Приобретение напрямую у поставщика

При приобретении ТМЦ напрямую у поставщика возможны следующие ситуации:

• Отфактурованные поставки – всегда в момент поступления ТМЦ имеется полный комплект документов от поставщика: накладная и счет-фактура.

• Отсутствуют счета-фактуры – в момент поступления ТМЦ счет-фактура от поставщика отсутствует.

• Неотфактурованные поставки – в момент поступления ТМЦ неизвестны точные цены поставки. Эту ситуацию пока не рассматриваем.

Отфактурованные поставки

На поступающие ТМЦ поставщиком должны быть предоставлены сопроводительные документы: товарная накладная и счет-фактура в течение 5 дней. Накладная является основанием для расчетов с организацией, а счет-фактура служит основанием для зачета НДС.

ТМЦ могут быть доставлены на склад организации как самим поставщиком, так и через представителя организации. В случае, когда ТМЦ у поставщика забирает представитель организации, на него выписывается доверенность на получение ТМЦ.

Оформление входящего счета

При оформлении сделки по приобретению ТМЦ, поставщиком может выписываться счет. Счет является основанием для оплаты поставщику. Если при взаиморасчетах с контрагентом требуется контролировать оплату счетов, а также отгрузку оплаченных счетов, то рекомендуется оформлять сделки с данным контрагентом по счетам.

Рассмотрим оформление счета, полученного от поставщика:

Рис. 7-72 – Экранная форма документа "Входящий счет"

В документе заполняются следующие поля:

• "Операция" – автоматически подставляется "Входящий счет". Данная операция не формирует никаких проводок.

• "По документам" – можно указать договор или спецификацию на отгрузку, если ведется учет по договорам. Подробности описаны в главе "Учет взаиморасчетов".

В табличной части документа необходимо указать наименования ТМЦ. Выбор наименований производится либо из справочника "Складская картотека", либо из справочника "Номенклатура", в зависимости от конфигурации задачи (главное меню "Настройка/ Конфигурация задачи" закладка "Ввод наименований"). При большом количестве вводимых наименований можно воспользоваться операцией группового ввода. Она рассмотрена в разделе "Оформление приходной накладной".

Если в справочнике не окажется карточки нужного наименования, ее тут же можно создать. Для каждого наименования счета заполняются следующие поля:

Рис. 7-73 – Оформление наименования счета

• "Дополнение" – дополнительная информация о ТМЦ, которая будет выводиться вместе с номенклатурным названием в строке наименования.

• "Кол-во" – количество ТМЦ.

• "Комментарий" – можно указать любую дополнительную информацию о ТМЦ, при этом она не будет выводиться вместе с номенклатурным названием в строке наименования, в отличие от информации, указанной в поле "Дополнение".

На закладке "Общее" указывается стоимость ТМЦ с НДС. Для удобства программа сама подставляет для наименования его последнюю цену прихода. В случае необходимости ее можно изменить.

На закладке "Без НДС" указывается покупная стоимость ТМЦ без НДС, а также сумма НДС. Значения данных полей рассчитываются автоматически, исходя из стоимости ТМЦ с НДС и ставки НДС. При необходимости значения полей можно скорректировать.

Оформление приходной накладной

Накладная, полученная от поставщика, оформляется в программе документом "Приходная накладная" в одноименном реестре в папке, соответствующей типу приходуемых ценностей.

Рис. 7-74 – Экранная форма документа "Приходная накладная"

При оформлении приходной накладной должны быть заполнены следующие реквизиты документа:

• "Дата, Номер". Если организация ведет свою внутреннюю нумерацию документов, то в поле "Дата" и "Номер" нужно оставить автоматически сформированную дату регистрации и внутренний номер документа. При этом дату и номер самой приходной накладной нужно указать в поле "Дата/номер документа поставщика". Если же организация не ведет внутреннюю нумерацию, то реквизиты приходной накладной следует указать в полях "Дата" и "Номер", а поле "Дата/номер документа поставщика" можно не заполнять.

• "Операция" – выбирается операция "Приобретены ТМЦ".

• "По документам". Если в организации ведется учет по счетам или договорам, то их нужно указать в поле "По документам". Для удобства заполнения приходной накладной при указании счета в поле "По документам" табличная часть приходной накладной заполняется автоматически наименованиями из счета.

Кроме того, если отгрузка ТМЦ производится по предоплате, то необходимо зачесть выданные авансы поставщику, для этого в поле "По документам" следует указать документы на предоплату (исходящие платежные поручения, расходные кассовые ордера). Подробнее см. главу "Учет взаиморасчетов".

