Создание карточки организации

Рис. 3-2 – Карточка организации

При создании элемента справочника заполняются следующие реквизиты:

•  "Название" краткое название организации для отображения в программе. Поле "Название" используется для сортировки, поиска в справочнике "Организации и ЧП", поэтому мы рекомендуем заводить его по определенным правилам: сначала указывайте название организации, а затем через пробел форму собственности, например, "ЗАО", при этом организации будут отсортированы по названию. В названии не нужно указывать кавычки.

•  "Тип" - указывается "Организация" или "ЧП". В случае установки "ЧП" в карточке появляется дополнительная закладка "Реквизиты ЧП".

Закладка "Реквизиты"

На закладке "Реквизиты" заполняются следующие поля:

•  "Примечание" – любая дополнительная информация об организации. Эта информация будет отображаться в колонке "Примечание" в окне справочника.

•  "Полное название" – это полное название организации или фамилия, имя, отчество частного предпринимателя, которые будут печататься в документах.

•  "Адрес юридический" – юридический адрес организации или ЧП.

•  "фактический" – фактический адрес организации. Если фактический адрес не отличается от юридического, то это поле заполнять не нужно.

•  "ИНН" – ИНН является уникальным идентификатором организации. Программа проверяет уникальность ИНН и при вводе второй организации с таким же ИНН выдаст предупреждение. Если у организации есть филиалы, имеющие одинаковые ИНН, то у этих филиалов необходимо заполнить поле "Код филиала", расположенное справа от поля "ИНН".

Уникальность кода ИНН используется при импорте/экспорте документов. При импорте документов поиск организации ведется именно по коду ИНН, поэтому для того, чтобы импорт/экспорт документов прошел корректно, поле ИНН должно быть заполнено у всех организаций. Случается, что на момент заполнения справочника ИНН организации неизвестен. Для таких ситуаций в программе предусмотрен механизм автоматического присвоения кода ИНН при добавлении новой организации, ИНН при этом начинается с символа "Х". При печати документов по организации, у которой ИНН начинается с символа "Х" вместо ИНН печатается пустая строка. Если импорт/экспорт документов не требуется, то автоматически присвоенные значения можно удалять и оставлять поле пустым.

•  "КПП" код причины постановки на учет. Этот код состоит из 9 символов и присваивается каждой организации при постановке на учет в налоговой инспекции. У частных предпринимателей КПП нет, поэтому для них поле "КПП" в диалоге недоступно.

•  "ОКПО" код предприятия по общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Код ОКПО присваивается в момент регистрации юридического лица и отражает виды деятельности, которыми предприятие занимается.

•  "Район обслуживания" район обслуживания организации. У организации можно указать ее район, эта информация может быть полезна для менеджера, например, при составлении маршрута по доставке груза для нескольких организаций.

•  "E-mail" адрес электронной почты.

•  "WWW" адрес сайта.

•  "Режим работы" в этом поле в произвольном формате указывается режим работы организации.

Таблица "Расчетные счета"  содержит расчетные счета организации. При заполнении расчетного счета необходимо заполнить следующие реквизиты:

Рис. 3-3 – Карточка расчетного счета организации

•  "Банк" – банк, в котором открыт счет. Выбирается из справочника "Банки".

•  "Р/счет" номер расчетного счета.

•  "Валюта счета" указывается в том случае, если счет валютный.

•  "Тип счета" тип счета принимает следующие возможные значения: текущий, расчетный, депозитный или специальный.

•  "Комментарий" в это поле можно ввести дополнительное пояснение, если это необходимо.

•  "Казначейство" казначейство, выбирается из справочника "Казначейства ". Заполняется по мере необходимости.

•  "Л/счет в казначействе" номер лицевого счета в казначействе.

•  Флаг "Основной счет" – установка этого флага означает, что данный счет организации является основным. В списке счетов по организации он выделяется жирным. Этот счет будет автоматически проставляться в соответствующие поля документов по данной организации. Он также выводится при печати документов, например, накладной ТОРГ-12.

•  Флаг "Закрыт" – установка этого флага означает, что счет закрыт, и использовать его в дальнейшем нельзя.

Закладка "Реквизиты ЧП"

Если в диалоге элемента справочника указан тип "ЧП", то появляется дополнительная закладка "Реквизиты ЧП", на которой указываются личные данные лица:

Рис. 3-4 – Закладка "Реквизиты ЧП" диалога "Организация/ЧП"

В блоке "Документ, удостоверяющий личность" указываются данные о  документе, удостоверяющем личность: вид документа, серия, номер, дата выдачи, кем выдан.

Серия и номер вводятся по шаблону, который задан для каждого вида документа. Например, для паспорта гражданина РФ шаблон имеет следующий вид "99 99 999999", что означает, что серия состоит из четырех произвольных цифр, и после первых двух ставится пробел. А номер состоит из шести произвольных цифр, введенных друг за другом без пробелов. В случае несоответствия введенного значения установленному шаблону программа выдаст предупреждение.

Закладка "Параметры"

На закладке "Параметры" можно указать любые дополнительные данные, определяемые параметрами из соответствующего справочника. Параметры можно указать на папке, тогда все элементы этой папки будут наследовать данные параметры. В карточке организации такие параметры выделяются серым цветом. Можно для каждой организации указать индивидуальные параметры. В карточке организации они будут выделены черным цветом.

Рис. 3-5 – Задание параметров для организации

Закладка "Представители"

Рис. 3-6 – Закладка "Представители" диалога "Организация/ЧП"

На этой закладке содержится список лиц – представителей организации, контактная информация о которых используется при оформлении документов и формировании отчетности в программе.

При добавлении представителя в список открывается диалоговое окно "Представитель":

Рис. 3-7 – Диалог "Представитель"

Необходимо заполнить следующие поля в диалоге:

•  "ФИО (полностью)" фамилия, имя, отчество (полностью) представителя организации.

•  "Название (краткое)" фамилия и инициалы (сокращенно) представителя. Информация из этого поля используется в печатных формах документов по данной организации. При заполнении поля "ФИО (полностью)" поле "Название (краткое)" заполняется автоматически.

•  "Тип" тип представителя, который выбирается из списка. Возможны следующие значения: "Руководитель", "Главный бухгалтер", "Уполномоченный представитель", "Кассир", "Руководитель кадровой службы".

•  "Дата начала" – дата, начиная с которой действуют полномочия данного представителя, обычно ее не требуется заполнять. При смене представителя в список можно ввести нового представителя и указать дату его назначения, при этом у старого представителя дату начала не нужно менять, просто оставить пустой. При печати документов указываются инициалы представителя, действующего на дату оформления документа.