Приложение «Делопроизводство»
Приложение DocsVision 4.1 «Делопроизводство» предназначено для автоматизации документооборота, под которым понимается процесс движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.
Целью внедрения приложения является переход к безбумажным технологиям работы с документами, включенными в документооборот, в том числе с архивными материалами, что обеспечивает:
- повышение эффективности корпоративных методов работы над документами;
- повышение качества контроля над документооборотом, исключение потери отдельных документов и обеспечение контроля исполнения документов на каждом уровне исполнения;
- сокращение времени поиска документов и другой информации;
- сокращение временных затрат на обработку документов и подготовку установленной отчетности за заданные периоды времени.
Приложение позволяет реализовать автоматизацию следующих процессов:
- регистрация документов;
- управление процессами обработки документов;
- исполнение и контроль исполнения документов;
- создание архивов документов;
- управление сопутствующей справочной информацией.
Структура приложения
Приложение DocsVision «Делопроизводство» построено на базе платформы DocsVision, в связи с чем работа пользователя в приложении осуществляется с помощью основного инструмента платформы (Навигатора) и ее объектов (папок и представлений), описанных в документе Руководство по платформе DocsVision.
Основу приложения составляют следующие объекты (детальное описание этих объектов приводится в последующих подразделах настоящего документа):
- карточки документов, содержащие соответствующие поля и позволяющие регистрировать документы следующих типов:
- карточки файлов, содержащие описание файла и позволяющие редактировать файлы в приложениях в соответствии с их форматом, а также упрощающие включение файлов в карточки документов;
- справочники, содержащие разнообразную внутриорганизационную информацию;
- дополнительные справочники:
-
- настройки делопроизводства, содержащий данные о дополнительных настройках (в частности, обеспечивающих шифрование и подписание электронных документов, настройки сканирования по умолчанию, список пользователей, которым разрешен доступ ко всем полям карточек и др.);
- сканирование штрих-кодов, обеспечивающий потоковое сканирование большого объема документов с последующим разбиением полученного графического файла на отдельные документы и прикрепления их к соответствующим карточкам документов;
- бизнес-календарь, позволяющий рассчитывать рабочее время для сотрудников, имеющих как стандартный рабочий график, так и какой-либо специфический (например, скользящий);
- сообщение;
- карточка согласования;
- карточка задачи.
Роли в приложении
Работать с системой DocsVision могут только сотрудники, зарегистрированные в ней в качестве пользователей. При работе с приложением в процессе осуществления документооборота организации пользователю доступны следующие основные операции:
- создание новых документов;
- регистрация документов в архиве документов;
- редактирование существующих документов;
- присоединение файлов, имеющих отношение к регистрируемому документу на различных стадиях его жизненного цикла;
- создание задач и рассылка индивидуальных заданий исполнителям;
- исполнение назначенных ему заданий;
- контроль исполнения заданий другими пользователями;
- поиск документов в приложении;
- построение отчетов;
- участие в согласовании документов.
Набор доступных отдельному пользователю функций может быть уже указанного выше, поскольку он может не обладать правами на выполнение некоторых действий (например, по редактированию существующих карточек документов) или на выполнение действий с некоторыми объектами (папками или карточками). Права пользователя на доступ к отдельным папкам или документам регулируются пользователями с расширенными правами — администраторами системы.
Администратор выполняет установку приложения и конфигурирует его в соответствии со структурой и потребностями организации (создает иерархию папок, заполняет справочники, назначает пользователям права доступа к объектам приложения и др.). Таким образом, на администратора ложится ответственность за правильное заполнение справочников, безопасность и целостность данных, правильное функционирование системы в целом. Скорее всего, администратор одновременно является пользователем системы DocsVision; не следует путать администратора системы DocsVision и системного администратора, отвечающего за работу и безопасность компьютерной сети организации. Количество пользователей, обладающих правами администратора системы, ограничивается потребностями организации и соображениями здравого смысла.
Как уже говорилось, возможности пользователя при работе с системой зависят от прав, установленных для него администратором. При этом работая с документами пользователь может выступать в одной из следующих ролей:
- автор;
- регистратор;
- исполнитель;
- контролер.
Роли сотрудников в процессе обработки документов достаточно условны и могут варьировать от одного документа к другому; сотрудник может одновременно выступать в нескольких качествах — например, являясь автором и регистратором документа, что отражается в соответствующих полях карточки документа.
См. также |