Учет поступления товаров |
Учет поступления товаров разделяется на 4 этапа: планирование потребностей в продуктах, закупка продуктов, приходование продуктов, оплата поставщику.
Учет с планированием потребностей
Механизм учета с планированием потребностей, является оптимальным способом учета, так как позволяет контролировать весь процесс от заказа до приобретения наименования товара, автоматически формировать заказы поставщикам на основе плана потребностей, предполагает контроль и анализ объемов заказов. В случае ведения учета с планированием потребностей, необходимо чтобы все заказы поставщикам были связаны с планом потребностей (план потребностей выбирается в основание заказа автоматически или вручную) и с документами прихода (заказ поставщику выбирается в основание документа прихода).
Учет без планирования потребностей
Работа с документом "Планирование потребностей" не производится.
Механизм планирования потребностей позволяет автоматизировать процессы планирования объемов закупок товаров. Расчет объемов закупок товаров производится в Плане потребностей. Исходными данными для формирования Плана потребностей служит План продаж (построенный на основе утвержденного меню и планируемого объема продаж по блюдам), Ведомости остатков(фактического остатка продуктов на складе) и предзаказы (предварительные заявки на закупку продуктов). Формирование плана потребностей производится путем внесения необходимых наименований продуктов в план. При этом в момент внесения , проверяется не включено ли это наименование в достаточном количестве в какой – либо заказ поставщику. Если данное наименование в достаточном количестве включено в какой-либо заказ поставщику , этот заказ связан с планом потребностей и еще не выполнен (не было прихода на склад), данное наименование в план потребностей не заносится. Пользователь может формировать заказы поставщику непосредственно из плана потребностей. Подробнее о работе с "Планом потребностей" см. http://www.sbis/ru
После того как сформирован План потребностей, необходимо сформировать заказы поставщикам и осуществить закупки. Заказ поставщику это заявка поставщику на отгрузку продуктов. Заказы по поставщикам создаются на основе составленного Плана потребностей – для этого план потребностей выбирается в основание заказа. Заказы могут создаваться без плана потребностей (в случае если учет ведется без использования плана потребностей). При указании в основании счета (заказа) Плана потребностей, в заказ сносятся все наименования из плана потребностей, для которых указан данный поставщик. Если наименование из плана потребностей уже было включено в заказ по какому либо поставщику в необходимом количестве, оно в заказ не выбирается. Заказы поставщикам, распечатываются и по ним выполняются закупки продуктов.
Приобретенные продукты приходуются на склад. Для оформления прихода товаров (продуктов) на склад служит "Приходная накладная". Данный документ следует создавать на основе заказа поставщику, лишь при необходимости корректируя количество и указывая себестоимость продуктов. Можно оформлять приход без использования заказов (см.выше "Способы организации учета поступления товаров") Следует отметить, что связывание плана потребностей, заказа и приходной накладной позволяет отследить историю возникновения потребности в наименовании и его закупки, что позволяет избежать дублирующих закупок, проследить динамику закупок по наименованию. Приходная накладная оформляется в реестре документов "Приходные накладные".
Оплата поставщику может производиться как за наличный так и по безналичному расчету. Оплата по безналичному расчету оформляется исходящим платежным поручением и банковской выпиской. Создание исходящего платежного поручения и банковской выписки рассмотрено в разделе "Безналичные расчеты". Оплата за наличный расчет рассмотрена в разделе "Кассовые операции". Здесь мы остановимся лишь на особенностях оформления оплаты поставщику. При оформлении платежного документа бухгалтер должен связать его с оформленной ранее приходной накладной. Если организация работает с поставщиками по схеме предоплаты, то есть, на момент формирования исходящего платежного поручения, приходного документа еще нет, следует по мере поступления документа прихода обязательно связать его со сформированным ранее платежным поручением. В этом случае будут выполнены необходимые бухгалтерские операции по зачету аванса.
Возврат товара поставщику оформляется расходной накладной. Имеет смысл в реестре расходных накладных создать раздел для возвратов поставщикам и уже в нем оформлять документы.
При оформлении возврата расходную накладную выписывайте на основании приходной накладной, которой приходовался возвращаемый товар. В Для этого, в диалоге расходной накладной в поле "По документам" следует связаться с соответствующей приходной накладной. В результате накладная заполнится наименованиями из приходной накладной. Сумму связи необходимо указать равной сумме возврата неоплаченного товара. Если же возвращается товар по полностью оплаченной накладной, то сумма связи указывается равной нулю. После этого лишние позиции вручную удаляются, а у оставшихся наименований при необходимости изменяется количество.
В качестве операции выбирается операция "Возврат поставщику ". Вид отгрузки будет поставлен автоматически правилом операций как "Возврат поставщику". В примечании к накладной можно указать причину возврата.
Отчет "Взаиморасчеты" позволяет проанализировать состояние взаиморасчетов со всеми или только выбранными поставщиками. Условия для сверки взаиморасчетов с организациями задаются в диалоговом окне "Взаиморасчеты". Диалоговое окно открывается из помощника к задаче "Бухгалтер" или "Главное меню\Отчеты\Взаиморасчеты". Подробнее о формировании отчетов в диалоговом окне "Взаиморасчеты" см. главу "Задача "Бухгалтер"" раздел "Формирование отчетов" параграф "Взаиморасчеты".
В случае если между вами и поставщиком существует взаимная задолженность, она может быть погашена оформлением документа "Взаимозачет". Взаимозачет может быть оформлен также в случае, если взамен возвращаемой вами поставщику продукции, вы получаете другую. В этом случае документ возврата и документ прихода связываются в документе взаимозачета. Работа с документом "Взаимозачет" рассмотрена в главе "Задача "Бухгалтер"" в разделе "Взаимозачеты".