значений, указанных на данной закладке. В случае отсутствия обязательных значений в полях соответствующих реквизитов, они будут автоматически добавлены к тем значениям реквизитов, которые указал пользователь.
• Завершив установку умолчательных значений реквизитов, щелкните на кнопке Записать, чтобы сохранить введенную информацию.  

Установка обязательных значений реквизитов для исходящих документов

Обязательные значения реквизитов РК и правила распределения РК по картотекам и кабинетам системы задаются на закладке При записи.

Для групп исходящих документов на закладке При записи можно установить:

• В секции Переслать РК (Журнал пересылки РК) – список должностных лиц и подразделений, которым в обязательном порядке будут пересылаться РК документов текущей группы после их регистрации и редактирования в режиме «зарегистрированные сегодня».

Список нужных должностных лиц и подразделений формируется заранее в виде технологического списка, а затем название этого  списка устанавливается в поле Переслать РК (Журнал пересылки РК).

Если требуется, чтобы после регистрации документов данной группы их РК автоматически пересылались должностным лицам, указанным в поле Подписал и/или Исполнитель, установите в этой секции соответствующие флажки.  

• В секции Журнал передачи документа определяются правила заполнения ЖПД (задается список должностных лиц и подразделений, которым должны передаваться бумажные экземпляры документов текущей группы (оригиналы или копии) и, если требуется, указывается дело, в которое документы данной группы должны быть списаны).

Список требуемых должностных лиц и подразделений формируется заранее в виде технологического списка, а затем название этого списка устанавливается в поле Отметка о передаче выбором из раскрывающегося списка. 

В нижней части секции следует установить соответствующий переключатель (оригинала, копии и т.д.), определив тем самым правило, по которому будет происходить распределение копий и оригиналов документа при его передаче внутренним адресатам.

Если требуется, чтобы документы данной группы передавались всем должностным лицам и подразделениям, указанным в журнале пересылки РК, установите флажок По значению Журнала пересылки РК.

Если документы текущей группы подлежат списанию в дело, установите в поле Списать в дело реквизиты нужного дела, выбрав его из справочника Номенклатура дел (допускается выбор только открытых дел). С помощью установки одного из переключателей оригинал или копия укажите, что именно списывается в дело – оригинал документа или его копия.

• В секции Картотека регистрации задается картотека, в которой РК будет считаться зарегистрированной. 

По умолчанию в данной секции установлен переключатель Текущая картотека регистратора. Если требуется, чтобы  картотека регистрации документов данной группы была иной, установите переключатель, расположенный ниже, и в поле, соответствующем этому переключателю, укажите название нужной картотеки. Значение выбирается из списка, содержащего названия всех картотек системы.  

Если требуется, чтобы картотекой регистрации документов данной группы была картотека, в которую первой переслали РК, установите переключатель Картотека первой пересылки РК. При установке данного переключателя с помощью переключателей, расположенных в нижней части секции, требуется указать картотеку, которая будет считаться картотекой регистрации в случае, если в журнале пересылки этих документов будут отсутствовать записи о пересылке (задается текущая картотека или другая картотека системы, название которой следует выбрать из раскрывающегося списка).

• В секции Кабинет регистрации задается распределение записей об РК документов текущей группы по кабинетам системы. 

По умолчанию в данной секции установлен переключатель Текущий кабинет регистратора. Если требуется, чтобы документы данной группы после их регистрации поступали в кабинет должностного лица, стоящего первым в списке значений журнала пересылки, установите переключатель Кабинет ДЛ первой пересылки РК.

• В секции Доп. картотеки РК, расположенной в нижней части закладки При записи (чтобы получить доступ к этой секции, следует воспользоваться полосой скроллинга), можно указать дополнительные картотеки, в которые будут направляться РК документов текущей группы после их регистрации. Чтобы задать название нужной картотеки, установите первый флажок, и в поле, соответствующем этому флажку, укажите название нужной картотеки.
  
  При установке флажков По значению реквизита «Подписал» и/или По значению реквизита «Исполнитель» РК документов данной группы будут, также, поступать в картотеки должностных лиц, указанных в поле Подписал и/или Исполнитель соответственно.

• Если требуется, чтобы записи об РК документов текущей группы поступали в папку На исполнении и/или в папку В дело текущего кабинета регистратора, установите соответствующие флажки, расположенные в нижней части закладки При записи.

Установка обязательных значений реквизитов для входящих документов и писем граждан

Обязательные значения реквизитов РК и правила распределения записей об РК по картотекам и кабинетам системы задаются на закладке При записи.