• "Склад" – склад, на который приходуется ТМЦ. Заполняется автоматически, если указан на папке документа.

• "Аналитика или мат. ответств. лицо". При оформлении прихода на склад именного списания в это поле нужно указать материально ответственное лицо из списка сотрудников организации.

По нажатию кнопки "Дополнительно" открывается диалоговое окно, в котором указываются:

• "Вид прихода" - если требуется строить отчеты по складу в разрезе определенных видов прихода и расхода, то в это поле следует указать нужный вид прихода из справочника "Виды прихода и расхода". В противном случае следует оставить значение по умолчанию "Расход/Приход".

• "Срок оплаты", "Отсрочка" – автоматически подставляется отсрочка, указанная на папке документов. Для контроля оплаты документы, срок оплаты которых истек, помечаются в реестре красным цветом. Если контроль оплаты не требуется, укажите нулевую отсрочку. Срок оплаты рассчитывается от числа дней отсрочки с учетом пятидневной рабочей недели.

Для учета НДС по приобретенным ТМЦ на закладке "Параметры" должен быть установлен флаг "НДС". Этот флаг следует установить в случае, если в документе поставщика выделен НДС и:

• организация применяет общий режим налогообложения и не освобождена от уплаты НДС;

• организация применяет упрощенную систему налогообложения.

Флаг "НДС" следует убрать, когда:

• в документе не выделен НДС;

• организация освобождена от уплаты НДС;

• организация применяет систему налогообложения в виде единого налога на вмененный доход.

Если в документе ТМЦ облагаются НДС по ставке 0%, то для правильного отражения операции в книге покупок флаг "НДС" убирать не нужно. У таких ТМЦ в справочнике следует установить ставку НДС равную "0".

Если приходная накладная оформляется на основании входящего счета, то табличная часть документа заполняется автоматически наименованиями из счета. При необходимости их можно отредактировать.

Если же поставка оформляется не на основании счета, то в табличной части документа необходимо вручную указать наименования ТМЦ. Выбор наименований производится либо из справочника "Складская картотека", либо из справочника "Номенклатура", в зависимости от настройки конфигурации задачи (главное меню "Настройка/ Конфигурация задачи" закладка "Ввод наименований").

При большом количестве вводимых наименований можно воспользоваться операцией группового ввода. Для этого нужно отметить необходимые наименования (клавиша <Пробел>), и при нажатии клавиши <Enter> все отмеченные наименования попадут в табличную часть документа в количестве одной единицы по каждой позиции.

Рис. 7-75 – Групповой выбор наименований без указания количества

Для того, чтобы одновременно с вводом наименования указать количество, нужно установить курсор на конкретной позиции и набрать на клавиатуре нужное значение, при этом оно будет показано в графе "Кол-во":

Рис. 7-76 – Групповой выбор наименований с указанием количества

Для подтверждения указанного количества нужно нажать <Enter>. После того, как все необходимые наименования были отмечены в нужном количестве, можно нажать клавишу <Enter>. В результате все отмеченные наименования попадут в табличную часть. Если в справочнике не окажется карточки нужного наименования, ее тут же можно создать.

Если же учет товара ведется в упаковках, то для ввода наименований в накладной можно воспользоваться возможностью быстрого ввода количества этих наименований с указанием упаковки и основной единицы изменения. Но, прежде всего, укажите, что для учета товара в системе будут использоваться упаковки – в конфигурации задачи (главное меню "Настройка", закладка "Общее") в поле "Кол_во упаковок(мест)" установите значение "выравнивается до целых", либо "округляется до сотых".

В этом случае в окне выбора наименования из склада (либо из номенклатуры) рядом с полем "Кол-во" добавится поле "Единица измерения":

Рис. 7-77 – Групповой выбор наименований с указанием упаковки и основной единицы изменения

Для каждого наименования (в его карточке на закладке "Описание изделия") определяется свой список возможных упаковок. При указании количества вводимого наименования выставляется название упаковки по умолчанию. Поменять упаковку можно с помощью клавиши <+>, либо с помощью стрелки <¯>. Подтвердите ввод с помощью клавиши <Enter>. В итоге в накладную будет занесено общее количество наименований с учетом вида упаковки и количества единиц товара в упаковке.

