СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ

Автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Адресат — получатель документа или реквизит документа, включающий наименование получателя документа и в необходимых случаях его почтовый адрес.

Архив документов — архив электронных или бумажных версий документов.

Бланк документа — стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа.

Бланк письма — бланк документа, используемый для ведения переписки.

Вид документа — принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза согласования документа — реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внутренний документ — документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Вспомогательные карточки — специализированный вид карточек, содержащий служебную информацию приложения; вспомогательные карточки существуют в единственном экземпляре и находятся в папке Справочники. Подробно о вспомогательных карточках см. подраздел Вспомогательные карточки в документе Руководство пользователя по приложению Делопроизводство.

Гриф ограничения доступа к документу — реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф согласования — реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения — реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дайджест карточки — универсальное описание основных сведений о карточке, предусмотренное для карточек всех типов.

Дата документа — реквизит официального документа, свидетельствующий о времени его подписания, утверждения или принятия.

Дело — совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ на машинном носителе (Машиночитаемый документ, электронный документ) — документ созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации компьютером; это представление файла в системе, обеспечивающее поддержку версионности, блокировку и другие свойства, необходимые для построения систем автоматизации документооборота.

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Должностное лицо — работник учреждения, наделенный правом принимать управленческие решения.

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заключение — документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Зона унифицированной формы документа — часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.

Иерархия (дерево) папок — иерархически организованная структура папок, содержащих карточки (см. Карточка) DocsVision, произвольные ссылки (URL) или ссылки на карточку папки.

Извещение — разновидность служебного письма, содержащего информацию о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции и др.).

Индекс дела — цифровое обозначение дела в номенклатуре дел учреждения, наносимое на его обложку.

Инициативный документ — документ, послуживший основанием для решения какого-либо вопроса и формирования дела.

Инструкция — правовой акт, издаваемый в целях установления правил в определенной сфере деятельности.

Информационное письмо — письмо, разъясняющее положения отдельных нормативных документов и (или) содержащее методические положения по их применению.

Карточка — 1. Объект (как правило, сложной структуры), предназначенный для хранения документов или других предметов регистрации и учета, а также для управления процессами документооборота. 2. Диалоговое окно, позволяющее просматривать и редактировать все имеющиеся данные о каком-либо документе (или другом предмете регистрации и учета в документообороте организации).

Категория карточки — свойство карточки, позволяющее производить ее классификацию. В системе предусмотрено древовидное построение категорий с наследованием и перекрестными ссылками. Категоризация позволяет группировать карточки удобным для пользователя образом по принципу принадлежности к той или иной категории (пример категории — «Рекламации», «Запросы»). Категории можно присваивать как карточкам документов, так и карточкам заданий и т. д.

Код организации — идентификатор организации, учреждения, предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения.

Код формы документа — идентификатор документа, являющийся условным цифровым обозначением.

Контроль исполнительской дисциплины — процесс исполнения и контроля исполнения заданий по документам, а также заданий процессов или самостоятельных заданий.

Конфиденциальная информация — документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Корреспондент — учреждение или лицо, с которым ведется переписка.

Маршрутизация заданий — способ доставки заданий исполнителю. В системе DocsVision различается два способа маршрутизации — On-line (размещение ярлыка карточки задания в персональной папке пользователя) и Off-line (пересылка задания по электронной почте). Допускается комбинация различных способов маршрутизации заданий. Содержимое Off-line заданий может быть зашифровано.

Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.

Наименование документа — обозначение вида письменного документа.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативный документ — документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело — реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отметка об исполнителе — реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

Отметка о контроле — реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

Отметка о поступлении документа в организацию — реквизит документа, содержащий сведения о дате поступления документа в учреждение и его регистрационном номере.

Отчет — документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Навигатор — основной инструмент, предоставляющий пользователю интерфейс с клиентским приложением системы автоматизации документооборота DocsVision. Навигатор обеспечивает возможность создавать и модифицировать иерархию папок, редактировать справочники, карточки документов и заданий, фиксировать задания по обработке документов и получать доступ к подсистеме маршрутизации.

