Создание карточки файла

Карточка файла предназначена для хранения файлов (в том числе документов Microsoft Office, изображений) или URL-ссылок на файлы, обеспечивающих доступ к файлам из файловой системы.

По карточке файла, как и по карточкам документов, можно создать шаблон карточки файла, который также может использоваться для добавления файлов в карточки документов.

Для создания карточки файла выполните следующие действия:

1. Любым удобным способом (при помощи главного меню Навигатора, панели инструментов Навигатора или контекстного меню) выберите команду Создать > Карточку файла.
2. В открывшемся диалоговом окне создания карточки файла (рис. 6.1) выберите тип создаваемой карточки:

• опция Сохранить файл позволяет создать карточку любого файла, для выбора которого откроется стандартное диалоговое окно Windows; при этом в системе DocsVision создается копия файла и дальнейшая работа осуществляется только с этой копией; вносимые в нее изменения не отображаются в файле из файловой системы, а изменения, вносимые в файл из файловой системы, не отображаются в копии этого файла в системе DocsVision;
• опция Сохранить изображение позволяет создать карточку графического файла, содержащего какое-либо изображение (например, отсканированное изображение бумажного документа); при этом в системе DocsVision создается копия графического файла и дальнейшая работа осуществляется только с этой копией; вносимые в нее изменения не отображаются в файле из файловой системы, а изменения, вносимые в графический файл из файловой системы не отображаются в копии этого файла в системе DocsVision;
• опция Сохранить ссылку позволяет создать карточку, содержащую ссылку на файл; при этом система DocsVision не создает своей внутренней копии файла, и вся дальнейшая работа ведется с файлом, находящемся в файловой системе; в файле отражаются все изменения, вносимые в него как в системе DocsVision, так и в любых программах; при выборе этой опции в следующем поле следует указать файл, на который будет ссылаться карточка; для этого нажмите кнопку , расположенную рядом с полем URL-адрес, и в открывшемся окне выберите нужный файл.

Рис. 6.1. Окно Тип карточки при создании карточки файла

3. Описание, приводимое в этом пункте справедливо, только если выбраны в п. 2 опции Сохранить файл или Сохранить изображение.

• После выбора типа карточки нажмите кнопку ОК; при этом откроется диалоговое окно Windows, в котором следует выбрать нужный файл.
• После выбора файла откроется диалоговое окно Тип поддержки версий (рис. 6.2), в котором укажите, будут ли после внесения изменений в файл сохраняться его предыдущие версии, выбрав одну из доступных опций:
• • Автоматическое создание версий;
  • Ручное создание версий или
  • Нет (создание версий не поддерживается).
• При необходимости шифрования данных файла установите флажок Шифровать файл.

Рис. 6.2. Окно Тип поддержки версий

• Чтобы подтвердить указанные данные, нажмите кнопку ОК; чтобы отменить создание карточки файла, нажмите кнопку Отмена.

Рис. 6.3. Окно карточки текстового файла

Примечание

На рис. 6.3 представлен внешний вид карточки файла, созданной для хранения файла. Внешний вид карточки файла для хранения изображения или URL-ссылки будет несколько отличаться от данного изображения.

• Часть полей карточки файла автоматически заполняется сведениями, взятыми из файла:
• • в поле Название указывается имя файла;
  • в поле Автор — автор карточки файла;
  • в поле Размер (Кб)  — указывается размер файла в килобайтах (Кб);
  • в поле Свойства документа автоматически переносятся имеющиеся в файле свойства (Properties) (справедливо для документов Microsoft Office).
• Флажки секции Синхронизация свойств служат для указания направления унификации данных, содержащихся в полях карточки и свойствах файла: если не выбран ни один флажок, синхронизации не происходит, при выборе флажка Из карточки в файл изменение полей карточки приводит к обновлению свойств файла, при выборе флажка Из файла в карточку поля карточки синхронизируются в соответствии со свойствами файла, если установлены оба флажка — синхронизация производится в обе стороны. При создании карточки оба флажка устанавливаются по умолчанию, но могут быть сняты пользователем.
• Поскольку такая карточка не ссылается на файл в файловой системе, а создает его копию, с которой далее работает, все поля карточки доступны для внесения изменений (за исключением поля Размер).

4. Описание, приводимое в данном пункте, справедливо только при выборе в п. 2 опции Сохранить ссылку.

• После указания URL-ссылки нажмите кнопку ОК.
• В открывшейся карточке файла автоматически заполняются следующие поля:
• • Название — содержит название файла, на который ссылается карточка;
  • URL-адрес — содержит URL-ссылку на файл;
  • Автор — содержит автора файла.
• Если карточка файла хранит не сам документ, а ссылку на документ, то поля свойств файла и карточки файла не синхронизируются; свойства файла (Properties) не переносятся в поле Свойства документа карточки файла, а свойства из данного поля, в свою очередь, не передаются в свойства файла.

5. Для того чтобы добавить новое свойство в карточку документа, щелкните правой кнопкой мыши в поле свойств и выберите команду контекстного меню Добавить или на панели инструментов карточки выберите последовательно кнопку Добавить и команду Добавить свойство. Укажите название и значение свойства и нажмите кнопку OK.
6. Чтобы изменить свойства документа, дважды щелкните по строке свойства в поле Свойства документа или выделите свойство и нажмите кнопку Изменить на панели инструментов карточки.
7. Для удаления свойства выделите его и нажмите на панели инструментов кнопку или выберите из контекстного меню команду Удалить.
8. Для облегчения поиска документ карточки файла можно отнести к какой-либо категории. Чтобы это сделать, щелкните правой кнопкой в поле секции карточки файла Категории документа и выберите команду контекстного меню Добавить или на панели инструментов карточки выберите в меню кнопки Добавить команду Добавить категорию.

Совет

При одновременной регистрации нескольких файлов документов вместо кнопки Сохранить воспользуйтесь кнопкой Сохранить и создать на панели инструментов карточки файла. При этом зарегистрированный документ будет сохранен и закрыт, а на экране появится чистая карточка файла.