Для РК входящих документов и писем граждан на закладке При записи можно установить:

• В поле Срок исп. (План. дата) – количество дней, требуемое на исполнение документов данной группы. На основании этого значения в РК устанавливается плановая дата исполнения документа (поле План). При расчете плановой даты исполнения документа значение, заданное в поле Срок исп. (План. дата), прибавляется к исходящей дате корреспондента.

• В секции Переслать РК (Журнал пересылки РК) задается список должностных лиц и подразделений, которым в обязательном порядке будут пересылаться РК документов текущей группы после их регистрации и редактирования в режиме «Зарегистрированные сегодня».

Список нужных должностных лиц и подразделений формируется заранее в виде технологического списка, а затем название этого  списка устанавливается в поле Переслать РК (Журнал пересылки РК).

Если требуется, чтобы после регистрации документов данной группы их РК автоматически пересылались должностным лицам, указанным в поле Кому, установите соответствующий флажок. При этом в секции Переслать РК (Журнал пересылки РК) станет активной кнопка Дополнительно. При щелчке на этой кнопке открывается окно, в котором можно задать дополнительные правила пересылки РК текущей группы документов.

Дополнительные правила пересылки РК будут действовать в том случае, если на закладке При записи установлен флажок По значению реквизита «Кому» (адресован), а поле Кому  останется в РК незаполненным или в поле Кому будет указано определенное значение. И для первого, и для второго случая можно определить список лиц и подразделений, которым автоматически будут пересылаться РК документов текущей группы.

Например, в окне, установлены следующие дополнительные правила пересылки РК: если в поле Кому не указано значение, РК документов данной группы будут пересылаться внутренним адресатам, включенным в технологический список «Пересылка договоров». Если же в поле Кому введено значение «Захаров», РК будут пересылаться адресатам, вошедшим в технологический список «Руководство».

Чтобы сохранить правила пересылки РК, заданные в окне Дополнительные правила, щелкните на кнопке Изменить. Произойдет возврат к окну закладки При записи.

• В секции Журнал передачи документа устанавливаются правила заполнения ЖПД (задается список должностных лиц и подразделений, которым должны передаваться бумажные экземпляры документов текущей группы (оригиналы или копии) и, если требуется, указывается дело, в которое документы данной группы должны быть списаны). 

Для групп входящих документов (писем и обращений граждан), помимо правил заполнения ЖПД,  можно установить правила передачи документов в зависимости от значения поля Кому.

Если требуется, чтобы документы данной группы передавались всем должностным лицам и подразделениям, указанным в поле Кому, установите флажок По значению реквизита «Кому» (адресован). При этом в секции Журнал передачи документа станет активной кнопка Дополнительно. При щелчке на этой кнопке открывается окно, в котором можно задать дополнительные правила заполнения ЖПД текущей группы документов (см. текущий раздел, п. 2). 

• Методика установки правил распределения РК документов по картотекам и кабинетам системы изложена в соответствующем разделе. Единственное отличие заключается в том, что для РК входящих документов и писем граждан на закладке При записи можно установить правила, по которым они будут автоматически отправляться в картотеки должностных лиц, указанных в поле Кому. Для этого в секции Доп. картотеки РК требуется установить флажок По значению реквизита «Кому» (адресован). 

Установка умолчательных и обязательных значений реквизитов РКПД

Порядок действий:

• В справочнике Группы документов найдите и отметьте с помощью указателя  название группы, для которой требуется задать умолчательные значения реквизитов.
• Выберите из меню Управление команду Заполнение реквизитов РКПД или щелкните кнопку  на панели инструментов. Откроется окно Реквизиты РКПД, соответствующее выбранной группе документов.

В отличие от окна Реквизиты РК, данное окно содержит только 2 закладки: По умолчанию и Обязательные. Чтобы открыть нужную закладку, щелкните мышью на ее наименовании.

• В полях закладки По умолчанию задайте рекомендуемые значения реквизитов, которые будут устанавливаться по умолчанию при регистрации РКПД данной группы документов, и определите правила, по которым будет происходить распределение копий и оригиналов документа при его пересылке внешним адресатам. При необходимости, в процессе регистрации и редактирования РКПД данные значения реквизитов могут быть изменены.
• Перейдите на закладку Обязательные и отметьте флажками те реквизиты, которые являются обязательными для заполнения. 

При записи РКПД в БД система будет проводить проверку указанных реквизитов и, в случае отсутствия их значений, требовать их заполнения.

• Завершив установку умолчательных и обязательных значений реквизитов, щелкните кнопку Записать, чтобы сохранить введенную информацию.