Для каждого наименования в приходной накладной заполняются следующие поля:

Рис. 7-78 – Оформление наименования прихода

• "Кол-во" – количество ТМЦ.

• "Мест", "Вид упаковки" . Если ТМЦ поступают в упаковках, то удобно указывать количество упаковок, а не количество ТМЦ. Количество упаковок указывается в поле "Мест", а количество ТМЦ в упаковке указывается у вида упаковки в карточке наименования. Вид упаковки автоматически подставляется в поле "Вид упаковки" из карточки наименования, при необходимости его можно изменить. После указания количества и вида упаковки поле "Кол_во" рассчитается автоматически.

Для того, чтобы в наименованиях документов можно было указывать количество упаковок, в настройке конфигурации задачи (меню "Настройка/ Конфигурация задачи") должен быть указан учет по местам в поле "Кол_во упаковок (мест)".

• "Себест с НДС" – покупная стоимость одной единицы ТМЦ. Для удобства программа сама подставляет для наименования его последнюю цену прихода. В случае необходимости ее можно изменить.

• "Сумма с НДС" – покупная стоимость ТМЦ с НДС.

• "% НДС" – отображается ставка НДС, указанная в карточке наименования на закладке "Параметры".

• "НДС" – сумма НДС. Рассчитывается автоматически, исходя из стоимости ТМЦ и ставки НДС. Если рассчитанная сумма НДС отличается от суммы НДС, указанной в документе поставщика, ее можно изменить. В этом случае при сохранении наименования будет выдано предупреждение:

Рис. 7-79 – Предупреждение, выдаваемое при ручном изменении суммы НДС у наименования

Если сумма НДС была изменена вручную, и ставка НДС, рассчитанная, исходя из стоимости ТМЦ и новой суммы НДС, отличается от ставки, указанной в карточке наименования, то в поле "% НДС" будет показано пустое значение.

• "Себест без НДС" – стоимость одной единицы ТМЦ без НДС.

• "Сумма без НДС" – стоимость ТМЦ без НДС.

• "НТД" – номер грузовой таможенной декларации, указанный в счете-фактуре. Поле заполняется только для импортных товаров, прочерк ставить не нужно. Для удобства программа сама подставляет значение, указанное в карточке наименования. При необходимости это значение можно изменить. При сохранении наименования новое значение сохраняется в карточке наименования.

• "Страна-производитель" – страна происхождения ТМЦ, указанная в счете-фактуре. Поле заполняется только для импортных товаров. Если страна-производитель – Россия, то ее указывать не надо. Для удобства программа сама подставляет значение, указанное в карточке наименования. При необходимости это значение можно изменить. При сохранении наименования новое значение сохраняется в карточке наименования.

• "Гарантия" – гарантия, которая предоставляется поставщиком ТМЦ, заполняется справочно.

Сформированная накладная сохраняется в реестре и закрывается. По документу можно распечатать следующие типовые унифицированные формы:

• "Приходный ордер М-4" – отражает принятие фактического количества материальных ценностей на склад. Применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Составляется материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад.

• "Акт о приемке материалов М-7" – применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика. Составляется также при приемке материалов, поступивших без документов. Является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

• "Акт о подработке товаров ТОРГ-20" – применяется в случае обнаружения понижения качества и порчи товаров. Акт составляется в двух экземплярах членами комиссии на основании приказа, распоряжения руководителя организации о перетаривании, сортировке, подработке, перетрафаречивании.

• "Акт о приеме (поступлении оборудования ОС-14)" – применяется для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью последующего использования его в качестве объекта основных средств. Составляется комиссией, уполномоченной на прием основных средств, в двух экземплярах.

• "Акт о приемке товара ТОРГ-4" – применяется для оформления приемки и оприходования фактически полученных товарно-материальных ценностей, поступивших без счета поставщика, т.е. для оформления любого поступления в организацию по фактическому наличию. Составляется в двух экземплярах членами комиссии при участии материально ответственного лица.

• "Акт о приемке товаров ТОРГ-1" – применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора.

В случае, когда поставщик не ведет учет в программе, организация может сама распечатать приходную накладную в форме ТОРГ-12, чтобы поставщик мог ее только подписать.

Оформление счета-фактуры

В случае отфактурованных поставок счет-фактуру, полученный от поставщика, рекомендуется формировать в программе автоматически при оформлении приходной накладной.

