Настройка раздела (папки) документов

Диалоговое окно раздела документов (папки)

Для того, чтобы добавить в реестр новый раздел документов, нажмите <Ctrl+Ins>.  В результате открывается диалог раздела документов с полями для ввода настроек.

Для того, чтобы открыть настройки раздела, который уже есть в реестре, подведите к нему курсор и нажмите <F3>.

Диалог редактирования раздела документов

В диалоге раздела документов определяются общие значения, которые по умолчанию сносятся в каждый документ, создаваемый в данном разделе (папке). Это значительно облегчает ввод документов. Общая структура диалога раздела (папки) документов одинакова в любом реестре складских документов.

Принципы нумерации документов

Группа нумерации

Группа нумерации задает порядок нумерации документов в текущем разделе (папке). Используется, когда в реестре несколько разделов и внутри каждого раздела требуется независимая порядковая нумерация документов. По умолчанию группа нумерации на разделе не определена.

Диалог редактирования раздела документов

Одинаковая группа нумерации. Пусть у нас есть два раздела (папки), на которых группа нумерации не определена. Документов в разделах еще нет. Занесем по одному документу в ту и в другую папку (<Ins>). Заметьте, один документ программа создала с номером "1". Документ в другой папке создан с номером "2". Следующий документ будет иметь номер "3", неважно, в какой папке он будет создан. Для всех папок с одинаковой группой нумерации ведется сквозная нумерация. В нашем примере на обеих папках группа нумерации имеет одинаковое значение: "Не определено". То же самое произойдет, если, на обеих папках выбрать, например, группу "1".

Разные группы нумерации. Теперь на разных папках сделаем различные группы нумерации. На папке 1 в поле "Группа нумерации" введем цифру "1". На папке 2 – цифру "2". Добавим (<Ins>) документ в папку 1,– документ создается с номером "1". Добавим документ в папку 2 – программа снова присвоит документу номер "1" (а не "2", как в предыдущем примере). Внутри папки с отличной группой нумерации ведется независимая нумерация документов.

Шаблон номера

При необходимости можно включать в номер документа текущую рабочую дату. Шаблон номера задается с помощью символов: Д, М, Г, Ч, Н, где

Н – порядковый номер документа в данном разделе документов.

Д, М, Г –  дата (день, месяц, год) создания документа в реестре. Берется текущая рабочая дата СБиС++ из конфигурации системы.

ЧЧ – час создания документа. Берется рабочее время из операционной системы.

Шаблон обязательно должен содержать символ "Н" (номер документа). Набор символов Д, М, Г, Ч определяется по усмотрению пользователя. Число повторений каждого символа в шаблоне задает формат его отображения в номере.

Диалог редактирования раздела документов

Например, определим на папке шаблон ММДДНН. Сформируем документ рабочей датой 22.05.2006. Если в папке еще нет документов, программа сформирует документ с номером "52201". Следующий документ формируется с номером "52202" и так далее.

Начинать нумерацию с начала 

Настройка для возобновления нумерации документов в данной папке. Если установить флаг, следующий документ в папке будет создан с номером "1", несмотря на то, что в папке уже есть документы. Последующий документ будет создан с номером "2", затем – с номером "3" и так далее.

Вкладка "Общие"

Название

Имя папки может быть произвольным. Рекомендуем делать его кратким и понятным. Название раздела используется только в реестре документов, в печатные формы не сносится.

Раздел правил операций

Что вообще такое правило операции? Подробно об этом рассказывается в главе "Основные принципы" руководства пользователя к базовому комплексу СБиС++. Здесь мы кратко напомним, что в соответствии с правилом операции в программе формируются бухгалтерские проводки, рассчитывается себестоимость. Правило операции обязательно должно присутствовать в любом документе.

Выбор правил операций происходит из справочника "Правила операций". Все множество правил операций сгруппировано в справочнике по разделам, в соответствии с их назначением.

В результате при создании накладной вам не пришлось подбирать для нее правило поиском среди всего множества записей справочника "Правила операций". Программа будет предлагать вам выбор только из того раздела справочника, который вы указали в данном поле.

При необходимости на разделе документов можно выбрать не раздел, а конкретное правило.

Лицо папки

В этом поле указывается организация (лицо), от лица которой будут формироваться документы в данном разделе документов.

По умолчанию документы формируются от лица основной организации. Напомним, основной организаций считается "наша организация", в карточке которой помечен флажком признак основной организации.

Лицо папки используется в том случае, когда в одной базе данных ведется учет по нескольким юридическим лицам. В этом случае во всех реестрах документов выделяются различные папки для этих организаций.

Также лицо папки используется, когда возникает потребность выписывать документы не от лица основной организации, а от другой фирмы. В этом случае соответствующая организация выбирается в качестве лица папки. В результате во всех печатных документах будут указываться реквизиты данной организации.

Диалог редактирования раздела документов

Расчетный счет

Данное поле нужно заполнять, если только у основной организации или у той организации, которую вы выбрали в поле "Лицо папки", несколько расчетных счетов. В этом случае в это поле нужно выбрать тот расчетный счет, который требуется указывать в печатных документах, создаваемых в этой папке. Для приходных накладных это не актуально.

При создании документа копировать…

Здесь определяется перечень полей, значения которых будет автоматически копироваться в каждый вновь создаваемый документ. Достаточно один раз определить поле, в последующих документах данное поле будет заполняться автоматически.

Диалог редактирования раздела документов

Как правило, чаще всего требуется копировать правило операций и значение поля "Лицо 1" (в этом поле в накладной указывается поставщик).

Закрывать документы

Напомним, закрытие документов  <Ctrl+Z> ­ является обязательной операцией. При закрытии документа программа формирует бухгалтерские проводки, производит списание ТМЦ и пересчет остатков на складских карточках.

