Участники процесса согласования и выполняемые ими действия

Как уже было сказано, в автоматическом процессе согласования участвуют:

• инициатор  — должностное лицо, установившее необходимость согласования документа (документов); впрочем, его прямое участие в автоматизированном процессе согласования может этим и ограничиваться;
• регистратор — сотрудник, регистрирующий карточку согласования и указывающий все необходимые сведения: документ(ы), предназначенные к согласованию; список согласующих лиц; сроки согласования и др.;
• согласующее лицо (лица) или его заместитель — должностное лицо, которое должно ознакомиться с документом (документами), предназначенным к согласованию, и высказать свое мнение о его содержании;
• ответственное лицо — сотрудник, осуществляющий общий контроль над процессом (в случае необходимости) и подводящий итоги согласования.

Один и тот же сотрудник может одновременно исполнять функции, например, регистратора и ответственного лица; кроме того, один и тот же сотрудник может являться заместителем сразу нескольких согласующих лиц. Далее приводится описание функций, выполняемых каждым из участников согласования:

1. Инициатор:

• устанавливает необходимость проведения согласования;
• предоставляет регистратору нуждающиеся в согласовании документы и другие сведения, необходимые для их согласования.

2. Регистратор:

• создает карточку согласования, указывает все его параметры и активизирует карточку согласования;
• если предусмотрено участие регистратора в изменении параметров карточки согласования перед началом дополнительного цикла (в случае его необходимости; флажок Уведомление заданием), то после завершения консолидации он получает задание на редактирование карточки согласования, вносит в нее необходимые изменения и инициирует повторный цикл согласования;
• если при подготовке карточки согласования было указано уведомить регистратора о завершении консолидации сообщением (флажок Уведомление сообщением), то он получит уведомление о завершении консолидации, однако процесс далее будет происходить без его участия вне зависимости от его результатов (завершение согласования или переход к его повторному циклу).

3. Согласующее лицо:

• изучает документы, предназначенные к согласованию, и указывает свои замечания, делая это, в зависимости от указанных регистратором параметров согласования, в самом документе (вернее, в копии документа, создаваемой для каждого согласующего лица) или в отдельном файле;
• указывает статус согласования для каждого документа: Согласовано, если он готов утвердить документ в существующей редакции; Не согласовано, если документ, по его мнению, требует существенной доработки; Согласовано с замечаниями, если он готов принять документ при условии внесения в него небольших изменений.

4. Ответственное лицо :

• осуществляет контроль работы каждого из согласующих лиц, принимая результаты или возвращая их на доработку (функция требует выполнения только при определенных условиях, см. далее);
• выполняет консолидацию документов, формируя по каждому из согласуемых документов его итоговую версию;
• завершает согласование или, при необходимости запускает очередной цикл согласования.

Заметьте, что если в качестве регистратора и ответственного лица указан один и тот же сотрудник, то он не получает дополнительного задания, а после завершения подготовки итоговых документов и выборе в качестве следующего шага варианта Новый цикл согласования его карточка согласования будет закрыта и вновь автоматически открыта в режиме подготовки, предоставляя возможность внести все необходимые изменения и запустить следующий цикл.

Кроме того, ответственное лицо может получать задание по подготовке итоговых документов:

• одновременно с получением заданий согласующими лицами;
• после того, как согласующие лица завершат исполнение своих заданий.

Первый вариант предпочтителен, если документов, предназначенных к согласованию, несколько или же ответственное лицо должно контролировать сроки согласования: в этом случае ответственное лицо получает возможность начать формирование итоговых вариантов для документов, по которым уже получено мнение всех согласующих лиц, даже если еще ими не высказаны мнения по остальным документам. После того как все согласующие лица выскажут свое мнение о каждом из документов, ответственное лицо получит дополнительное сообщение.

При выборе второго варианта ответственное лицо получит свое задание только после того, как каждое согласующее лицо выскажет свое мнение по всем согласуемым документам, и, соответственно, только после этого сможет приступить к формированию итоговых версий.

Состав отображаемой в карточке информации зависит от этапа процесса и роли, которую исполняет в нем открывающий ее сотрудник (см. далее).

В дайджесте карточки этапы процесса согласования документов отображаются следующим образом:

• Редактирование — на этапе начальной подготовки карточки или подготовки ее к повторному циклу;
• Согласование — от активизации карточки до завершения согласования;
• Согласовано — после успешного завершения согласования.

Примечание

В процессе согласования его состояние может принимать следующие значения:

• -1 — Ошибка;
• 0 — К ознакомлению;
• 1 — Ознакомлен;
• 2 — К исполнению;
• 3 — В работе;
• 4 — Исполнено;
• 5 — Не начато;
• 6 — Отложено;
• 7 — Отозвано;
• 8 — Отозвано/отказано;
• 9 — На контроль;
• 10 — На контроль отказа;
• 11 — Контроль;
• 12 — Контроль отказа.