|
|
|
В любой организации ведется журнал учета входящей и исходящей корреспонденции. Система электронного документооборота позволяет организовать ведение журнала поступления и отправки электронных документов. Как правило, в журнале регистрируются документы, поступающие или отправляемые в течение одного года. Для ведения журнала пользователь должен быть руководителем группы и обладать правами «Секретаря». Журнал в системе электронного документооборота «NetDocs 6.0.», это отчет по содержимому папки, в которой содержится входная или выходная корреспонденция. Для создания журналов необходимо создать две папки. В первой папке необходимо поместить всю поступившую в течение года корреспонденцию. Во второй папке необходимо поместить всю корреспонденцию, отправляемую за пределы организации в течение года. Для построения журналов необходимо активировать папку, в которой содержатся необходимая документация, и нажать на кнопку «Работа с текущей папкой». У сотрудника с правами «Секретаря», появится форма, представленная на рис 2.7.1.
Рис 2.7.1. Форма построения журналов входной и выходной
корреспонденции организации.
Нажатием кнопок, указанных на рис. 2.7.1. формируются отчеты по входящим и исходящим документам, которые находятся в активированной папке.
Пример отчета по внешним входящим документам организации представлен на рис. 2.7.2.
Рис. 2.7.2. Отчет о внешних входящих документах организации.
Представленный отчет может выводить описание входящего документа, не превышающее девяти строк.
Пример отчета об исходящих документах представлен на рис. 2.7.3.
Рис. 2.7.3.Отчет об исходящих внешних документах организации.
Отчет об исходящих документах организации может содержать описание документа, размером не более девяти строк текста.