Закрывать документы можно вручную (подвести курсор к документу и нажать <Ctrl+Z>) или автоматически. В последнем случае созданный документ будет автоматически закрываться при сохранении в реестре.

По умолчанию на папке выбран вариант "вручную". Мы советуем настроить "автоматический" вариант, в этом случае вам не придется выполнять лишние операции по закрытию документов. Для этого нажмите на стрелку в этом поле и из открывшегося списка вариантов выберите: "При сохранении".

Диалог редактирования раздела документов

Параметры

В качестве параметров определяются константы для формирования бухгалтерских проводок по накладным (вид расчетов с поставщиком, счет бухучета и т.п.). Также на этой вкладке вы определяете, будет рассчитываться в документах НДС или нет.

Параметры можно определять как на разделе документов, так и  или для конкретного документа (в диалоге накладной). Параметры, которые заданы в диалоге раздела, по умолчанию применяются к каждому документу, создаваемом в данном разделе.

Диалог редактирования раздела документов

НДС

С помощью признака "НДС" вы определяете, рассчитывать в документе НДС или нет. При установленном флаге СБиС++ будет считать введенную себестоимость товара как сумму, включающую НДС, что повлечет за собой проводки по НДС и оприходование товара на склад на сумму без НДС.

Расчет НДС происходит по ставке, которая определена в карточке товара на вкладке "Параметры" (или задана параметрах склада). Если ставка НДС не определена, программа по умолчанию рассчитывает НДС по ставке 18%.

Если вы работаете без НДС, т.е. расчет НДС не требуется, флажок "НДС" следует снять.

Состояние флага "НДС" при работе на различных системах налогообложения:

Единый вмененный налог – флаг снят;

Традиционная система с уплатой НДС – флаг установлен;

Традиционная система без уплаты НДС (организация освобождена от уплаты НДС) – флаг снят;

Упрощенная система – флаг установлен.

Дополнительные настройки

Диалог редактирования раздела документов

Склад прихода

Выберите склад прихода. В результате при создании накладной выбор наименований вы сможете выбирать наименования только из этого склада. Если оставить это поле пустым, то в накладные придется вручную выбирать склад, на который приходуется товар.

Вид прихода

С помощью видов прихода / расхода определяется общий порядок оприходования / списания товара, который по умолчанию будет применяться к документу. Если вид прихода определить на разделе документов, он по умолчанию будет сноситься в каждый документ, создаваемый в данном разделе. В накладный поле "Вид прихода / расхода" открыто для редактирования, т.е. при необходимости для конкретной накладной этот признак можно изменить.

Список видов прихода / расхода открывается при нажатии на стрелку в поле "Вид прихода". В списке присутствуют признаки, как для прихода, так и для расхода. Поскольку вы настраиваете приход, вам нужно выбрать признак для прихода. Рассмотрим, какие виды прихода предлагаются для выбора:

Расход/Приход – указывается в общих случаях оформления приходных и расходных  накладных. При выборе этой позиции списание происходит по обычным правилам.

На реализацию/хранение – как правило, используется в накладных внутреннего перемещения. Использование данного признака приводит к тому, что весь приход по этой накладной закрепляется за лицом, которое указано в накладной в поле "Материально-ответственное лицо (Лицо 2)". Обычная привязка партии товара к поставщику в данном случае теряется. Этот механизм необходим в случаях именного учета товара на складе.

Отсрочка

Если вы вводите в СБиС++ документы оплаты, иногда при оформлении документов удобно указывать срок оплаты. В этом поле вы указываете насколько (количество дней) будет сдвинут срок оплаты документа относительно его даты. При наступлении этого срока, если документ не оплачен, – он автоматически выделяется в реестре красным цветом. Таким образом, вы можете контролировать оплату важных документов.

Дату оплаты можно при необходимости изменить ари формировании конкретного документа. Более того, допустимо вообще не задавать значение в данном поле, тогда при выписке документов срок оплаты устанавливаться не будет, но вы сможете при необходимости задать его вручную в накладной.

Настройка срока оплаты более актуальна для расходных накладных.

Поштучный ввод сканером, Слияние одинаковых позиций

Данный признак используется, если вы будете вводить наименования в накладную с помощью сканера штрих-кодов. Если флаг не установлен, то после считывания штрих-кода программа предложит вам ввести количество и другие атрибуты товара. Если флаг установлен, программа добавит позицию в накладную без запроса атрибутов, определив количество товара равным единице.

В зависимости от установки флага "Слияние одинаковых позиций", эта позиция может быть приплюсована к уже имеющимся или добавлена новой строкой. При установленном флаге "Слияние одинаковых позиций" программа будет объединять строки с одинаковыми наименованиями в одну.

Подбор наименований с помощью сканера

Товар, прибывающий от поставщика, сплошным порядком сканируется (или идентифицируется другим способом) товароведом или кладовщиком, ответственным за прием товара. Сканирование товара может производиться как с помощью сканера, подключенного к рабочему месту товароведа или кладовщика. При идентификации товара в процессе приемки возможны следующие ситуации:

1.  Товар содержит штрих-код производителя (далее - ШК),– сканируется  ШК производителя.

2.  Товар весовой. В этом случае товар взвешивается на электронных весах, код товара указывается из справочника кодов весового товара, печатается этикетка весового товара, которая сканируется.

3.  Товар без ШК производителя,–  указывается код товара из справочника товаров с внутренним кодом.

4.  Новый товар, которого нет в складской картотеке СБиС++. В этом случае товаровед заводит в складской картотеке новую карточку товара.

В процессе сканирования товара на рабочем месте кладовщика формируется приходная накладная по фактически поступившему товару.