2.5.1. Прием электронной почты.

Top  Previous  Next

 

btn_prev_nbtn_home_nbtn_next_n

 

В системе «NetDocs 6.0.» для лицензий "Gold" и "Platinum" есть возможность принимать почтовые сообщения с автоматической регистрацией информации о приеме. Принятое письмо приобретает все свойства электронного документа системы документооборота. Приём писем осуществляется пользователем с правами  по протоколам POP3, IMAPI4. В системе отсутствуют ограничения на количество используемых почтовых серверов. Почтовые серверы регистрируются администратором системы для пользователей с правами «Секретаря».

Письмо регистрируется в системе в проприетарном формате «.MSZ», специально разработанном для хранения писем как единого целого, а также информации о принимаемых и отправляемых писем.

В системе предусмотрена групповая рассылка электронных писем внешним пользователям.

Форма представления информации об электронной  почте показана на рис 2.5.1.1.

 

clip2510057

 

Рис. 2.5.1.1. Информация о почтовых серверах.

 

hmtoggle_plus1        Назначение пиктограмм в закладке "Почта"

 

 

clip76543210057

Отправка / получение письма

clip7654320057

Создание нового письма

76543

Ответ на выделенное письмо

clip8765430057

Перенаправление выделенного письма другому адресату.

embim38

Установка кодировки письма

embim39

Печать письма.

9876543

Перемещение письма в одну из доступных папок системы документооборота.

clip97654320057

Скопировать письмо в папку секретаря

clip0965432057

Удаление письма.

clip9543210057

Присоединение к письму объектов, которые представлены в виде ссылок на другие сайты.

 

Система выдаст форму для считывания писем в систему документооборота, которая представлена на рис. 2.5.1.2.

pop3

 

Рис.2.5.1.2.Форма для получения писем с почтового сервера по протоколу POP3.

 

Получение писем по протоколу IMAPI4, представлено на рис. 2.5.1.3.

 

clip25130057

Рис.2.5.1.3. Форма получения писем по протоколу IMAPI4.

 

Письма, поступающие с почтового сервера, автоматически разделяются на две группы. В первую группу  попадают письма, авторы которых зарегистрированные секретарем системы, как  внешние пользователи. Эти письма отображаются в закладке "Известные".

Вторая группа писем отображается в закладке "Новые". Авторы этих писем не зарегистрированы в системе документооборота. Для добавления неизвестного корреспондента в систему документооборота необходимо нажать на пиктограмму "Добавит в известные" и Заполнить форму "Изменить", представленную на рис. 2.5.1.4.

clip25140057

Рис. 2.5.1.4. Форма добавления нового корреспондента в
систему документооборота.

 

Принимая решение о необходимости создания нового внешнего контакта, необходимо ознакомиться с содержимым присланного письма. Сделать это можно, нажав на пиктограмму с надписью "Содержимое". Пример просмотра содержимого полученного письма от незарегистрированного ранее внешнего контрагента представлен на рис.2.5.1.5.

 

 

clip251150057

Рис.2.5.1.5. Порма с содержимым присланного письма.

hmtoggle_plus1        Назначение пиктограмм формы "Клиент"

clip2345670057

Считывание заголовков писем с почтового сервера.

clip12345670057

Считывание писем с почтового сервера.

_img160

Установка или отмена всех маркеров в столбце «Получить». (Забирает письмо с почтового сервера в СЭД)

_img161.zoom131

Установление или отмена маркеров в столбце «Прочитать» (Отметка о прочтении письма).

_img162

Установка или отмена всех маркеров в столбце «Удалить». (Удаляет письмо на почтовом сервере)

clip3456780057

Выход из формы

_img164

Добавление отправителя письма в контакты

clip456780057

Указывает папку на почтовом сервере, в которой проводится просмотр и считывание писем в СЭД

clip21345670057

Указывает папку на почтовом сервере, в которой сохраняется спам и маркирует письма, относящиеся к спаму.

clip51234560057

Перечитать заголовки писем на сервере

clip412345670057

Создать и удалить папку на почтовом сервере. письмо

 

 

Письма, которые находятся в папках, расположенных в фрагменте дерева «Почта», доступны для просмотра только пользователю, на которого зарегистрированы указанные почтовые серверы. Для регистрации полученных и отправленных писем в системе документооборота и предоставления прав доступа на просмотр другим сотрудникам, необходимо переместить письма в одну из папок рабочих групп и заполнить регистрационную форму, представленную на рис.2.5.1.

Секретарь может присвоить статус поступившей корреспонденции с помощью флага. Форма представления флага представлена на рис.2.5.1.6.

clip251540057

Рис. 2.5.1.6. Форма присвоения статуса письму
с помощью флага.

Полученные письма могут быть отсортированы по флагу, дате отправки или отправителю. Форма выбора порядка представления электронных писем представлена на рис2.5.1.7.

 

clip25160057

Рис.2.5.1.7. Форма выбора порядка представления электронных писем.

 

В системе имеется возможность выделить вся переписку с выбранным адресатом. Для этого необходимо установить курсор на письмо конкретного адресата и выбрать меню "Показать переписку".  Форма представления переписки на рис.2.5.1.8.

clip25170057

Рис.2.5.1.8. Форма представления переписки с конкретным адресатом.

 

 

В форме содержится тема письма, дата отправки или получения. Направление стрелки в пиктограмме и её цвет, указывают на отправление или получения письме (красная стрелка, направленная вверх - отправленное письмо, .зеленая стрелочка, направленная вниз - полученное письмо).

embim4Письмо, которое секретарь забирает с почтового сервера располагается в общем информационном пространстве системы документооборота, и только после перенесения письма в одну из своих папок, оно попадает и информационное пространство, выделенное секретарю.