Схема процесса согласования
Автоматизированный процесс согласования состоит из следующих этапов (рис. 8.1):
- подготовка — этап создания карточки согласования;
- согласование — ознакомление согласующих лиц с содержанием документа (документов) и высказывание своего мнения;
- контроль — проверка ответственным лицом работы согласующих лиц (не обязательный этап; включается в процесс в зависимости от его параметров);
- консолидация — формирование содержания документов в соответствии с замечаниями согласующих лиц, после которого принимается решение, считать ли итоги согласования удовлетворительными, или же следует повторить процесс с учетом результатов.
После консолидации и при ее успешном результате согласование считается завершенным, в противном случае процесс возвращается, в зависимости от его параметров, на стадию подготовки или согласования.
Рис. 8.1. Основные этапы процесса согласования
1. На этапе подготовки регистратором создается карточка согласования, причем это может делаться как непосредственно из Навигатора, так и из карточки документа, предназначенного к согласованию. Следует отметить, что последнее возможно только для документов тех видов, в карточках которых присутствует специальная вкладка — Согласование, наличие или отсутствие которой для каждого вида документа определяется в справочнике типов. На этапе подготовки регистратор определяет все параметры согласования, а именно:
- список согласуемых документов;
- список согласующих лиц и их заместителей;
- сроки согласования;
- порядок рассылки заданий участникам — параллельный (все согласующие лица одновременно получат задания по согласованию документов), последовательный (задание на согласование направляется сотруднику, стоящему первым в списке согласующих лиц; следующий по списку сотрудник получит задание только после того, как предыдущий завершит работу) или смешанный (по сложной схеме);
- ответственное лицо — сотрудник, подводящий итоги согласования;
- некоторые другие настройки, которые будут подробно описаны при рассмотрении карточки согласования.
2. На этапе согласования каждый из согласующих получает задание по согласованию документов; очередность получения ими заданий зависит от установленного регистратором порядка рассылки заданий по согласованию — параллельный (все согласующие лица получают задания одновременно), последовательный (согласующие лица получают задания в соответствии со своей очередностью в списке и только после завершения задания предыдущим согласующим лицом) или по смешанной схеме. Смешанная схема рассылки строится на основе блоков, задания которым рассылаются последовательно или параллельно, в зависимости от выбранной схемы, а внутри каждого блока может быть применен любой тип рассылки. Блок может включать в себя как нескольких согласующих лиц, так и одного согласующего.
После получения задания согласующее лицо должно ознакомиться с текущими версиями документов, предназначенных к согласованию, и сделать определенное заключение: одобряет ли он текст документа в имеющейся редакции (выбрать вариант Согласовано ); требует ли документ, по его мнению, существенной доработки и исправлений (выбрать вариант Не согласовано ) или же в целом документ его устраивает, однако при условии внесения некоторых изменений в текст (указать вариант Согласовано с замечаниями). В зависимости от указанных в карточке согласования параметров все замечания должны быть высказаны в самом тексте документа или в отдельном файле замечаний.
3. Если в карточке согласования при подготовке был поставлен флажок Ответственное лицо контролирует работу каждого из согласующих лиц (возможно только при их последовательной работе), то в автоматизированном процессе согласования возникает дополнительный этап контроля. При этом после завершения задания каждым из согласующих ответственное лицо получает задание на просмотр результатов, имея возможность согласиться с итогами работы или вернуть задание на доработку и пересмотр.
4. Завершает согласование этап консолидации, на котором ответственное лицо готовит по каждому из предназначенных к согласованию документов результирующий документ, учитывая все замечания, высказанные согласующими лицами. По окончании консолидации ответственное лицо принимает решение о завершении согласования или же, в случае необходимости, о необходимости еще одного его цикла. Новый цикл согласования может быть запущен сразу же, без внесения в карточку каких-либо изменений, или же после ее некоторого редактирования, например, изменения списка согласующих лиц или исключения документов, согласованных во время первого цикла.
См. также |