Для этого при оформлении приходной накладной на закладке "Фактура" необходимо поставить флаг "Счет-фактура" и указать реквизиты полученного счета-фактуры:

Рис. 7-80 – Указание реквизитов счета-фактуры в приходной накладной

Если организация ведет свою внутреннюю нумерацию документов, то в поле "Дата/ номер регистрации" нужно оставить автоматически сформированную дату регистрации и внутренний номер. При этом дату и номер самой приходной накладной нужно указать в поле "Дата/номер документа поставщика", именно они будут отражены в книге покупок.

Если же организация не ведет внутреннюю нумерацию, то реквизиты приходной накладной следует указать в поле "Дата/ номер регистрации", а поле "Дата/номер документа поставщика" можно не заполнять. При этом в книгу покупок будут помещены реквизиты, указанные в поле "Дата/ номер регистрации".

При сохранении приходной накладной счет-фактура сформируется автоматически в реестре полученных счетов-фактур. Папка, в которой она сформируется, указывается в настройках папки приходной накладной на закладке "Доп. настройки" в поле "Папка счетов-фактур".

Автоматически сформированные счета-фактуры закрываются одновременно с приходной накладной. Такие счета-фактуры доступны только для просмотра, и вручную закрывать и открывать их нельзя.

Чтобы изменить реквизиты автоматически созданного счета-фактуры, нужно открыть накладную и на закладке "Фактура" изменить требуемые реквизиты.

Чтобы удалить счет-фактуру нужно открыть накладную и на закладке "Фактура" снять флаг "Счет-фактура", затем закрыть накладную – счет-фактура будет уделен из реестра счетов-фактур автоматически.

Оформление доверенности

Доверенность оформляется в реестре "Доверенности".

Рис. 7-81 – Экранная форма документа "Доверенность"

При оформлении документа заполняются следующие реквизиты:

• "Дата действия до" – дата, по которою доверенность будет действительна. Срок выдачи, как правило, – 15 дней. Программа автоматически выставляет этот срок. При необходимости, измените значение.

• "Сотрудник (Лицо2)" – лицо, на которое выписывается доверенность.

• "По (наименование, номер и дата документа)" – наименование документа, на основании которого производится отгрузка (счет, договор), его дата и номер.

• "Операция" – не заполняется.

В табличной части документа указывается перечень ТМЦ, подлежащих получению. Выбор производится из справочника "Номенклатура". У каждого наименования указывается количество получаемого товара, в поле "Примечание" можно указать любые дополнительные сведения:

Оформленную доверенность нужно распечатать и выдать сотруднику. В программе предусмотрены две печатные формы:

• "Доверенность М2" – обычная форма доверенности. Применяется при разовых (единичных) случаях получения материальных ценностей.

• "Доверенность М2А" – применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер.

Отсутствуют счета-фактуры

В момент поступления ТМЦ возможны ситуации, когда:

1. счет-фактура от поставщика еще не получен, но есть накладная с точными ценами поставки;

накладная и счет-фактура от поставщика еще не получены, при этом точные цены поставки известны, они могут быть указаны в договоре или счете.

накладная и счет-фактура от поставщика еще не получены, и точные цены поставки неизвестны. Эту ситуацию мы пока не рассматриваем.

В первых двух случаях в программе оформляется приходная накладная также, как и в случае с отфактурованными поставками, но на закладке "Фактура" флаг "Счет-фактура" не ставится. В дальнейшем при получении счета-фактуры его требуется оформить вручную в реестре полученных счетов-фактур в папке, соответствующей типу приходуемого ТМЦ:

Рис. 7-82 – Экранная форма документа "Полученный счет-фактура"

При оформлении счета-фактуры заполняются следующие реквизиты документа:

• "Дата/ номер регистрации". Если организация ведет свою внутреннюю нумерацию документов, то в поле "Дата/ номер регистрации" нужно оставить автоматически сформированные дату регистрации и внутренний номер. При этом дату и номер самой приходной накладной нужно указать в поле "Дата/номер документа поставщика". Если же организация не ведет внутреннюю нумерацию, то реквизиты приходной накладной следует указать в поле "Дата/ номер регистрации", а поле "Дата/номер документа поставщика" можно не заполнять.

• "По документам" – указываются приходные накладные, по которым получен счет-фактура.

• "Операция" – автоматически подставляется операция "Полученный счет-фактура".

После оформления счета-фактуры его реквизиты будут показаны в приходной накладной на закладке "Фактура". Подробнее про оформление счетов-фактур см. главу "Учет налогов" раздел "Налог на добавленную стоимость".