Пользователь, который введен в Систему с ролью сотрудника отдела контроля, по умолчанию оперирует теми же набором обязательных и опциональных папок, что и пользователь в роли сотрудника канцелярии. Особенность работы сотрудника отдела контроля состоит в том, что он не может создавать новые документы в папках «Исходящие», «Входящие», «Обращения граждан» и «Документы организации» («Документы подразделения»), так как по умолчанию сотрудник с данной ролью не входит в группу «Регистраторы». У сотрудника отдела контроля также отсутствуют папки «Поступили из других подразделений» и «Отчеты».
Но, данный пользователь дополнительно видит папку «Контроль документов». Пользователю с любой ролью в Системе, Администратор Системы может дать возможность исполнять функции сотрудника отдела контроля, добавив его в соответствующую опциональную группу. В этом случае у этого пользователя дополнительно к его обязательным папкам добавиться иерархия папок, представленная на рисунке ниже.
Рис. 27 — Папки сотрудника отдела контроля
Назначение папок следующее:
Табл. 4 — Назначение папок иерархии «Контроль документов»
Имя папки |
Тип папки |
Назначение |
Контроль документов |
Обычная |
Для документов, которые были отмечены как «контрольные» |
| На контроль |
Обычная |
Для документов, которые были направлены на контроль и по которым нужно принять решение о постановке их на контроль |
| Сняты с контроля/Выполненные |
Обычная |
Для контрольных документов, которые были сняты с контроля или закрыты |
На сегодня |
Виртуальная |
Для контрольных документов, в которых плановая дата выполнения совпадает с текущей |
Просроченные |
Виртуальная |
Для контрольных документов, в которых плановая дата выполнения меньше чем текущая |
Срок приближается |
Виртуальная |
Для контрольных документов, в которых к плановой дате выполнения осталось меньше недели |