Книга учета доходов и расходов

Согласно Приказу Минфина РФ от 30.12.2005 г. N 167н организации и индивидуальные предприниматели, применяющие УСН, должны вести книгу учета доходов и расходов. В ней в хронологической последовательности на основании первичных документов должны отражаться все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период.

Книга учета доходов и расходов включает в себя три раздела:

•  Раздел I. "Доходы и расходы";

•  Раздел II. "Расчет расходов на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств и на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу за отчетный (налоговый) период";

•  Раздел III. "Расчет суммы убытка, уменьшающей налоговую базу по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения".

Она открывается на каждый налоговый период (календарный год) и может вестись на бумажных или электронных носителях. Если книга учета доходов и расходов ведется на электронных носителях, то по окончании каждого отчетного года ее нужно вывести на бумажные носители.

В программе книга учета доходов и расходов формируется в задаче "Электронная отчетность".

Прежде, чем построить Книгу доходов и расходов необходимо выполнить все операций по признанию расходов и проверке правильности признания расходов, при этом необязательно выполнять операцию по начислению единого налога.

Книга учета доходов и расходов заполняется автоматически по данным основного и упрощенного плана счетов.

При заполнении раздела I у расходов в качестве реквизитов первичного документа указываются реквизиты первичной накладной. Это упрощает механизм проверки книги:

•  по приходной накладной можно посмотреть сумму отгрузки, сумму оплаты, вычислить минимум и он должен совпадать с суммой расходов. Также по приходной накладной можно построить отчет по расшифровке признания расходов.

•  при частичной оплате поставщику или частичной отгрузке по накладной записи в книгу будут формироваться несколькими документами, но при построении книги этот документ будет показываться один раз, так как книга строится сгруппированная по первичному документу.

При заполнении раздела I у доходов в качестве первичного документа указываются реквизиты платежного документа, а не оплачиваемых им накладных. Это позволяет сверять доходы книги с платежами по банку и уменьшается количество строк в книге доходов и расходов.

Более подробно про заполнение всех разделов формы можно посмотреть в "Помощи бухгалтеру" в программе по клавише <F1>.

Рис. 12-9 – Фрагмент экранной формы Книги учета доходов и расходов

Для быстрой проверки раздела I книги учета доходов и расходов можно воспользоваться отчетом "Книга учета доходов и расходов УСН" (пункт меню "Отчеты" или "Бухгалтерия"). Данный отчет строится по данным счета У90 "Доходы расходы учитываемые".

При построении отчета нужно указать отчетный период:

Рис. 12-10 – Указание отчетного периода при построении отчета
"Книга учета доходов и расходов УСН"

Если требуется проверить только какие-то конкретные статьи затрат/доходов, то их можно указать в поле "Фильтр по статьям затрат". Для выбора нескольких статей затрат/доходов их можно отметить пробелом, после нажатия клавиши <Enter> отмеченные статьи попадут в поле "Фильтр по статьям затрат":

Рис. 12-11 – Выбор статей затрат/доходов

Рис. 12-12 – Экранная форма отчета "Книга учета доходов и расходов УСН"

Данный отчет позволяет:

•  просматривать документы (<F3> на графе "Дата", "Номер" или "Тип документа");

•  просматривать проводки, сформировавшие строку "Книги учета доходов и расходов УСН";

•  просматривать документы, сформировавшие строку "Книги учета доходов и расходов УСН".

Для просмотра проводок, которые сформировали строку "Книги учета доходов и расходов УСН", можно открыть "Журнал операций" (<Alt+F1> в любом столбце строки). В открывшемся окне отображается фрагмент журнала операций со списком проводок, сформировавших данные суммы:

Рис. 12-13 – Журнал операций с проводками, сформировавшими строку "Книги учета доходов и расходов УСН"

Для просмотра документов, которые сформировали строку "Книги учета доходов и расходов УСН", можно воспользоваться реестром "Документы по книге УСН" (пункт меню "Документы", которое открывается при нажатии комбинации клавиш <Alt+F1> в любом столбце строки):

Рис. 12-14 – Реестр "Документы по книге УСН"