При работе с карточкой документа у пользователя есть возможность отправить ее на печать, если предварительно были настроены шаблоны печатных форм (файл формата Microsoft Word) для данного типа документа.

Для настройки шаблона откройте форму свойств интересующего типа документа, перейдите на закладку «Отчеты» и нажмите Создать:

Рис. 80 — Создание шаблона печатной формы документа

В результате откроется форма шаблона (отчета). Введите имя отчета, сохраните изменения и нажмите Редактировать отчет:

Рис. 81 — Редактирование шаблона

В результате появится окно редактора Microsoft Word с новым шаблоном:

Рис. 82 — Редактор MS Word с шаблоном печатной формы документа

В главном меню редактора Word появится пункт Add Ins с кнопками  (Вставить поле) и  (Вставить поле родительского документа). С помощью данных кнопок устанавливается связь между полями создаваемого шаблона и соответствующими полями документов в базе данных Системы.

Отредактируйте документ в соответствие с принятыми у вас стандартами делопроизводства. В местах, где требуется вывод информации из БД Системы, нажмите кнопку Вставить поле. Появится диалог выбора поля:

Рис. 83 — Диалог вставки поля

В системе существуют два типа полей – простые (одна строка в карточке документа) и сложные (закладка в карточке с множеством строк). При выборе простого поля в документе Word появится обычный элемент для связи с полем:

Рис. 84 — В шаблон документа вставлено простое поле

Предположим теперь, что нам нужно создать шаблон регистрационной карточки входящего письма, которая отображает ход исполнения документа. В диалоге выбора поля находим «Исполнение документа»:

Рис. 85 — Диалог выбора поля. Выбрано многострочное поле

При выборе такого поля появится Мастер построения таблиц, с помощью которого сложные поля (закладки карточки) трансформируются в таблицы Word:

Рис. 86 — Мастер построения таблиц. Выбор полей для таблицы

Выберите интересующие вас поля и нажмите ОК. С помощью панели «Предварительный просмотр» вы можете контролировать внешний вид получающейся таблицы. Выбранное многострочное поле будет выглядеть, например, так:

Рис. 87 — Документ Word со вставленным многострочным полем в виде таблицы

Отформатируйте окончательно ваш шаблон, вставьте в него все необходимые поля. Для вывода на печать регистрационной карточки входящего письма ее Word шаблон может выглядеть следующим образом:

Рис. 88 — Окончательная редакция отчета

Если вы желаете в своем отчете использовать поля документа, который является родительским относительно вашего (т.е. в родительском документе есть поле типа «Дочерние документы», которое настроено на ваш тип документа), то нажмите кнопку  (Вставить поле родительского документа). В результате появится диалог:

Рис. 89 — Диалог выбора поля родительского документа

Например, вам требуется в шаблон документа «Акт выполненных работ» вставить поле «Контрагент» из родительского документа «Договор». Выберите в диалоге тип необходимого родительского документа, а далее выполняйте все действия, аналогичные описанным выше для диалога выбора полей.