Поиск нужной информации |
Со временем количество строк в таблицах значительно превысит количество строк на экране вашего компьютера, и найти что-либо в таком обилии информации методом простого просмотра всех строк станет, мягко говоря, проблематично. Тут вам помогут специальные средства поиска.
Посимвольный или "быстрый" поиск
Самый простой случай, когда вам точно известно, что искать. Например, нужно найти организацию "Тензор". Откройте справочник организаций и начните набирать слово "тензор":
Рис. 4-47 – Пример быстрого поиска
Программа отберёт все записи, в списке ключевых фраз у которых значится вводимая фраза (в нашем примере это "тен"). Просмотреть список ключевых фраз для записи можно по горячей клавише <Ctrl+Shift+]>, либо воспользоваться командой "Показать ключевые слова" в разделе "Справки и дополнительный сервис" в контекстном меню таблицы. По умолчанию при создании новой записи в программе этот список формируется автоматически из всех слов, входящих в полное наименование записи.
Если же этот список не сформирован, можно воспользоваться командой "Проиндексировать по ключевым словам" в контекстном меню справочника.
Допускается также добавление новых, либо удаление имеющихся фраз в списке. Для удаления всех ключевых слов из списка предусмотрена команда "Удалить ключевые слова".
Необходимо учесть следующее:
1. Во-первых, программа ведёт поиск независимо от того, в каком столбце в данный момент находится курсор.
2. Во-вторых, поиск ведётся по всей таблице независимо от того, в каком разделе таблице вы сейчас находитесь, т.е. для поиска будут просматриваться записи всех, а не только текущего раздела таблицы.
3. В-третьих, поиск регистронезависимый, т.е. строчные и прописные буквы не различаются – не важно, набираете ли вы искомую строку в верхнем или нижнем регистре.
Расширенный поиск записей
Теперь рассмотрим случаи, когда для поиска требуемой записи не подходит метод посимвольного поиска. Например, пользователю необходимо найти некую запись по каким-то особым критериям. В подобных случаях следует применять более основательные средства поиска. Таким средством является поиск, который вызывается по нажатию <Ctrl+F>, либо выбором аналогичной команды в контекстном меню.
После этого, появится диалоговое окно поиска:
Рис. 4-48 – Задание параметров поиска по шаблону
Вкладка "Поиск по шаблону":
• "Поиск по полю:" – выводится название поля (столбца), по которому производится поиск. Это – тот столбец, где в данный момент находится курсор.
• "Строка поиска" – это поле служит для ввода текста для поиска. Можно ввести искомое слово целиком, или только его часть.
Действие (блок настроек для действий с найденными записями):
• "Найти первую" – программа найдёт первую строку, где встречается указанный текст. Поиск ведётся до первой записи и на этом заканчивается. Если потребуется перейти к следующей записи, удовлетворяющей условиям поиска, нажмите <Alt+S>.
• "Отметить найденные" – все записи, которые содержат указанный текст, помечаются (так же, как если бы вы их отметили клавишей <Пробел>). При этом, если в таблице уже есть отмеченные записи, эти отметки не снимаются.
• "Выбрать найденные" – все записи, которые содержат указанный текст, отбираются в отдельную таблицу. При необходимости в этой таблице можно продолжить поиск, указав новые критерии поиска.
• "Разметить найденные" – более специфический случай – с записей, удовлетворяющих условиям поиска, снимается отметка. Может пригодиться, если, например, требуется убрать отметки с некоторых записей.
• "Убрать найденные" – записи, удовлетворяющие условиям поиска, временно убираются из текущей выборки. Полезно при поиске "от обратного", когда вы точно знаете, какие записи вам не нужны. При этом записи не удаляются, а просто убираются из просмотра.
Как искать (блок настроек способов поиска):
• "Искать во всех папках" – если флаг снят, то поиск будет производиться только в текущей папке. При этом подпапки просматриваться не будут. Если же этот флаг установлен, то при поиске будут просматриваться записи во всех папках таблицы.
• "Просматривать все поля" – если флаг установлен, то при поиске будут просматриваться все поля таблицы. Если флаг снят, то поиск ведётся по текущему столбцу, имя которого выводится в строке "Поиск по полю:".
• "Искать как есть" – если флаг установлен в поле, то при поиске будут найдены все строки с точным вхождением указанной строки. По умолчанию, флаг не устанавливается, т.е. будут найдены все вхождения указанной строки.
• Искать вверх – если флаг установлен, поиск будет производиться выше текущей записи таблицы.
Вкладка "Поиск по выражению":
Рис. 4-49 – Задание параметров поиска по выражению
Этот вариант позволяет производить поиск записей по указанному выражению. Например, в реестре документов нужно найти и отобрать документы с суммой больше 100 000. Для этого в поле ввода выражений нужно написать "Сумма>100 000" и выбрать действие "Выбрать найденные".
Вкладка "Поиск документа"| "По лицам"
Рис. 4-50 – Пример поиска документа
Рис. 4-51 – Указав ключевое слово можно легко отыскать нужную запись в справочнике
Название этой вкладки меняется в зависимости от того, поиск какого типа записи мы выполняем: если необходимо найти запись в реестре документов, то в диалоговом окне поиска будет присутствовать вкладка "Поиск документа"; если необходимо искать запись в справочнике, то будет присутствовать вкладка "По лицам". Подробнее об этих вариантах поиска можно узнать в соответствующих разделах главы "Основные принципы".
Отбор записей
Совершенно другой способ найти нужные записи – сужение диапазона поиска путём отбора записей, отвечающих определённым условиям.
Многие таблицы позволяют задать определённые параметры выборки записей (т.е. определить фильтр). Для вызова запроса на параметры выборки нажмите <Ctrl+Q>, либо в контекстном меню выберите команду "Изменить параметры выборки".
Рис. 4-52 – Возможные критерии отбора записей в справочнике складской картотеки представлены в этом диалоговом окне
В зависимости от типа таблицы это диалоговое окно может содержать разный набор параметров.
Укажите критерии, по которым будут отбираться записи, нажмите кнопку "Сохранить" (или <Enter>). После этого, записи, удовлетворяющие заданным критериям отбора, будут отобраны в отдельную таблицу. Для того, чтобы вернуться к первоначальному виду таблицы, находясь в таблице, нажмите <Ctrl+Y>, либо в контекстном меню выбрать команду "Очистить параметры выборки".