Папка — объект иерархической системы, обеспечивающий упорядоченное хранение карточек, ярлыков и ссылок (URL).

Переписка — письменные сообщения информационного характера, оформленные в соответствии с правилами документирования, передаваемые по каналам почтовой связи и электросвязи между организациями, учреждениями, предприятиями и частными лицами (см. Письмо, Телеграмма, Телефонограмма, Телекс, Электронное сообщение).

Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована каким-либо типом письма.

Письмо — 1) почтовое отправление в виде почтового конверта с письменным сообщением; 2) обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых с помощью средств почтовой связи.

ПО — программное обеспечение.

Подпись — реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Пояснительная записка — документ, разъясняющий отдельные положения основного документа (плана, отчета, проекта).

Правила — правовой акт, содержащий свод обязательных для выполнения требований, норм, положений.

Правила документирования — требования и нормы, устанавливающие порядок создания документов.

Представление — один из возможных вариантов табличного отображения информации, содержащейся в карточках.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных заданий в деятельности организации.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального органа в целях разрешения оперативных вопросов деятельности организации.

Регистрационная карточка — карточка, предназначенная для внесения сведений о документе в целях его учета и поиска.

Регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу в целях его учета и поиска.

Регистрационный штамп — штамп, проставляемый на документе при его поступлении в учреждение.

Регистрация документа — фиксация факта создания или получения документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационные формы.

Режим открытия карточки — вариант открытия карточки с полным или частичным доступом к полям, зависящий от типа карточки и имеющихся у пользователя прав доступа (например, только чтение, редактирование, а также открытие задания в режиме исполнения или контроля).

Резолюция — реквизит документа, содержащий указание руководителя о характере и сроках исполнения документа.

Результирующий документ — документ, являющийся результатом исполнения некого документа в системе. Этот документ содержит последние изменения, внесенные в процессе исполнения заданий по этому документу.

Реквизит документа — обязательный информационный элемент оформления официального документа.

Решение — 1) правовой акт, принимаемый некоторыми коллегиальными и совещательными органами в целях решения наиболее важных вопросов их компетенции; 2) совместный акт, издаваемый несколькими неоднородными органами управления (коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными и общественными и др.).

Свойство — аналог стандартного свойства документа Office (Microsoft Word или Microsoft Excel, доступного для просмотра в меню Файл > Параметры, вкладка Свойства).

Справка — 1) документ информационно-справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству, 2) документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера.

Сложное свойство — свойство, значение которого выбирается из соответствующего справочника. Сложное свойство обладает набором полей, например, свойство типа «Сотрудник» имеет поля «Имя», «Фамилия», «Отчество», «Номер комнаты», «Телефон» и т. д.

Справочник — каталог карточек, содержащих справочную или служебную информацию, которая используется для заполнения полей других карточек и самого справочника, администрирования или присвоения документам регистрационных номеров.

Табель форм документов — перечень форм документов, разрешенных к применению в организации.

Текст документа — информация, зафиксированная каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа или ее часть.

Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи.

Телеграмма — краткое текстовое сообщение, передаваемое средствами телеграфной связи.

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону и записываемых на специальных бланках.

Указ — правовой акт, издаваемый Президентом Российской Федерации.

Указание — правовой акт, издаваемый руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

Факсограмма (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Формирование дела — отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри его.

Штрих-код — блок информации, который печатается на первой странице бумажных документов, регистрируемых с помощью карточек. При распознавании графического файла, полученного в результате потокового сканирования и содержащего изображение большого количества документов, штрих-код указывает на начало нового документа и номер его карточки регистрации.

Электронное сообщение — документ, переданный по системе связи между автоматизированными базами данных.

Ярлык (ярлык карточки)  — объект приложения, аналогичный ссылке на файл в Windows.